Assinatura digital de documentos

O recurso de assinatura digital permite, através de uma atividade de sistema, enviar um documento para assinatura no DocuSign ou Clicksign. É possível enviar para assinatura um documento que esteja no processo de revisão através do Workflow, um documento que seja requerimento de uma atividade ou um documento que instanciou o workflow.

Primeiramente, é necessário a categoria do documento esteja configurada com assinatura digital no DocuSign ou ClickSign e o fluxograma esteja modelado com uma atividade de sistema. O processo e/ou suas atividades, devem estar devidamente configurados de acordo com o tipo de documento a ser assinado.

▪Requerimento: Se o documento a ser assinado é um requerimento na instância, então, em alguma atividade de usuário anterior à atividade de sistema, habilite a associação de documentos (Dados da atividade > Configurações > Associação) e configure um requerimento do tipo "Documento" (Dados da atividade > Configurações > Requerimento). Obs.: Recomendamos que na ação de execução da atividade seja configurada a obrigatoriedade de preenchimento do requerimento (Aba Regra da tela de dados da ação da atividade).

▪Documento da revisão: Para este tipo de documento, o processo deve estar configurado com a automação de revisão de documento (Dados do processo > Dados gerais > Automação). O respectivo processo deve estar definido no controle de revisão da categoria que terá seus documentos revisados e assinados via workflow.

▪Documento que iniciou o workflow: Se o documento a ser assinado é um documento que iniciou o workflow, então, a opção "Permitir iniciar workflow" deverá estar marcada na categoria de documento (Dados da categoria > Controle > Associação de workflow).

Os signatários poderão ser definidos através de atributos, campos de formulários ou valores fixos. Caso o serviço de assinatura digital seja DocuSign, os signatários também poderão ser herdados de um modelo.

Na atividade de sistema, marque a opção "Assinatura eletrônica" e, em seguida, acione o botão "Configuração da assinatura digital" para realizar as configurações da assinatura digital.

Na tela da configuração da assinatura será necessário definir o tipo de documento que será assinado, além de configurar o serviço de assinatura digital.

Assinar: Defina o documento que será assinado durante a execução da instância.

▪Requerimento: Selecione esta opção para assinar o documento definido como requerimento. É necessário informar a "Atividade" e o "Requerimento" que irá conter o documento a ser assinado. Obs.: Recomendamos que na ação de execução da atividade seja configurada a obrigatoriedade de preenchimento do requerimento (Aba Regra da tela de dados da ação da atividade).

▪Documento da revisão: Selecione esta opção para assinar o documento da revisão. Obs.: Esta opção somente deve ser selecionada se a automação do processo for para revisão de documentos.

▪Documento que iniciou o workflow: Selecione esta opção para assinar o documento que iniciou o workflow. Obs.: A inicialização de workflows por documentos é configurada nos dados da categoria de documentos (Dados da categoria > Controle > Associação de workflow).

Quando ocorrer falha: Defina o que o sistema deverá fazer caso ocorra alguma falha com a assinatura de documentos, selecionando uma das seguintes opções:

▪Ignorar e continuar o processo: Marque esta opção para que o sistema continue a execução do processo. Esta opção pode ser utilizada, por exemplo, quando houver alguma atividade em que o executor verifica se o documento foi assinado.

▪Parar a execução do processo: Marque esta opção para que o sistema interrompa a execução do processo caso ocorra alguma falha com a assinatura do documento. Veja a seguir algumas falhas que podem ocorrer:

Possíveis falhas:

•Campos de "Signatários" em branco ou inválidos.

•Ser do tipo "Documento que iniciou o workflow" e o workflow não ter sido iniciado por um documento.

•Documento não estar convertido para PDF.

•Categoria do documento não estar configurada com assinatura digital (Docusign ou Clicksign).

•Assinatura digital da categoria do documento ser diferente da assinatura do processo (Por exemplo: processo configurado com DocuSign e o documento associado estar configurado ClickSign)

•Documento reprovado no ClickSign ou Docusign.

Dados do e-mail: Defina o assunto e o conteúdo a ser apresentado no e-mail enviado pelo DocuSign ou ClickSign.

▪Assunto: Informe o assunto/título do e-mail que será enviado solicitando a assinatura do documento.

▪Conteúdo da mensagem do e-mail: Informe a mensagem a ser apresentada no e-mail que será enviado.

Utilize esta seção para definir os usuários que realizarão a assinatura digital de documentos usando o DocuSign:

Modelo: Selecione o modelo que contém os signatários responsáveis pela assinatura digital. Neste campo estarão disponíveis os modelos da conta do DocuSign configurada nos Parâmetros gerais do SE Documento (DC035). Ao selecionar um modelo, os campos de nome e e-mail serão preenchidos com os signatários do modelo.

Signatário: Clique no botão

ao lado de "Itens" para incluir mais "nós" de signatários. Para remover algum "nó", clique no botão

ao lado do signatário a ser removido. O campo número permite ordenar a sequência de signatários, quando houver mais que um usuário.

▪Nome: Informe o nome do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o signatário através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.

▪E-mail: Informe o e-mail do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o e-mail através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.

Seleção de valor para o campo (Nome ou E-mail):

•Atributo da entidade: Nesta aba serão apresentados os campos da entidade do formulário associado ao processo. Para que o nome/e-mail do signatário seja proveniente de campos do formulário é necessário que haja um formulário associado e que os campos sejam preenchidos em uma atividade de usuário anterior à atividade do sistema.

•Atributo do processo: Nesta aba serão apresentados os atributos associados ao processo. Para que o nome/e-mail do signatário seja proveniente de atributos do processo é necessário que haja atributos associados e que os mesmos sejam preenchidos em uma atividade de usuário anterior à atividade do sistema. Recomendamos a configuração de uma regra na execução da atividade de usuário obrigando o preenchimento dos atributos.

•Valor fixo: Nesta aba é possível definir um valor fixo para o nome/e-mail do signatário.

Utilize esta seção para definir os usuários que realização a assinatura digital de documentos usando o ClickSign:

Prazo para assinatura: Selecione quantos dias os signatários terão como prazo para realizar a assinatura de documentos.

Signatário: Clique no botão

ao lado de "Itens" para incluir mais "nós" de signatários. Para remover algum "nó", clique no botão

ao lado do signatário a ser removido. O campo número permite ordenar a sequência de signatários, quando houver mais que um usuário.

▪Nome: Informe o nome do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o signatário através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.

▪E-mail: Informe o e-mail do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o e-mail através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.

▪Tipo de assinatura: Defina qual o propósito da assinatura do documento: Assinar, Assinar para aprovar, Assinar como parte, Assinar como testemunha, Assinar como interveniente, Assinar para acusar recebimento, Assinar como endossante, Assinar como endossatário, Assinar como administrador, Assinar como avalista, Assinar como cedente, Assinar como dessionário, Assinar como contratada, Assinar como contratante, Assinar como devedor solidário, Assinar como emitente, Assinar como gestor, Assinar como parte compradora, Assinar como parte vendedora, Assinar como procurador, Assinar como representante legal, Assinar como responsável solidário, Assinar como validador e Assinar para homologar.

▪O signatário possui CPF?: Marque este campo caso seja necessário que o signatário informe seu CPF.

▪CPF: Informe o CPF do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir o e-mail através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.

▪Data de nascimento: Informe a data de nascimento do signatário. Acione o botão ao lado deste campo para definir a data através de um campo de formulário, atributo do processo ou através de um valor fixo.

Seleção de valor para o campo (Nome, E-mail, CPF ou Data de nascimento):

•Valor fixo: Nesta aba é possível definir um valor fixo para o nome/e-mail do signatário.