Tarea:
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Aprobación de solicitud de copia
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Quién recibe:
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Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados a la solicitud en cuestión. Estos responsables son los usuarios que pertenecen a la misma área en la cual se encuentra el lugar de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SE Archivo físico.
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Cuando:
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La solicitud de copia de archivo físico es enviada para aprobación.
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Finalidad:
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Verificar si la solicitud realizada está en orden y realizar su aprobación.
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Cómo ejecutar esta tarea:
1.
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En la lista de registros pendientes, seleccione la solicitud deseada.
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2.
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Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
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3.
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En este momento, será presentada la pantalla de datos de la solicitud en la pestaña Documento, posibilitando verificar los datos del archivo físico que deberá ser copiado y la cantidad de copias que deberán ser realizadas. Utilice los botones en la barra de herramientas lateral para visualizar los archivos electrónicos y los datos de documentos asociados con la solicitud. En la pestaña General es posible consultar los datos generales de la solicitud.
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4.
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En la pestaña Aprobación están disponibles los siguientes campos:
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Aprobar
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▪Sí: La solicitud será aprobada. ▪No: La solicitud será reprobada. |
Justificación
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En caso de reprobación, utilice este campo para informar una justificación para la reprobación. De lo contrario, utilice este campo para registrar una información relevante sobre la aprobación de la solicitud.
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Aprobador
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Este campo será llenado después de ejecutar la tarea, con los datos del usuario que realizó la aprobación de la solicitud.
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Ejecutor
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Este campo será llenado después del registro de la copia.
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5.
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Después de llenar los campos necesarios, accione el botón de la barra de herramientas de la pantalla de datos.
Si la solicitud es:
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Reprobada
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El sistema preguntará si desea confirmar la reprobación de la solicitud. Elija la opción deseada:
▪OK: Será generada la tarea Conocimiento de copia reprobada, para que el emisor tome conocimiento de la reprobación de su solicitud. ▪Cancelar: El registro permanecerá pendiente. |
Aprobada
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El sistema preguntará si las copias fueron repasadas al solicitante. Elija la opción deseada:
▪OK: La tarea será ejecutada, indicando que el emisor recibió las copias del documento solicitadas. ▪Cancelar: El registro será enviado al ejecutor para que confirme que las copias fueron repasadas al solicitante, por medio de la tarea Registro de copia. |
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