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Configurar detalles de la actividad

Vea cómo configurar los detalles de una actividad:

1.En la estructura, seleccione a la actividad cuyos detalles desea configurar.

2.Accione la opción Detalles de la actividad de la pestaña Actividad.

3.En este momento, la pantalla de datos de la actividad se abrirá. La presentación de algunas secciones/campos podrá variar si el usuario conectado tiene alguna restricción configurada en la pestaña Acceso Carpeta, de la pantalla de datos del tipo del proyecto al cual la actividad pertenece:

4.En la sección Datos generales serán presentados los datos de la actividad, informados en el momento de su creación, solo para visualización.

5.La sección Datos generales Atributo Planificación solamente será presentada en el panel de navegación, si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos del tipo de la actividad, se asocia un atributo de planificación/seguimiento. En ella, deben ser informados los valores de los atributos de planificación. Aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores llenos. La forma de llenar un atributo varía de acuerdo con las configuraciones establecidas al momento de su registro. Los atributos de las demás etapas configuradas para la actividad (Ejecución/Verificación) solamente estarán disponibles para llenado, cuando la actividad se encuentre en la etapa en cuestión.

6.En la sección Datos generales Sumario es posible visualizar la descripción, la justificación, el objetivo, el beneficio, el supuesto y la restricción de la actividad.

7.La sección Aprobación Ejecución, solamente será presentada si en la pestaña Aprobación del tipo de la actividad, ha sido marcada la opción "¿Tendrá aprobación?". En ella, es posible consultar o definir los responsables por la aprobación de la ejecución de la actividad en cuestión. El llenado de la información de esta sección depende del tipo de ruta seleccionado. Si es una ruta "Fijo único", esta sección no podrá ser editada. Están disponibles los siguientes campos:

Ruta responsable: Seleccione la ruta responsable por la aprobación de la ejecución de la actividad. Si en la configuración, el tipo de ruta definido es "Fijo", solamente será posible definir otra ruta por medio de este campo, sin embargo, no será posible editar sus miembros. Note que solamente estarán disponibles para selección, rutas responsables de aprobación.

Tipo de la aprobación: Este campo es llenado por el sistema con el tipo de la aprobación (Incremental o Circular) definido en el momento del registro de la ruta responsable seleccionada anteriormente, sin embargo, es posible editarlo.

Ciclo: Este campo es llenado por el sistema con un número secuencial, indicando el ciclo de aprobación por el cual la actividad está pasando. Cada vez que la ejecución de la actividad es reprobada y pasa nuevamente por aprobación, el sistema atribuye a ella un número. Seleccione los ciclos anteriores para visualizar los miembros de la ruta responsable que realizaron la aprobación.

Esperar la liberación de todos los miembros de la secuencia: Esta opción será marcada/desmarcada por el sistema, de acuerdo con las definiciones realizadas al momento del registro de la ruta responsable seleccionada anteriormente. Si esta opción está marcada, la aprobación solo será liberada después que todos los miembros de la ruta ejecuten sus tareas.

Si el tipo de ruta definido en el tipo del proyecto es "Variable", en la barra de herramientas lateral de la lista de registros, estarán disponibles los siguientes botones:

8.En la sección Comentario, es posible incluir comentarios referentes a la actividad que está siendo editada. Para eso, en la pantalla que se abrirá, informe el comentario deseado y haga clic en Enviar. Los comentarios incluidos serán presentados en la línea de tiempo de la sección Historial de la actividad.

9.En la sección Documentación deben ser incluidas los documentos que complementarán la información de la actividad. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:

▪Adjunto: Incluya los adjuntos relacionados con la actividad. Consulte la sección Incluir adjuntos para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos.

▪Documento: Incluya o asocie los documentos relacionados con la actividad. Consulte la sección Incluir documentos para obtener más detalles sobre cómo asociar documentos de SE Documento.

▪Requerimiento: En esta sección son presentados los requerimientos incluidos en la actividad. Los requerimientos deben ser llenados para finalizar la planificación de la actividad con éxito. El llenado del campo de la columna Adjunto/Documento de la lista de registros, variará en consonancia con el tipo del requerimiento:

oAdjunto: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un adjunto ya asociado en la actividad al requerimiento, incluir un adjunto y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del adjunto seleccionado y limpiar el campo.

oDocumento: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un documento ya asociado en la actividad al requerimiento, incluir un documento a partir de un archivo y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado y limpiar el campo.

▪Formulario de archivo: Haga el seguimiento de los formularios que fueron asociados a la actividad, a través de la opción Formulario de archivo de la barra de herramientas de SE GanttChart. Por este motivo, esta sección es presentada dividida en dos listas de registros. En la lista superior, se listan los formularios y por medio de la barra de herramientas lateral, es posible visualizar el archivo electrónico, realizar verificación y visualizar los datos del formulario seleccionado. En la lista inferior, se presentan las actividades a las cuales el formulario seleccionado en la lista superior ha sido asociado.

▪Formulario: En esta sección, se presentan los formularios que fueron asociados al tipo que clasifica a la actividad, bien cómo es posible asociar nuevos formularios. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SE Formulario forme parte de las soluciones adquiridas por su organización. Utilice la columna "Solo lectura" de la lista de registros, para definir si el formulario podrá ser editado o si estará disponible solamente para lectura. En la barra de herramientas lateral, están disponibles los siguientes botones:

10.En la sección Historial se presenta una línea de tiempo con los principales eventos ocurridos en la actividad, hasta el momento actual. Utilice la opción Comentar, ubicada debajo de cada evento, para incluir un comentario referente a él. En el campo que será habilitado, registre el comentario deseado y presione la tecla Enter del teclado. Si lo desea, puede notificar a un usuario, sobre determinado evento, mencionándolo a través de "@usuario". El comentario realizado será presentado en la línea de tiempo. El usuario que realizó el comentario podrá editarlo o borrarlo, por medio de las opciones presentadas.

11.En la sección Asignación están disponibles las siguientes opciones:

▪Recurso: Por medio de esta opción, es posible asignar los recursos necesarios para realizar la actividad. En la parte inferior de la sección, se presenta la Cantidad total de horas planificada, reprogramada y realizada. En el campo Planificado, de la sección Análisis por función (FPA), informe el número que equivale a la FPA que será utilizada para evaluar/mensurar la actividad en cuestión. Por medio de los botones presentes en la barra de herramientas de la parte superior de la sección, es posible realizar la asignación de los recursos deseados, asignar recursos por medio de un calendario, sustituir recursos asignados por otros recursos y excluir la asignación de un recurso a la actividad.

▪Hora real: Los campos de esta opción solamente serán llenados cuando, durante la ejecución de la actividad, se realice el apunte de horas en la actividad.

12. En la sección Finanza es posible incluir los costos e ingresos relacionados con la actividad y hacer su análisis. Para eso, están disponibles las siguientes subsecciones:

▪Costo: Por medio de esta sección es posible incluir los costos planificados referentes a la actividad en cuestión y gestionar la información referente a sus costos. Para obtener una descripción detallada de esta sección, consulte la sección Finanza Costo.

▪Ingreso: Por medio de esta sección es posible incluir los ingresos que se esperan obtener con la actividad en cuestión y gestionar la información referente a sus ingresos. Para obtener una descripción detallada de esta sección, consulte la sección Finanza Ingreso.

▪Total: En esta sección, son discriminados los costos e ingresos previstos para la actividad, además de su rentabilidad. Para obtener una descripción detallada de las columnas presentadas en esta sección, consulte la sección Finanza Total - Actividad.

13.En la sección Comunicación están disponibles las siguientes secciones:

▪Historial: En esta sección, es posible visualizar los e-mails de tareas enviados a los involucrados en el proyecto al cual la actividad pertenece. Accione el botón para visualizar los detalles del e-mail seleccionado en la lista de registros.

▪Reunión: En esta sección, es posible visualizar todas las reuniones programadas o registradas relacionadas con el proyecto al cual la actividad pertenece. Accione el botón para visualizar los datos de la reunión seleccionada en la lista de registros. Para que este recurso funcione correctamente es necesario que el componente SE Reunión forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.

14.En la sección Vínculo es posible visualizar, por medio de las respectivas secciones, las actividades predecesoras y sucesoras de la actividad en cuestión.

15.Si el proyecto al cual la actividad pertenece tiene la automatización con SE Auditoría configurada, serán presentadas las siguientes secciones:

Alcance de la auditoría: En esta sección se define la asociación de los objetos/requisitos que compondrán la auditoría creada a partir del proyecto. Ella solamente será presentada si en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada anteriormente, es habilitada la opción "Auditar plan de riesgo y control".

Auditor: En esta sección, son definidos los responsables por la ejecución de la auditoría.

Entrevistado: En esta sección, deben ser asociadas las personas de la unidad de negocio o proveedor que serán entrevistados en la auditoría.

Papel de trabajo: En esta sección, puede ser visualizada la estructura de la auditoría.

Datos del proyecto: Haga clic en esta opción para visualizar la pantalla de datos del proyecto al cual pertenece la actividad.

Resultado de la auditoría: Haga clic en esta opción para visualizar el resultado de la auditoría creada a partir del proyecto al cual pertenece la actividad.

16.En la sección Asociaciones, es posible asociar objetos provenientes de otros componentes de SE Suite a la actividad. Vea más detalles en la sección Asociaciones.

17.En la sección Configuraciones es posible parametrizar diversas configuraciones que serán aplicadas a la actividad en cuestión. Vea más detalles en la sección Configuraciones.

18. Después de efectuar todas las configuraciones y asociaciones necesarias para la actividad, guarde el registro.