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Execução de tarefa de aprovação (Roteiro)

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Neste tópico abordaremos como executar uma tarefa de aprovação

 

As tarefas de aprovação se encontram nos seguintes locais, de acordo com a sua etapa:

▪Menu Minhas tarefas Aprovação de documento

▪Menu Execução Aprovação de revalidação

▪Menu Minhas tarefas Aprovação de revalidação

▪Menu Execução Aprovação de revalidação

 

Como executar uma aprovação:

1.Na lista de registros pendentes localize e selecione a aprovação pendente.

 

2.Em seguida, selecione o botão da barra de ferramentas.

 

3.No campo Aprovado da tela que será aberta, selecione a opção "Sim" para aprovar o documento/revalidação. Também poderão estar disponíveis as seguintes abas:

Checklist

Esta aba somente será apresentada se o membro do roteiro responsável que está executando a aprovação, tiver um checklist associado. Tem o objetivo de auxiliar o responsável na aprovação ou reprovação do documento. Para responder as perguntas selecione a opção desejada: Sim, Não ou N/A. As respostas podem já estar selecionadas pelo sistema, de acordo com o padrão definido no cadastro do checklist. Além disso, o preenchimento dos campos Observação será obrigatório ou não, conforme as configurações estabelecidas, também, no cadastro do checklist.

 

Comentário

Utilize este campo para registrar informações importantes referentes à aprovação do documento. Se o documento for reprovado, o preenchimento desta aba será obrigatório. Neste caso, deve-se informar uma justificativa para a reprovação.

 

Roteiro

Esta aba somente será apresentada se a opção "Edita o fluxo de aprovação?" foi marcada no momento da definição do membro do roteiro responsável que está executando a aprovação. Nela, é possível editar o fluxo dos membros responsáveis pela aprovação do documento. Para isso, na barra de ferramentas localizada ao lado da lista de registros utilize os seguintes botões:

Permite incluir um novo responsável pela aprovação. Consulte a seção Configurar roteiro responsável para obter uma descrição detalhada sobre como realizar esta operação. Note que ao incluir um novo responsável em um roteiro associado à aprovação do documento, esta inclusão não será replicada ao registro do roteiro feito pelo menu Configuração Roteiro responsável.

Acione este botão para editar os dados do responsável pela aprovação selecionado na lista de registros.

Acione este botão para excluir o responsável pela aprovação selecionado na lista de registros.

Acione este botão para identificar a situação da aprovação (coluna SA), ou seja, qual ação foi tomada pelos membros do roteiro responsável.

 

4.Após preencher os campos acima, salve o registro. Se o documento/revalidação for:

Aprovado:

•Aprovação: O documento  será homologado.

•Indexação: Esta passará a ser a revalidação vigente para o documento em questão.

Reprovado:

•Aprovação:  O documento será enviado novamente para indexação, para que os responsáveis realizem novamente esta etapa.

•Indexação: O documento será enviado novamente para emissão (Gestão Revalidação ou Minhas tarefas Execução Vencimento de documento), para que os responsáveis definam uma nova configuração da validade ele. Neste caso, será enviado um e-mail para o usuário que executou a revalidação, informando-o da reprovação.

 

▪Não será possível incluir, editar ou excluir membros que já tiverem executado sua tarefa de aprovação.

▪Se no momento da configuração do roteiro responsável pela aprovação, for marcada a opção "Requer assinatura digital", para executar a aprovação com sucesso, será necessário que todos os arquivos eletrônicos do documento estejam assinados digitalmente.