Finanza

En esta sección será abordado como configurar las finanzas de un modelo de proyecto, proyecto, actividad y programa. Vea a continuación como configurar un presupuesto para un proyecto, además de incluir costos e ingresos y realizar el análisis de los valores financieros totales:

Esta sección solamente estará disponible para finanzas de modelos, proyectos, programas y portafolios. Por medio de ella es posible realizar el presupuesto de los costos e ingresos fijos y de los recursos:

Al acceder a esta sección por primera vez, será presentada una pantalla para configuración del presupuesto. En el campo Tipo de presupuesto, seleccione la opción deseada:

Simple: Permite configurar los valores totales de costos e ingresos fijos y de los recursos. En los campos Inicio y Fin, de la sección Período, es posible informar el intervalo de fechas que compone el período del presupuesto.

Detallado: Permite configurar los valores de curso e ingresos fijos y de los recursos, de acuerdo con el período definido. Para eso, en la sección Período, informe las fechas de inicio y fin del período del presupuesto y seleccione su tipo: mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual. Si posteriormente, el tipo del período es modificado, el sistema readecuará los valores del presupuesto de acuerdo con el período seleccionado.

Hecho eso, haga clic en confirmar. La configuración del presupuesto podrá ser editada, posteriormente, por medio del botón .

En este momento, en el panel principal serán presentados los campos para llenado de los valores del presupuesto, de acuerdo con la configuración de tipo realizada anteriormente:

▪Simple: Serán presentados los campos para informar los valores totales presupuestados para los ingresos fijos y de los recursos, así como, de los costos fijos y de los recursos del proyecto. Si en la sección Configuraciones Proyecto Finanza, está marcada la opción para clasificar los costos en capital y operativo, será posible informar los valores totales para los costos del tipo capital operativo y sin clasificación.

▪Detallado: Serán presentados los campos para informar los valores totales presupuestados para los ingresos fijos y de los recursos, así como, de los costos fijos y de los recursos, divididos de acuerdo con el tipo de período configurado. Si en la sección Configuraciones, está marcada la opción para clasificar los costos en capital y operativo, se presentarán subagrupadores, donde se mostrarán los valores totales para los costos del tipo capital, operativo y sin clasificación. Para informar un costo/ingreso, haga clic en el icono al lado de cada agrupador y en la pantalla que se abrirá, ubique, seleccione el tipo de costo/ingreso que clasificará el valor y guarde la selección. Seleccione cuántos tipos de costo/ingreso sean deseados. Los tipos definidos se mostrarán debajo del agrupador de costo e ingreso, en la estructura del presupuesto. Informe en los campos habilitados, los valores presupuestados para cada tipo de costo/ingreso, dentro del período presentado. Haga clic en el icono al lado del tipo de costo/ingreso, para excluirlo de la estructura del presupuesto. Para informar los valores de costo e ingresos referentes a los recursos, basta llenar los campos disponibles con los valores deseados.

Después de informar los valores deseados, accione el botón Guardar. Si el tipo del presupuesto es "Detallado" estarán disponibles botones que permitieron navegar entre el período del presupuesto, así como, expandir/contraer toda su estructura.

Cuando un proyecto/programa es revisado, el sistema copia los valores de la revisión anterior y los deja disponible para ser reprogramados. Utilice el botón Copiar para copiar los valores planificados o reprogramados para el presupuesto. Note que, al confirmar, la copia sobrescribirá los valores actuales del presupuesto.

Utilice el campo Revisión, para visualizar el presupuesto del proyecto en otras revisiones por las cuales él pasó. Para eso, seleccione la revisión deseada.

Por medio de esta sección es posible gestionar los costos:

Para incluir costos planificados, haga clic en la opción Incluir y llene los siguientes campos de la pantalla que se abrirá:

Datos del costo
Título	Informe un nombre para el costo.
Núm. documento	Informe el número del documento al que está relacionado el costo. Por ejemplo, el número de una factura.
Tipo de costo	Seleccione el tipo que clasifica el costo que está siendo incluido.
Grupo	Seleccione el grupo que será responsable por gestionar el costo que está siendo incluido. Note que el grupo seleccionado se agregará a la sección Parte interesada, ya que sus miembros pasarán a gestionar el costo en cuestión.
Insumo	Seleccione el insumo que está involucrado con el costo que está siendo incluido. Recuerde que para que este recurso funcione correctamente es necesario que SE Insumo forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.
Programa/ Proyecto/ Actividad	Este campo es llenado por el sistema con el objeto en el cual se está incluyendo el costo.
Vencimiento fijo	Si esta opción no está habilitada el costo seguirá el flujo de ejecución, es decir, su fecha podrá ser modificada de acuerdo con el período de ejecución. Habilite esta opción para indicar que el costo ocurrirá en un día específico, independientemente si es durante o fuera del período de ejecución. Con eso, la fecha de vencimiento del costo no será modificada.
Planeado/ Reprogramado/ Realizado	De acuerdo con la situación en la que se encuentra el objeto en el cual se está incluyendo el costo, podrán ser presentadas estas secciones. En ellas, estarán disponibles los siguientes campos: ▪Vencimiento: Seleccione la fecha en la cual el costo debe ocurrir. Para eso, digite la fecha deseada en el formato "dd\mm\aaaa" o haga clic en el campo y seleccione la fecha deseada. ▪Cantidad: Informe la cantidad del ítem relacionado con el costo. ▪Valor unitario: Informe el valor unitario del ítem relacionado con el costo. ▪Valor total: Este campo solamente estará habilitado si no es informada una cantidad y un valor unitario anteriormente. En este caso, informe el valor total del costo que está siendo incluido. Si es informada una cantidad y valor unitario, este campo es llenado por el sistema con el valor total del costo (cantidad * valor unitario).
Atributo	Esta sección solo será presentada si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos del tipo del costo, son asociados atributos. En este caso, informe el valor de los atributos que complementan el costo. Aquellos que sean requeridos deben tener, en obligatorio, sus valores llenados. La forma de llenar un atributo, varía de acuerdo con las configuraciones establecidas en el momento de su registro.
Descripción	Registre información relevante sobre el costo.

▪Después de informar todos los campos necesarios, guarde el registro. Repita el procedimiento descrito anteriormente para incluir todos los costos planificados deseados.

▪Es posible realizar la inclusión de costos, también, por medio del menú Ejecución Apunte financiero.

Los costos incluidos se mostrarán en forma de card en el área principal de esta sección, presentado su información principal, como, fecha de vencimiento, plazo, tipo, nombre, valor y forma de pago. Utilice las demás opciones presentadas en el área principal para excluir el costo seleccionado y ordenar los costos por su fecha, tipo, nombre o valor.

Durante el seguimiento y ejecución, será posible también, dar la baja en los costos que ya fueron pagados. Para eso, basta habilitar la opción "Pagado" del costo deseado. Esta operación podrá ser realizada también, por medio de la tarea Pago de costos.

Al hacer clic en el card de un costo, será exhibido un panel con sus detalles. Utilice los siguientes iconos para acceder a la información específica del costo con más facilidad:

	Acción para acceder a los datos generales del costo, donde podrá editar la siguiente información: título, núm. documento, tipo de costo, grupo, insumo y vencimiento.
	Accione este botón para acceder a los datos planificados del costo, donde será posible editar la siguiente información: fecha de vencimiento, cantidad y valor unitario.
	Accione este botón para acceder a los atributos del costo. Esta opción solamente estará disponible si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos del tipo del costo, son asociados atributos.
	Accione este botón acceder a los adjuntos del costo. Consulte la sección Incluir adjuntos para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos.
	Accione este botón para acceder a la descripción del costo.

Al hacer clic en la opción en la parte superior derecha del panel de detalles del costo, serán presentadas las siguientes opciones:

Recurrencia: Seleccione esta opción para configurar la frecuencia con la cual el costo ocurre en el objeto. Para eso en la pantalla que se abrirá, seleccione la opción correspondiente a la frecuencia de la ocurrencia del costo y la cantidad de veces que él ocurre. Note que, al configurar una recurrencia para el costo, el sistema habilitará la opción "Vencimiento fijo".

División por cuotas: Seleccione esta opción para dividir el costo en cuotas. En la pantalla que se abrirá, es posible editar el valor total del costo, informar el número de cuotas en el cual el valor total será dividido y la frecuencia del pago de la cuota. En la parte inferior de la pantalla serán discriminadas las cuotas del costo de acuerdo con las configuraciones realizadas anteriormente. Al lado de cada cuota están presentes dos opciones: una que permite marcarla como pagada y otra que permite excluirla. Note que, al configurar un división por cuotas para el costo, el sistema habilitará la opción "Vencimiento fijo".

Por medio de esta sección es posible gestionar los ingresos previstos para ser obtenidos:

Para incluir ingresos planificados, haga clic en la opción Incluir y llene los siguientes campos de la pantalla que se abrirá:

Datos del costo
Título	Informe un nombre para el ingreso.
Núm. documento	Informe el número del documento al que está relacionado el ingreso. Por ejemplo, el número de un pedido de venta.
Tipo de ingreso	Seleccione el tipo que clasifica el ingreso que está siendo incluido.
Grupo	Seleccione el grupo que será responsable por gestionar el ingreso que está siendo incluido. Tenga en cuenta que el grupo seleccionado será agregado a la sección Parte interesada, ya que sus miembros pasarán a gestionar el ingreso en cuestión.
Programa/ Proyecto/ Actividad	Este campo es llenado por el sistema con el objeto en el cual se está incluyendo el costo.
Vencimiento fijo	Si esta opción no está habilitada, el ingreso seguirá el flujo de ejecución, o sea, su fecha podrá ser modificada de acuerdo con el período de ejecución. Habilite esta opción para indicar que el ingreso ocurrirá en un día específico, independientemente si es durante o fuera del período de ejecución. Con eso, la fecha de vencimiento del ingreso no se modificará.
Planeado/ Reprogramado/ Realizado	De acuerdo con la situación en la que se encuentra el objeto en el cual se está incluyendo el ingreso, podrán ser presentadas estas secciones. En ellas, estarán disponibles los siguientes campos: ▪Vencimiento: Seleccione la fecha en la cual el ingreso debe ocurrir. Para eso, digite la fecha deseada en el formato "dd\mm\aaaa" o haga clic en el campo y seleccione la fecha deseada. ▪Cantidad: Informe la cantidad del ítem relacionado con el ingreso. ▪Valor unitario: Informe el valor unitario del ítem relacionado con el ingreso. ▪Valor total: Este campo solamente estará habilitado si no es informada una cantidad y un valor unitario anteriormente. En este caso, informe el valor total del ingreso que está siendo incluido. Si es informada una cantidad y valor unitario, este campo es llenado por el sistema con el valor total del costo (cantidad * valor unitario).
Atributo	Esta sección solo será presentada si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos del tipo del ingreso, son asociados atributos. En este caso, informe el valor de los atributos que complementan el ingreso. Aquellos que sean requeridos deben tener, en obligatorio, sus valores llenados. La forma de llenar un atributo, varía de acuerdo con las configuraciones establecidas en el momento de su registro.
Descripción	Registre información relevante sobre el ingreso.

▪Después de informar todos los campos necesarios, guarde el registro. Repita el procedimiento descrito anteriormente para incluir todos los ingresos planificados deseados.

▪Es posible realizar la inclusión de ingresos, también, por medio del menú Ejecución Apunte financiero.

Los ingresos incluidos se mostrarán en forma de card en el área principal de esta sección, presentado su información principal, como, fecha de vencimiento, plazo, tipo, nombre, valor y forma de pago. Utilice las demás opciones presentadas en el área principal para excluir el ingreso seleccionado y ordenar los ingresos por su fecha, tipo, nombre o valor.

Durante el seguimiento y ejecución, será posible también, dar la baja en los ingresos que ya fueron recibidos. Para eso, basta habilitar la opción "Recibido" del ingreso deseado. Esta operación podrá ser realizada también, por medio de la tarea Recepción de ingresos.

Al hacer clic en el card de un ingreso, será exhibido un panel con sus detalles. Utilice los siguientes iconos para acceder a la información específica del ingreso con más facilidad:

	Acción para acceder a los datos generales del ingreso, donde podrá editar la siguiente información: título, núm. documento, tipo de ingreso, grupo y vencimiento.
	Accione este botón para acceder a los datos planificados del ingreso, donde será posible editar la siguiente información: fecha de vencimiento, cantidad y valor unitario.
	Accione este botón para acceder a los atributos del ingreso. Esta opción solamente estará disponible después de guardar el registro por primera vez y si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos del tipo del ingreso, son asociados atributos.
	Accione este botón acceder a los adjuntos del ingreso. Consulte la sección Incluir adjuntos para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos.
	Accione este botón para acceder a la descripción del ingreso.

Al hacer clic en la opción en la parte superior derecha del panel de detalles del ingreso, serán presentadas las siguientes opciones:

Recurrencia: Seleccione esta opción para configurar la frecuencia con la cual el ingreso ocurre en el objeto. Para eso en la pantalla que se abrirá, seleccione la opción correspondiente a la frecuencia de la ocurrencia del ingreso y la cantidad de veces que ella ocurre. Note que, al configurar una recurrencia para el ingreso, el sistema habilitará la opción "Vencimiento fijo".

División por cuotas: Seleccione esta opción para dividir el ingreso en cuotas. En la pantalla que se abrirá, es posible editar el valor total del ingreso, informar el número de cuotas en el cual el valor total será dividido y la frecuencia de la recepción de la cuota. En la parte inferior de la pantalla serán discriminadas las cuotas del ingreso de acuerdo con las configuraciones realizadas anteriormente. Al lado de cada cuota están presentes dos opciones: una que permite marcarla como pagada y otra que permite excluirla. Note que, al configurar una recurrencia para el ingreso, el sistema habilitará la opción "Vencimiento fijo".

En esta sección, son discriminados los costos e ingresos totales del proyecto/programa, además de su rentabilidad. Note que en esta sección son considerados los valores financieros de todos los ítems que componen la estructura del proyecto, programa y portafolio. Por ejemplo, en un proyecto que tiene un subproyecto, serán considerados los valores de sus actividades, del subproyecto y de las actividades del subproyecto. Para facilitar el análisis de las finanzas del proyecto/programa, están disponibles las siguientes columnas:

Campo
Presupuesto	En esta columna son presentados los valores totales presupuestados, configurados en la sección Presupuesto.
Planificado	En esta columna son presentados los valores previstos para la realización del proyecto/programa.
Reprogramado	En esta columna, se presentan los valores reprogramados durante el seguimiento del proyecto/programa.
Realizado hasta la fecha	En esta columna son presentados los valores obtenidos durante la ejecución del proyecto/programa, hasta el momento actual.
Pendiente	En esta columna son presentados los valores reprogramados del proyecto/programa cuya ejecución no fue iniciada.
Total	En esta columna, se presentan los valores resultantes de la suma de los valores de la columna pendiente con los valores de la columna realizado, es decir: PENDIENTE + REALIZADO.
Resultado	En esta columna son presentados los valores resultantes de la suma de los valores de la columna pendiente con los valores de la columna realizado, sustraídos por los valores de la columna reprogramado, es decir: (PENDIENTE + REALIZADO) - REPROGRAMADO.
%	En esta columna, se presentan los valores resultantes de la suma de los valores de la columna pendiente con los valores de la columna realizado, divididos por los valores de la columna reprogramado, es decir: (PENDIENTE + REALIZADO) / REPROGRAMADO.

▪La información referente a los costos e ingresos relacionados con los recursos del proyecto solamente serán contabilizados si, en la sección Configuraciones Proyecto Finanza, sea seleccionada la opción "Variable". Si se selecciona la opción "Fijo", los costos e ingresos relacionados con los recursos, no serán contabilizados en esta sección.

▪Note que los costos serán presentados en la línea correspondiente a la clasificación definida para ellos: Capital, Operativo o Sin clasificación.

En esta sección, son discriminados los costos e ingresos totales de la actividad, además de su rentabilidad. Note que se la actividad en cuestión, sea una actividad resumen, en esta sección serán considerados también, los valores financieros de las subactividades que la compone. Para facilitar el análisis de las finanzas de la actividad, están disponibles las siguientes columnas:

Campo
Planificado	En esta columna son presentados los valores previstos para realizar la actividad en cuestión.
Reprogramado	En esta columna son presentados los valores reprogramados durante el seguimiento del proyecto al que pertenece la actividad.
Realizado hasta la fecha	En esta columna son presentados los valores obtenidos durante la ejecución de la actividad en cuestión, hasta el momento actual.
Pendiente	En esta columna son presentados los valores reprogramados de las actividades cuya ejecución no fue iniciada.
Total	En esta columna, se presentan los valores resultantes de la suma de los valores de la columna pendiente con los valores de la columna realizado, es decir: PENDIENTE + REALIZADO.
Resultado	En esta columna son presentados los valores resultantes de la suma de los valores de la columna pendiente con los valores de la columna realizado, sustraídos por los valores de la columna reprogramado, es decir: (PENDIENTE + REALIZADO) - REPROGRAMADO.
%	En esta columna, se presentan los valores resultantes de la suma de los valores de la columna pendiente con los valores de la columna realizado, divididos por los valores de la columna reprogramado, es decir: (PENDIENTE + REALIZADO) / REPROGRAMADO.

▪La información referente a los costos e ingresos relacionados con los recursos, solamente serán contabilizadas si en la sección Configuraciones Actividad Finanza se selecciona la opción "Variable". Si se selecciona la opción "Fijo", los costos e ingresos relacionados con los recursos, no serán contabilizados en esta sección.

▪Note que los costos serán presentados en la línea correspondiente a la clasificación definida para ellos: Capital, Operativo o Sin clasificación.