|
Por meio da seção Arquivo eletrônico, na tela de dados do documento, é possível gerenciar os arquivos eletrônicos do documento. A aparência desta seção irá variar de acordo com o tipo de arquivo definido na categoria do documento. Para acessá-la, realize os seguintes passos:
1.Acesse o menu Cadastro  Documento.
2.Na lista de registros, selecione o documento cuja categoria esteja configurada com "arquivos simples" ou "arquivos múltiplos" e clique em  .
3.Na tela de dados do documento, selecione a opção Arquivo eletrônico.
Nesta seção é apresentada uma lista de registros, com os arquivos eletrônicos associados ao documento e suas informações: nome, se está bloqueado para edição, se está assinado digitalmente, sua versão em pdf (caso a conversão estiver configurada na categoria), seu tamanho, a data de sua atualização/upload e o usuário que realizou a atualização/upload. Na parte inferior da lista de registros, será apresentada a URL para a visualização do arquivo eletrônico (API) selecionado.
Se o tipo de arquivo configurado na categoria do documento for Simples:
▪O documento poderá conter apenas 1 arquivo eletrônico. Neste caso, se na categoria do documento foi associado um arquivo modelo, este será apresentado na lista de registros desta seção, e o botão "Incluir" da barra de ferramentas lateral estará desabilitado. ▪Esta seção não será apresentada, se o documento tiver um formulário modelo associado em sua categoria. |
Na barra de ferramentas lateral da lista de registros, poderão ser apresentados os seguintes botões, de acordo com as definições realizadas na categoria do documento e nos parâmetros gerais:
|
Acione este botão para incluir um arquivo eletrônico no documento. Veja mais detalhes na seção Incluir arquivo eletrônico.
Este botão não estará disponível se a categoria do documento tiver o controle Revisão habilitado e na aba Revisão dos parâmetros gerais foi marcada a opção "Permitir incluir arquivo eletrônico na elaboração da revisão". Neste caso, a associação dos arquivos eletrônicos será realizada por meio da tela de dados da elaboração da revisão. Também, não estará disponível se na aba Detalhes seção Arquivo eletrônico Arquivamento foi configurado que este botão será bloqueado.
|
|
Acione este botão para juntar ao arquivo PDF selecionado na lista de registros, outro arquivo PDF. Por meio da tela que será aberta, selecione na máquina um arquivo PDF e clique no botão Combinar arquivo. Note que esta operação somente poderá ser realizada se o arquivo eletrônico selecionado for originalmente um arquivo PDF. Esta funcionalidade não estará disponível para arquivos de outras extensões que foram convertidos para PDF pelo sistema. Se o arquivo eletrônico já estava assinado digitalmente, a assinatura será descartada/invalidada.
|
|
Este botão somente será apresentado se, na categoria do documento, estiver marcada a opção "Publicar arquivos em PDF" e se a situação do documento for Homologado. Acione este botão para alterar os dados do arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Na tela que será aberta, é possível alterar o nome do arquivo eletrônico selecionado, incluir a versão PDF do arquivo eletrônico (esta opção pode ser utilizada quando o formato do arquivo eletrônico não for compatível com o recurso de conversão ou quando o sistema não converter o arquivo para PDF por erro), excluir a versão PDF do arquivo inserida manualmente e visualizar, por meio do campo Registro do servidor de conversão PDF, o log do erro da última conversão para PDF realizada no arquivo.
|
|
Acione este botão para digitalizar o arquivo eletrônico desejado. Para que este recurso funcione corretamente, é necessário ter um scanner com suporte ao padrão TWAIN instalado. Caso houver mais de um scanner instalado, será apresentada a tela para selecionar o scanner desejado. Em seguida, será aberta a tela do driver TWAIN do scanner selecionado para configuração da digitalização.
Este botão não estará disponível se a categoria do documento tiver o controle Revisão habilitado e na aba Revisão dos parâmetros gerais foi marcada a opção "Permitir incluir arquivo eletrônico na elaboração da revisão". Neste caso, a associação dos arquivos eletrônicos será realizada por meio da tela de dados da elaboração da revisão.
|
|
Acione este botão para substituir o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros por outro arquivo. No painel que será aberto, arraste e solte ou selecione o arquivo que substituirá o arquivo selecionado e em seguida, clique em Finalizar. Para realizar a substituição com sucesso é necessário ter o controle "Excluir" permitido, na segurança do documento.
|
|
Este botão somente será apresentado se, na categoria do documento, estiver marcada a opção "Publicar arquivos em PDF" e se a situação do documento for Homologado. Acione este botão para tentar converter novamente para PDF, o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros.
|
|
Este botão somente será apresentado se o documento estiver na etapa de Indexação ou se sua situação for "Emissão" e o usuário conectado for seu elaborador. Acione-o para editar o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Veja mais informações sobre esta operação na seção Editar e visualizar arquivo eletrônico.
|
|
Acione este botão para excluir arquivo eletrônico selecionado na lista de registros, do documento. Para realizar esta operação é necessário ter o controle "Excluir" permitido, na segurança do documento.
Este botão não estará disponível se na aba Detalhes seção Arquivo eletrônico Arquivamento foi configurado que este será bloqueado.
|
|
Acione este botão para visualizar o conteúdo dos arquivos eletrônicos do tipo imagem (inclusive arquivos .dwg e .dxf) associados ao documento. É importante ressaltar que para os demais formatos de arquivos, será apresentado somente o ícone com o nome do arquivo eletrônico.
|
|
Este botão somente estará disponível se a assinatura via DocuSign, ClickSign, SignOn, BRy ou GOV.BR foi habilitada no documento. Acione-o para assinar digitalmente o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Veja mais detalhes sobre esta operação nas seções Assinatura eletrônica em documentos - DocuSign, Assinatura eletrônica em documentos - ClickSign, Assinatura eletrônica em documentos - SignOn e Assinatura eletrônica em documentos - BRy.
|
|
Acione este botão para assinar digitalmente o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Este botão não estará disponível se a assinatura via DocuSign foi habilitada no documento selecionado na lista de registros. Veja mais detalhes sobre esta operação na seção Assinatura digital em documentos.
|
|
Acione este botão para fazer download do arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Para realizar esta operação com sucesso é necessário ter o controle "Salvar localmente" habilitado na segurança do documento.
Se o arquivo eletrônico foi convertido para .pdf, será realizado o download do arquivo original caso o parâmetro "Permitir download do arquivo original na consulta" ou o usuário conectado tiver o controle "Alterar" permitido. Caso o parâmetro não estiver marcado e o usuário não tiver essa permissão, será realizado o download do arquivo .pdf.
Por padrão, o sistema não realiza download dos arquivos simultaneamente quando a soma do tamanho dos arquivos é maior que 4GB.
|
|
Este botão somente será apresentado quando o documento não tiver nenhum arquivo eletrônico associado, o botão "Incluir" estiver desabilitado e houver uma revisão em andamento. Ao acionar este botão, é apresentada a tela de seleção para importar um arquivo modelo associado à categoria, para ser utilizado no documento. É importante ressaltar que somente estarão disponíveis para seleção os arquivos modelos associados à categoria. Caso não for associado nenhum arquivo modelo a ela, o sistema emitirá um alerta de erro.
|
|
Acione este botão para visualizar o arquivo eletrônico selecionado na lista de registros. Veja mais informações sobre esta operação na seção Editar e visualizar arquivo eletrônico. Este botão não estará disponível se o botão "Editar arquivo eletrônico" estiver habilitado.
|
|
Acione este botão para visualizar a tela de validação da assinatura digital do arquivo eletrônico selecionado na lista de registros.
|
|
Acione este botão para gerar uma URL para a visualização do arquivo eletrônico (API) selecionado na lista de registros. Ao clicar na URL para visualizar o arquivo eletrônico por meio da API, será solicitado que o usuário informe seu login e senha.
|
Os botões descritos anteriormente poderão estar desabilitados se a situação do documento for "Homologado" e na aba Documento dos parâmetros gerais, NÃO for marcada a opção "Permitir alterar documentos homologados".
|
Ao selecionar na lista de registros, um arquivo eletrônico com extensão .pdf, .png, .jpg, .jpeg, .docx, .xlsx e .pptx, será possível visualizar seu conteúdo no painel de Pré-visualização. Outras extensões poderão ser suportadas caso o servidor de visualização estiver configurado nos parâmetros gerais.
Na parte superior do visualizador, estarão disponíveis as seguintes opções:
|
|
A
|
Permite alternar a navegação pelo arquivo entre: miniatura e esquema.
|
B
|
Permite acessar as configurações de transição de página (página por página ou contínuo), layout (única, dupla ou capa) e girar (sentido anti-horário ou sentido-horário).
|
C
|
Ativa o recurso que permite clicar e arrastar, percorrendo o arquivo.
|
D
|
Permitem aumentar e diminuir o zoom da visualização do arquivo.
|
E
|
Permite ajustar a porcentagem do zoom de visualização do arquivo.
|
F
|
Permite realizar buscas no texto do arquivo.
|
G
|
Permite acessar a opção para visualizar o arquivo em tela cheia.
|
H
|
Permite imprimir o arquivo.
|
I
|
Permite realizar o download da versão .pdf do arquivo.
|
J
|
Permite realizar o download do arquivo original (que originou a versão .pdf). Para realizar esta operação com sucesso, o usuário deve ter o controle "Alterar" permitido na segurança do documento, além dos controles "Salvar localmente" e "Imprimir".
|
|
