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Utilizar OneDrive para arquivos eletrônicos

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O SE Documento possibilita utilizar o OneDrive da Microsoft® para realizar a edição colaborativa dos arquivos eletrônicos durante a revisão dos documentos. Dessa forma, o arquivo será aberto através dos aplicativos do Office365 (Word, Excel etc) e, ao encerrar a revisão, estes serão armazenados novamente no SE Documento. Para que a integração da API do OneDrive com o SE Documento seja efetuada com sucesso, é necessário, primeiramente, realizar as seguintes configurações:

 

Microsoft Azure

Acesse o portal do Microsoft Azure e faça login com um usuário que tenha privilégio de Administrador Global.

No painel lateral, clique na opção Azure Active Directory e em seguida, em Registros de aplicativo.

Clique na opção Novo registro que será apresentada.

 

1.Preencha os seguintes campos que serão apresentados:

▪Nome: Informe o nome "SE Document".

▪Tipos de conta com suporte: Selecione a opção "Contas somente neste diretório organizacional".

▪URI de redirecionamento: Selecione a opção "Web" e preencha o campo ao lado com "http://localhost".

 

2.Clique na opção Registrar, parte inferior.

 

3.Neste momento, será apresentada a Visão Geral do aplicativo. Copie o valor do campo ID do aplicativo (cliente) e guarde-o em local seguro, pois este é o Client ID que será utilizado para configurar a API nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

4.Copie também o valor do campo ID do diretório (locatário) e guarde-o em local seguro, pois este é o ID do locatário que será utilizado para configurar a API nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

5.Na seção Gerenciar do painel lateral, clique em Identidade visual e Propriedades. Preencha o campo URL da home page com "http://localhost" e salve. Não há necessidade de preencher os demais campos apresentados.

 

6.Na seção Gerenciar do painel lateral, clique em Proprietários.

 

7.Em seguida, caso o usuário conectado não esteja sendo apresentado na listagem, acione a opção Adicionar proprietários, localize, selecione o usuário conectado no portal do Microsoft Azure (passo 01) e clique no botão Selecionar na parte inferior. Desta forma, será adicionado o proprietário do aplicativo.

 

8.Clique no nome do usuário conectado que está sendo apresentado na listagem. No painel que será apresentado, copie o valor do campo ID de objeto e guarde-o em local seguro, pois este é o ID do usuário que será utilizado para configurar a API nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

9.Volte à tela inicial do aplicativo (passo 6), acesse a seção Permissões de APIs e clique na opção Microsoft Graph User.Read.

 

10. No painel que será apresentado, clique na opção Remover permissão e confirme a exclusão.

 

Se ocorrer o erro "Unable to complete due to service connection error, please try again later", espere algumas horas e tente novamente.

 

11. Feito isso, clique na opção Adicionar uma permissão, que será apresentada.

 

12. No painel lateral, clique em Microsoft Graph e, em seguida, em Permissões de aplicativo.

 

13. Localize os agrupadores descritos a seguir, e marque as seguintes opções:

Files:

▪Files.Read.All - Read files in all site collections.

▪Files.ReadWrite.All - Read and write files in all site collections.

Sites:

▪Sites.Read.All - Read items in all site collections.

▪Sites.ReadWrite.All - Read and write items in all site collections.

 

14. Feito isso, acione o botão Adicionar permissões.

 

15. Ainda na seção Permissões de APIs, clique em Conceder consentimento e confirme.

 

16. Acesse a seção Certificados e segredos Segredos do cliente, e clique em Novo segredo do cliente.

 

17. No painel que será apresentado, preencha o campo Descrição com o valor "admin" e no campo Expira em, selecione a opção "24 meses". Feito isso, clique em Adicionar.

 

18. Neste momento, o segredo do cliente será apresentado na listagem. Copie o conteúdo mostrado na coluna Valor e guarde-o em local seguro, pois este é o Client secret que será utilizado para configurar a API nos parâmetros gerais do SE Documento.

 

19. Após realizar as configurações acima, acesse o componente SE Documento, menu Configuração Parâmetros gerais e na seção Microsoft OneDrive, realize as parametrizações necessárias.

 

▪A API do Microsoft OneDrive será utilizada pelo SE Documento, nos menus onde é possível editar e visualizar arquivos eletrônicos, porém, somente enquanto a revisão do documento ao qual o arquivo eletrônico pertence, estiver em andamento.

▪Esta API é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .docx, .odt, .xlsx, .xlsm, .ods, .pptx, e .odp.

▪Ao tentar editar arquivos com extensão não compatível como, .doc ou .xls, o sistema não permitirá realizar esta operação. Será necessário salvar o arquivo em uma extensão compatível manualmente.

▪Ao utilizar esta API, recursos como docvariables e marcas d'água não serão aplicados.

 

Parâmetros gerais

Esta seção somente deve ser preenchida para habilitar a integração do SE Documento com a OneDrive API.

No menu Configuração Parâmetros gerais acesse a seção Microsoft One Drive e realize as seguintes configurações:

Parâmetro

Habilitado

Desabilitado

Habilitar edição com Microsoft OneDrive

Permite visualizar e editar arquivos eletrônicos dos documentos por meio dos aplicativos do OneDrive.

Com isso, os campos descritos a seguir serão habilitados para preenchimento. Para isso, primeiramente, é necessário realizar as configurações necessárias no Microsoft Azure. Feito isso, realize as configurações necessárias nesta seção.

Os arquivos eletrônicos dos documentos serão editados/visualizados por meio do visualizador configurado na seção Aplicativo.

Neste caso, os campos descritos a seguir podem ser ignorados.

ID do locatário: Informe o ID do diretório (locatário) obtido nas propriedades do Active Directory do Azure.

ID do usuário: Informe o ID de objeto do usuário que terá seu OneDrive utilizado para armazenar os arquivos.

Client ID: Informe o ID do aplicativo (cliente) obtido no momento de sua configuração no Active Directory do Azure.

Client Secret: Informe o valor do segredo do cliente obtido no momento da configuração do aplicativo no Active Directory do Azure.

Opção

Marcada

Desmarcada

Converter arquivos para PDF utilizando o OneDrive

O sistema utilizará o OneDrive para a conversão para PDF dos arquivos eletrônicos dos documentos, desde que na categoria destes esteja configurada a  publicação em PDF.

Será utilizada a conversão padrão do sistema (File manager ou próprio servidor).

▪A API do OneDrive é compatível com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp e .pdf.

▪Quando houver troca de conta (do administrador), os arquivos permanecerão vinculados à conta antiga. por isso, as alterações realizadas com essa conta serão perdidas. Para não haver perda de informações, certifique-se que os documentos estão homologados antes de efetuar a troca da conta.

 

Visualizar arquivo eletrônico

Esta operação pode ser realizada por algumas das telas principais e em determinadas telas de dados do SE Documento, como também, nas telas de dados de outros componentes do SE Suite, onde houver a associação de documentos ao elemento do componente.

Para realizar a visualização com sucesso, é necessário que o usuário conectado tenha o controle "Visualizar" permitido na lista de segurança do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico.

Também é necessário que o no cadastro do usuário do sistema, seja informado o mesmo e-mail que ele utilizará no One Drive

 

Quando a integração com o OneDrive estiver habilitada e devidamente configurada nos parâmetros gerais:

▪Se o documento estiver com uma revisão em andamento, ao acionar o botão na barra de ferramentas dos menus Execução Revisão, Minhas tarefas Execução Revisão de documento e Minhas tarefas Acompanhamento Acompanhamento de revisão, o arquivo eletrônico será aberto no aplicativo do OneDrive compatível com ele.

▪Em outras telas o arquivo será aberto pelo visualizador configurado na aba Aplicativo dos parâmetros gerais, conforme sua extensão.

▪Nos menus Documento Cadastro Documento (DC003) e Documento Consulta Documento (DC021), o arquivo eletrônico também poderá ser visualizado no aplicativo do OneDrive compatível com ele, contanto que o usuário logado tenha o controle "Salvar localmente" e o "Visualizar" permitidos na lista de de segurança do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico. Para isso, basta acionar o botão na barra de ferramentas dos menus citados.

 

A API do OneDrive é compatível para visualização com arquivos com as seguintes extensões: .doc, .docx, .odt, .xls, .xlsx, .xlsm, .ods, .ppt, .pptx, .pps, .ppsx, .potm, .odp e .pdf.

 

Editar arquivo eletrônico

Esta operação pode ser realizada por algumas das telas principais do SE Documento e por meio da tela de dados do documento. Para realizar a edição com sucesso, é necessário que:

▪O documento se encontre na etapa de elaboração da revisão, indexação, ou se o documento não tiver etapa de revisão ou indexação, esta operação deve ser realizada no momento de seu cadastro.

▪O usuário conectado tenha o controle "Editar" permitido na lista de segurança do documento ao qual pertence o arquivo eletrônico.

 

Realize os seguintes passos:

1.Na lista de registros da tela onde este recurso está disponível, localize e selecione o documento desejado.

 

2.Acione o botão da barra de ferramentas. Caso o documento selecionado tiver mais de um arquivo eletrônico associado, será apresentada uma tela para definir qual arquivo deseja editar. Selecione o arquivo desejado e em seguida, acione o botão da barra de ferramentas da tela apresentada.