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El diagrama de flujo permite visualizar en cuál punto del flujo se encuentra la ejecución de un workflow y, si es necesario, algunas modificaciones podrán ser efectuadas. Al acceder al diagrama de flujo de un workflow en marcha, por ejemplo, podrán ser modificados los ejecutores de las actividades que aún no fueron ejecutadas y modificar el plazo de la actividad que esté habilitada para ejecución. Para modificar el flujo de un workflow, a través de la inclusión o remoción de actividades, gateways o subprocesos, será necesario que el workflow esté bloqueado para edición. Vea las operaciones que pueden ser realizadas en las siguientes situaciones:
Las operaciones descritas en esta sección solamente podrán ser realizadas por los usuarios definidos como gestores del proceso o gestores de la instancia. El diagrama de flujo será presentado SOLO para visualización, cuando:
▪El usuario conectado No es gestor de la instancia/proceso o NO tiene el control "Editar" permitido para él, en la lista de seguridad del workflow. ▪La situación del workflow sea "Suspendido", "Cancelado" o "Finalizado". |
En la lista de registros del menú Gestión  Workflow, seleccione el workflow en marcha, cuya información de ejecución será modificada.
Los workflows con situación "En marcha" pueden ser identificados, en la lista de registros, por el icono  .
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Enseguida, accione el botón  . En este momento, será presentada la pantalla para edición del diagrama de flujo:
▪Los iconos de las acciones ejecutadas en las actividades ejecutadas o canceladas se muestran en el diagrama de flujo, permitiendo identificar visualmente la acción que fue tomada en cada actividad. ▪Si el responsable por la ejecución de una actividad es un grupo (área, función o rol funcional), al seleccionarla en el diagrama de flujo, en el panel Resumen será presentado el responsable por la ejecución y, al hacer un clic en el ejecutor, se mostrará la lista de los usuarios integrantes del grupo, o sea, los posibles ejecutores de la actividad. |
Al seleccionar alguna actividad o decisión en el diagrama de flujo, se presentarán algunos botones en el área de Acciones, en el panel de botones (Ribbon) del diagrama de flujo. Las acciones disponibles varían en consonancia con la situación de la actividad/decisión seleccionada:
El botón Habilitar ítem solamente quedará habilitado al seleccionar una actividad/decisión que ya fue ejecutada. Al hacer clic en este botón, se presentará una pantalla, en la cual se deberá informar la Justificación para retornar a la ejecución de la actividad/decisión.
Después de informar la justificación, accione el botón  . En este momento, la actividad volverá a quedar habilitada para la ejecución. Toda la información que ha sido llenada, tales como adjuntos, atributos, checklists, no se perderán.
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El botón Redefinir plazo quedará habilitado al seleccionar una actividad/decisión que está en ejecución. Al hacer un clic en este botón, se presentará una pantalla, en la cual deberá ser informada la Fecha/Hora y la Justificación para la modificación del plazo de la actividad/decisión.
Después de informar el nuevo plazo de la actividad, accione el botón Guardar para realizar la modificación del plazo.
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El botón Modificar ejecutor quedará habilitado al seleccionar una actividad/decisión que está en ejecución o que aún no fue ejecutada (está más adelante en el flujo). Al hacer clic en este botón, será presentada una pantalla, en la cual deberá ser seleccionado el nuevo ejecutor de la actividad. Para eso, llene los siguientes campos:
Tipo de responsable: Seleccione en este campo el tipo de responsable que será definido para la actividad:
▪Usuario específico: Si esta opción está seleccionada, la actividad deberá ser ejecutada por un determinado usuario. Para eso, en la sección Usuario específico seleccione al usuario deseado en el respectivo campo. ▪Rol funcional: Si esta opción está seleccionada, la actividad deberá ser ejecutada por un usuario de un determinado rol funcional. Para eso, en la sección Rol funcional, seleccione el rol funcional responsable por la ejecución de la actividad en cuestión. En este caso, es posible definir si la ejecución de la actividad será restringida a un área específica (definida en el respectivo campo) o si será restringida al área del ejecutor. ▪Área: Si esta opción está seleccionada, la actividad deberá ser ejecutada por un usuario de un área determinada. Para eso, en la sección Área, seleccione el área responsable por la ejecución de la actividad en cuestión. ▪Área/Función: Si esta opción está seleccionada, la actividad deberá ser ejecutada por un usuario que ejerce una determinada función de un área. Para eso, en la sección Área/Función, seleccione el área y la función del usuario que será responsable por la ejecución de la actividad en cuestión. Justificación: Informe, en este campo, una justificación para la modificación del ejecutor de la actividad.
Después de efectuar los cambios, accione el botón Guardar, para realizar las modificaciones.
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En la lista de registros del menú Gestión Workflow, seleccione el workflow bloqueado cuyo diagrama de flujo desea editar.
Los workflows con situación "Bloqueado para edición" pueden ser identificados, en la lista de registros, por el icono  . Consulte la sección Modificando la situación de un workflow para obtener una descripción detallada sobre cómo realizar esta operación.
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La modificación del diagrama de flujo solamente podrá ser realizada por usuarios que son gestores del proceso/instancia o que posean el control "Editar" permitido en la lista de seguridad del workflow.
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Enseguida, accione el botón . En este momento, será presentada la pantalla para edición del diagrama de flujo:
En la pantalla del diagrama de flujo, realice las modificaciones necesarias. Será posible realizar modificaciones como: incluir o eliminar actividades, gateways y subprocesos, modificación de atribuciones de los roles y permisos de consulta, definición de plazos de actividades, en resumen, redefinir toda la estructura. Recuerde que estas modificaciones no afectan al modelo guardado en el componente SE Proceso.
▪Consulte la documentación específica del componente SE Proceso para obtener más información sobre las operaciones que pueden ser realizadas en los diagramas de flujo de procesos. ▪Al acceder a un diagrama de flujo bloqueado para la edición, los datos de la actividad que se encuentra habilitada para la ejecución o que aún no se ha ejecutado, será posible modificar la parametrización (Configuración Instancia) de identificación y control de la instancia, así como establecer la configuración de la duración dinámica y asignar la situación para la actividad. |
Después de realizar todas las modificaciones necesarias, certifíquese de que el diagrama de flujo no tenga errores de modelado. Luego, guarde y cierre la pantalla del diagrama de flujo. Para desbloquear el diagrama de flujo, accione el botón  de la barra de herramientas de la pantalla principal. Con eso, él retornará para ejecución de sus actividades.
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