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Utilizar Google Docs para arquivos eletrônicos

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O SE Documento possibilita utilizar o Google Docs para realizar a edição colaborativa dos arquivos eletrônicos durante a revisão dos documentos. Dessa forma, o arquivo será aberto através do navegador no editor do Google e, ao encerrar a revisão, estes serão armazenados novamente no SE Documento.

Para que a integração da API do Google Drive com o SE Documento seja efetuada com sucesso, é necessário, primeiramente, realizar as seguintes configurações:

 

Google Developer Console

1.Acesse o Google Developer Console e faça login com seu e-mail. Este será o e-mail do proprietário da conta de serviço e será utilizado no momento da configuração da API do Google Drive nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

2.Clique na opção Selecione um projeto e na tela que será aberta, acione a opção Novo projeto.

 

3.Na tela que será apresentada, preencha o campo Nome do projeto com um nome que identifique o projeto que está sendo criado. Caso desejar, é possível editar o código do projeto.

 

4.Em seguida, clique em Criar.

 

5.Clique novamente na opção Selecione um projeto, selecione o projeto criado anteriormente na tela que será aberta e em seguida, acione a opção Abrir.

 

6.Acesse o menu localizado no canto superior esquerdo e selecione a opção IAM e Administrador Contas de serviço.

 

7.Em seguida, clique na opção Criar conta de serviço:

a.Na etapa Detalhes da conta de serviço, estão disponíveis os seguintes campos:

▪Nome da conta de serviço: Informe um nome que identifique a conta de serviço.

▪ID da conta de serviço: Este campo é preenchido automaticamente, porém, é possível editá-lo. Neste caso, informe um código para a conta de serviço.

▪Descrição da conta de serviço: Caso desejar, descreva como a conta de serviço será usada.

b.Em seguida, clique em Criar e continuar.

c.Na etapa Conceda acesso para a conta de serviço ao projeto (opcional), selecione no campo Selecionar papel, a opção Projeto Editor.

d.Clique em Continuar.

e.Na etapa Conceda ao usuário acesso a essa conta de serviço (opcional), clique em Concluir.

 

8.Neste momento, será apresentado o menu de Contas de serviço para o projeto criado anteriormente. Na coluna Ações, clique em Gerenciar chaves.

a.Na tela que será apresentada, clique em Adicionar chave Criar nova chave.

b.Selecione a opção P12 e clique em Criar.

c.Será aberta uma tela informando que a chave privada foi salva em seu computador e será feito o download de um arquivo .p12.

d.Feche a tela apresentada.

e.Guarde o arquivo .p12 em local seguro, pois ele será utilizado para configurar a API do Google Drive nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

9.Volte ao menu de Contas de serviço do projeto criado anteriormente. Na coluna Ações, clique na opção Gerenciar detalhes. Na tela que será apresentada, copie o valor mostrado nos campos ID exclusivo e E-mail, e guarde-os em local seguro, pois eles serão utilizados para configurar a integração da API nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

10. Acesse novamente o menu localizado no canto superior esquerdo, selecione a opção APIs e serviços e clique na opção APIs e serviços ativados. Localize e clique na opção Google Drive API.

 

11. Na tela que será apresentada, clique na opção Ativar.

 

12. Feito isso, acesse o Google Drive, para certificar-se que o usuário tem acesso a ele.

 

13. Após realizar as configurações acima, acesse o componente SE Documento, menu Configuração Parâmetros gerais e na seção parâmetros gerais, realize as parametrizações necessárias.

 

▪A API é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, .odp, .rtf e .txt.

▪Se for realizada a edição de arquivos .doc, .xls ou .ppt, estes serão convertidos para .docx, .xlsx e .pptx, respectivamente.

▪Ao utilizar esta API, recursos como docvariables e marcas d'água não serão aplicados. Em caso de documentos .xlsx, não estará disponível também, o recurso de área de impressão.

 

Parâmetros gerais

Para habilitar a integração do SE Documento com a Google Drive API, no menu Configuração Parâmetros gerais acesse a seção Google Drive e realize as seguintes configurações:

Parâmetro

Habilitado

Desabilitado

Habilitar edição com Google Drive

Permite visualizar e editar arquivos eletrônicos dos documentos por meio dos aplicativos do Google Drive.

Com isso, os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento. Para isso, primeiramente, é necessário realizar as configurações necessárias no Google Developer Console e garantir que o usuário configurado tem acesso ao Google Drive. Feito isso, realize as configurações necessárias nesta seção.

Os arquivos eletrônicos dos documentos serão editados/visualizados por meio do visualizador configurado na seção Aplicativo.

Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.

ID da conta de serviço: Informe o código exclusivo da conta de serviço utilizada para configurar a integração com o Google Drive.

E-mail do proprietário da conta de serviço: Informe o e-mail utilizado para configurar a integração com o Google Drive.

Arquivo .P12: Clique no botão , navegue entre os arquivos salvos no computador e selecione o arquivo .p12 criado na configuração da integração com o Google Drive.

Opção

Marcada

Desmarcada

Converter arquivo para PDF utilizando o Google Drive

O sistema utilizará o Google Drive para a conversão para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos, desde que na categoria destes esteja configurada a  publicação em PDF.

Será utilizada a conversão padrão do sistema (File manager ou próprio servidor).

 

▪A API do Google Drive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf e .txt.

▪Quando houver troca de conta (do administrador), os arquivos permanecerão vinculados à conta antiga. por isso, as alterações realizadas com essa conta serão perdidas. Para não haver perda de informações, certifique-se que os documentos estão homologados antes de efetuar a troca da conta.

 

Feito isso salve as alterações realizadas.

 

Visualizar arquivo eletrônico

Esta operação pode ser realizada por algumas das telas principais e em determinadas telas de dados do SE Documento, como também, nas telas de dados de outros componentes do SE Suite, onde houver a associação de documentos ao elemento do componente.

 

Para realizar a visualização com sucesso, é necessário que o usuário conectado tenha o controle "Visualizar" permitido na lista de segurança do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico.

 

É necessário que no cadastro do usuário do sistema, seja informado o mesmo e-mail que ele utilizará no One drive.

 

Para visualizar realize os seguintes passos:

1.Na lista de registros da tela onde este recurso está disponível, localize e selecione o documento desejado.

 

▪Por meio da coluna "AE" das telas principais do SE Documento, é possível visualizar os arquivos eletrônicos dos documentos de forma rápida. Se o documento tiver apenas um arquivo associado, clique sobre o ícone apresentado e o arquivo será aberto para visualização. Quando o documento tiver mais de um arquivo eletrônico associado, será apresentado o ícone . Ao clicar sobre ele, será apresentada a lista de arquivos associados. Clique no arquivo desejado e ele será aberto para visualização.

▪Se a opção "Visualizar arquivo eletrônico com duplo clique" estiver marcada na aba Geral dos parâmetros gerais, os arquivos eletrônicos podem ser visualizados também, ao dar um duplo clique sobre o documento ao qual eles pertencem.

▪Este acesso rápido não estará disponível se a situação do documento for "Emissão".

 

2.Acione o botão da barra de ferramentas. Caso o documento selecionado tiver mais de um arquivo eletrônico associado, será apresentada uma tela para definir qual arquivo deseja visualizar. Selecione o arquivo desejado e em seguida, acione o botão da barra de ferramentas da tela apresentada.

 

Se um mesmo documento tiver mais de um arquivo .pdf ou .tif associados a ele, estes poderão ser visualizados simultaneamente, caso o visualizador correspondente a cada formato esteja habilitado nos parâmetros gerais.

 

3.Neste momento o arquivo eletrônico será aberto.

 

4.Nos menus Cadastro Documento e Consulta Documento, será apresentada a opção "Visualizar arquivo eletrônico no Google Drive". Ao acioná-la o arquivo eletrônico será aberto no aplicativo compatível com ele.

▪Se o documento estiver com uma revisão em andamento, clique no botão na barra de ferramentas dos menus:

oExecução Revisão;

oMinhas tarefas (Execução) Revisão de documento;

oMinhas tarefas  (Acompanhamento) Acompanhamento de revisão.

▪O arquivo eletrônico será aberto no aplicativo do Google Drive compatível com ele.

▪Em outras telas o arquivo será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, conforme sua extensão.

 

▪A API do Google Drive é compatível para visualização com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp, .pdf, .rtf e .txt.

▪Se o usuário conectado tiver o controle "Salvar localmente" permitido o arquivo será copiado para a máquina e o usuário poderá editá-lo, porém, essa cópia não será replicada ao SE Documento.

▪Se nos parâmetros gerais for definido o "HTML5 PDF Viewer", ao visualizar arquivos PDF por meio dele, será apresentada na barra de ferramentas, a opção para visualizar o arquivo por meio do Google Drive.

▪Para realizar a visualização com sucesso, é necessário que o usuário conectado tenha o controle "Visualizar" permitido na lista de segurança do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico.

 

Editar arquivo eletrônico

Esta operação pode ser realizada por algumas das telas principais do SE Documento e por meio da tela de dados do documento. Para realizar a edição com sucesso, é necessário que:

▪O documento se encontre na etapa de elaboração da revisão, indexação, ou se o documento não tiver etapa de revisão ou indexação, esta operação deve ser realizada no momento de seu cadastro.

▪O usuário conectado tenha o controle "Editar" permitido na lista de segurança do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico.

 

Realize os seguintes passos:

1.Na lista de registros da tela onde este recurso está disponível, localize e selecione o documento desejado.

 

2.Acione o botão da barra de ferramentas. Caso o documento selecionado tiver mais de um arquivo eletrônico associado, será apresentada uma tela para definir qual arquivo deseja editar. Selecione o arquivo desejado e em seguida, acione o botão da barra de ferramentas da tela apresentada.

 

3.Neste momento arquivo eletrônico será aberto para realização das edições.

 

4.Se o documento estiver com a revisão em andamento, ao acionar o botão nos menus Execução Revisão e Minhas tarefas (Execução) Revisão de documento, o arquivo eletrônico será aberto no aplicativo do Google Drive compatível com ele.

Em outras telas o arquivo será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, conforme sua extensão.

 

A API do Google Drive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, .odp, .rtf e .txt.