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Emitir protocolo de copia

Los protocolos de copia podrán ser emitidos en los siguientes lugares:

▪Menú Gestión Copia Distribución:

a.En la lista de registros, ubique y seleccione el protocolo deseado.

b.Enseguida, haga clic en el botón de la barra de herramientas.

▪Menú Mis tareas Ejecución Envío de copias impresas:

a.En la lista de registros pendientes, seleccione el documento que tendrá sus copias enviadas.

b.Enseguida, haga clic en el botón de la barra de herramientas para abrir la pantalla de datos.

Enseguida, realice los siguientes pasos:

1.En la pantalla de datos del protocolo, llene los siguientes campos que estarán disponibles:

Protocolo: Presenta el número que identifica el protocolo. En cada nuevo protocolo es generado un número secuencial.

Identificador: Informe un nombre o sigla para el protocolo de copias que se está incluyendo.

Tipo de copia:

▪Controlada: Seleccione esta opción si la copia será enviada a un puesto. Con eso, ellas serán controladas por el componente SE Documento, para que en cada nueva revisión, las copias obsoletas sean recogidas y sustituidas por la nueva versión.

▪No controlada: Seleccione esta opción si la copia será enviada a un destinatario externo y no será controlada por SE Documento, o sea, con cada nueva versión, el sistema no alertará sobre la necesidad de recolección y sustitución de las copias obsoletas.

Fecha de emisión: Presenta la fecha en la que se está incluyendo el protocolo de copias.

Motivo: Llene este campo para informar un motivo por el cual las copias serán distribuidas. En este caso, seleccione el motivo deseado. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo motivo de distribución de copias, editar el motivo seleccionado y limpiar el campo.

Recepción: Presenta los datos del usuario que confirmará la recepción de las copias.

Fecha: Presenta la fecha en la que se confirme la recepción de las copias.

Emisor: Presenta el nombre del usuario (responsable) que está registrando el protocolo, y el área a la que pertenece.

Responsable: Los campos variarán de acuerdo con el tipo de copia seleccionado anteriormente:

Controlada:

▪Puesto de copias: Seleccione el puesto de copias para el cual, serán enviadas las copias. Utilice los demás botones al lado del campo para incluir un nuevo puesto de copias y limpiar el campo.

▪Responsable: Presenta los datos del responsable por la recepción en el puesto de copias; es posible cambiarlo por otros responsables definidos, si existen.

No controlada:

▪Empresa: Informe la empresa para la cual las copias serán enviadas.

▪Responsable: Informe el nombre del responsable por la recepción de las copias en la empresa.

Notas: Llene este campo para registrar información relevante sobre las copias que serán distribuidas.

2.Guarde el registro. En este momento, los demás recursos de la pantalla se habilitarán.

3.En la parte inferior de la pantalla, en la sección Lista de documentos, asocie los documentos cuyas copias serán distribuidas. Para eso, haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral. En la pantalla que se abrirá, realice los siguientes pasos:

a.Ubique los documentos deseados. Para eso, utilice los filtros de búsqueda, según desea, y haga clic en el botón Buscar.

b.De acuerdo con los valores informados en los filtros, el resultado será presentado en la lista de registros. Se presentarán los documentos en los que el usuario conectado tiene el control Distribuir copia habilitado en su lista de seguridad y aquellos cuya situación no sea "Emisión", "Cancelado" o "Aprobación de la indexación".
Seleccione los documentos deseados. Las teclas SHIFT o CTRL del teclado, o el check al lado de cada registro, podrán ser utilizadas para auxiliar en la selección de los documentos deseados.

c.Llene el campo Cant. copia con el número de copias impresas que deberán ser distribuidas.

d.Hecho eso, guarde la selección.

4.Si alguna Copia controlada de la relación de documentos, no está asociada al puesto de copias, el sistema preguntará si desea realizar la asociación. Elija la opción deseada:

▪OK: El documento será asociado al puesto definido como destinatario, en el campo "Responsable".

▪Cancelar: El documento será retirado por el sistema de la lista de documentos.

Si el documento ya está asociado al puesto de copias, el sistema preguntará si desea sumar el número de copias a la cantidad programada en el puesto. Elija la opción deseada:

▪OK: El número de copias programadas en el puesto será actualizado de acuerdo con el número de copias que está siendo distribuido. Con eso, cuando sea abierto un nuevo protocolo de distribución, se presentará programado el número de copias distribuido en el protocolo actual.

▪Cancelar: El número de copias programadas en el puesto no será actualizado de acuerdo con el número de copias que está siendo distribuido.

Después de realizar todas las configuraciones necesarias, guarde el registro. En este momento el sistema preguntará si desea confirmar la recepción de las copias. Haga clic en la opción deseada:

Poniendo en práctica: