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No painel de Navegação, presente no lado esquerdo da tela de dados da atividade, é possível registrar informações e associar objetos que complementarão a atividade. Selecione a opção desejada e preencha os campos que aparecerão na parte direita da tela:
A
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Nesta área são apresentadas as informações sobre a execução da atividade, tais como iniciador, solicitante, prioridade, prazo e descrição.
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B
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Este é o painel Navegação, que permite acessar as diversas seções que poderão estar configuradas na atividade. Este painel poderá não ser apresentado se, nos dados da atividade (Configurações  Formulário), tiver sido marcada a opção "Mostrar somente o formulário na execução da atividade".
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C
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Nesta área são apresentadas informações referentes ao menu selecionado no painel Navegação.
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D
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Nesta área são apresentados alguns submenus que foram configurados para a atividade. Poderão estar disponíveis para preenchimento, na atividade, formulários, atributos, requerimentos, checklist, subatividades, entre outros.
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E
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Nesta área serão apresentadas as associações (com outros componentes do sistema) que poderão ser realizadas na atividade. As associações apresentadas dependem da configuração realizada na atividade (Configurações Associação) e da disponibilidade do componente na licença de acesso.
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A imagem acima é meramente ilustrativa e tem por objetivo exemplificar as seções e campos que poderão ser apresentados no painel de Navegação. É importante ressaltar que sua disponibilidade irá variar de acordo com as configurações realizadas durante o cadastro e modelagem do processo (SE Processo).
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Nesta área (D) são apresentadas alguns submenus que foram configurados para a atividade. A configuração desses submenus é feita durante a modelagem do processo, por meio da seção "Configurações" nos dados da atividade.
No painel da área destacada (A), estão disponíveis as informações sobre a execução da atividade. Estão disponíveis as seguintes informações/configurações:
Iniciador: Neste campo são exibidos o nome e a foto do usuário que registrou o problema. Clique sobre o nome ou foto do iniciador do problema ao qual pertence a atividade para visualizar seus dados.
Solicitante: Para informar o solicitante, acione o botão  e, na tela que será aberta, informe o solicitante do problema. Este campo somente será apresentado se, nos dados do processo (Configurações Instância), estiver marcada a opção "Permitir informar solicitante". Para que o executor possa informar ou alterar o solicitante, a opção "Permitir alterar solicitante" deverá ter sido marcada na configuração da atividade (Configurações Instância) que está em execução. Também é importante destacar que, de acordo com a configuração efetuada nos dados do processo (Configurações Instância), o solicitante poderá ser um usuário do sistema ou um cliente (empresa).
Informar prioridade: Para informar a prioridade, acione o botão e, na tela que será aberta, informe o resultado de cada critério de avaliação. A forma de informar os valores e os critérios disponíveis irão variar de acordo com as configurações realizadas no momento do registro do método de avaliação (SE Processo). Esta opção somente será apresentada se, nos dados do processo (Configuração Instância), for associado um método de avaliação. Para que o executor possa informar ou alterar a prioridade, a opção "Permitir alterar prioridade" deverá ter sido marcada na configuração da atividade (Configurações Instância) que está em execução.
Prazo da atividade: Esta opção informa se a atividade possui um prazo ou não e, caso possua, se ela se encontra em dia ou atrasada. O prazo de uma atividade é definido por meio do preenchimento do campo Duração da tela de dados da atividade, no momento da modelagem do processo. Com isso, o sistema calcula o prazo baseado no calendário padrão utilizado pelo processo.
Descrição: Se durante o registro do problema, a descrição tiver sido informada, ela será apresentada neste campo. Caso contrário, acione o botão para informar ou alterar a descrição do problema. Para que o executor possa informar ou alterar a descrição, a opção "Permitir alterar a descrição" deverá ter sido marcada na configuração da atividade (Configurações Instância) que está em execução.
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Ao selecionar o item "pai" da área que corresponde aos dados da atividade (D), serão exibidas as descrições e documentos do processo do problema e da respectiva atividade que está em execução:
Descrição do processo: Neste painel será apresentada a descrição informada nos dados do processo (SE Processo). Esta descrição pode, por exemplo, conter informações sobre o uso do processo em questão na organização.
Descrição da atividade: Neste painel será apresentada a descrição informada nos dados da atividade durante a modelagem do processo (SE Processo). Esta descrição pode, por exemplo, conter informações sobre o que deve ser feito durante a execução da atividade, ou o que se espera alcançar com a execução da atividade.
Documento do processo: Neste painel serão exibidos os documentos associados nos dados do processo (Documentação Documento). Estes documentos poderão ser utilizados como documentos normativos, ou seja, servem como modelo para possíveis consultas. Para isso, utilize os botões da barra de ferramentas lateral de cada campo para visualizar o arquivo eletrônico ou os dados do documento.
Documento da atividade: Neste painel serão exibidos os documentos associados nos dados da atividade (Documentação Documento). Estes documentos poderão ser utilizados como documentos normativos, ou seja, servem como modelo para possíveis consultas. Para isso, utilize os botões da barra de ferramentas lateral de cada campo para visualizar o arquivo eletrônico ou os dados do documento.
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A seção de formulários somente será apresentada, se nos dados da atividade (Configurações Formulário), for associado um formulário. Sendo assim, se a atividade tiver sido configurada com um formulário, o primeiro item apresentado na seção (B) corresponde ao formulário da atividade.
Por padrão, quando houver um formulário associado, ele estará selecionado pelo sistema e poderá estar habilitado para preenchimento ou apenas para visualização, de acordo com a configuração realizada no momento de sua associação à atividade. Se a opção "Mostrar somente o formulário na execução da atividade" estiver marcada na atividade, a execução da atividade se resumirá apenas ao preenchimento do formulário, ou seja, não haverá atributos ou checklists para serem preenchidos durante a execução da atividade. No caso de um processo com alguma automação, será apresentado um novo botão na barra de ferramentas (Ribbon) para que seja possível associar o objeto requerido, como "Documento da revisão", por exemplo.
O preenchimento do formulário irá variar de acordo com sua modelagem, porém, além dos campos do formulário, alguns containers poderão estar habilitados para preenchimento:
▪Plano de ação: Se o formulário da atividade em questão estiver configurado com container de plano de ação, então será possível planejar um novo plano de ação ou associar plano de ação existente, desde que esta associação tenha sido configurada na atividade durante a modelagem do processo, no SE Processo. Se o container estiver configurado, mas o plano de ação tiver sido planejado ou associado em outra atividade do problema, então o plano de ação será apresentado apenas para visualização no formulário. ▪Perda operacional: Se os controles de risco operacional tiverem sido habilitados para o problema, e se o formulário na atividade em questão estiver configurado com o respectivo container, então será possível preencher as informações referentes à perda operacional. Vale lembrar que, se a associação de riscos estiver habilitada na atividade, os riscos somente poderão ser associados pelo container de perda operacional. ▪Análise de causa: Se o formulário da atividade em questão estiver configurado com container de análise de causa, então será possível realizar o registro da análise do problema, desde que esta associação tenha sido configurada na atividade durante a modelagem do processo, no SE Processo.
Lembre-se de que, dependendo das configurações realizadas na ação da atividade, no momento da modelagem do processo o formulário somente será salvo com sucesso se obedecer à regra configurada.
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A seção Atributo somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Atributo), for associado um ou mais atributos. Sendo assim, informe o valor dos atributos que complementam a atividade. Aqueles que forem requeridos devem ter, obrigatoriamente, seus valores preenchidos. Já os atributos bloqueados serão preenchidos pelo sistema com o valor padrão definido no momento de sua associação à atividade do processo que está sendo executada. Lembre-se de que a forma de preencher um atributo varia de acordo com as configurações estabelecidas no momento de seu cadastro (SE Processo).
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A seção Checklist somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Checklist), for associado um checklist. Nesta seção será apresentada uma lista de perguntas que auxiliará o responsável a realizar a execução da atividade devidamente. Para respondê-las, selecione na coluna correspondente a opção equivalente à resposta desejada para cada pergunta: Sim, Não ou N/A. De acordo com as configurações realizadas no momento do cadastro do checklist (SE Processo), o preenchimento das Observações poderá ser obrigatório ou não.
Lembre-se de que as perguntas podem ser preenchidas pelo sistema com uma Resposta padrão, de acordo com as configurações realizadas no momento do registro do checklist.
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A seção Requerimento somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Requerimento), for associado um requerimento. Nesta seção são apresentados os requerimentos configurados para a atividade, nos quais poderão ser associados documentos ou anexos, de acordo com a configuração definida no momento de seu registro. Para isso, acione o botão  , localizado na coluna Anexo/Documento, e selecione o anexo/documento que será associado ao requerimento.
É importante ressaltar que somente estarão disponíveis para seleção os anexos e documentos que foram previamente associados à atividade. Utilize os demais botões desta coluna se for necessário incluir um novo documento/anexo, visualizar ou limpar o documento/anexo selecionado.
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A seção Subatividade somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Instância), tiver sido marcada a opção "Permitir criar subatividades". Nesta seção será possível incluir atividades complementares, para serem realizadas durante a execução do problema.
Para uma melhor organização, estas atividades serão apresentadas em forma de estrutura, abaixo da atividade do problema que está em execução.
Marque a opção "Esperar a execução das subatividades para executar a atividade atual" para definir que as subatividades devem ser executadas antes da atividade do problema que está em execução. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral, conforme necessário:
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Acione este botão, para incluir uma nova subatividade. É importante ressaltar que os dados que devem ser informados e configurados em uma subatividade são similares aos dados informados em uma atividade prevista na modelagem do processo. Por isso, consulte a documentação específica do componente SE Processo para obter mais detalhes sobre como preencher os campos da tela de dados de uma atividade.
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Acione este botão para visualizar os dados da subatividade selecionada.
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Acione este botão para excluir a subatividade selecionada.
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▪A subatividade deve ser executada de forma semelhante à atividade de processo, ou seja, ela será apresentada na lista de registros pendentes, da tela principal. Após preencher os campos necessários de sua tela de dados, basta acionar o botão "Executar" da seção Ações. ▪Note que a subatividade não será apresentada no fluxograma do processo, apenas identificada por meio de um ícone, no elemento que representa a atividade de processo à qual ela pertence. |
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A seção Formulário de arquivo somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Formulário de arquivo), for associado um formulário de arquivo. Nesta seção são apresentados os formulários de arquivo que foram associados à atividade no momento da modelagem do processo. Utilize os botões da barra de ferramentas lateral, conforme necessário:
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Acione este botão para visualizar e/ou editar o arquivo eletrônico do formulário selecionado na lista de registros. Lembre-se de que somente será possível editar o arquivo se a coluna "Somente leitura" não for marcada na tela de dados da atividade, no momento da modelagem do processo (SE Processo).
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Após visualizar o arquivo eletrônico e realizar as alterações necessárias, acione este botão para homologar o registro selecionado.
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Acione este botão para visualizar a tela de dados do formulário de arquivo selecionado na lista de registros.
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A seção Tarefa somente será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Tarefa), for associada uma tarefa. Nesta seção são apresentadas as tarefas que devem ser realizadas durante a execução da atividade. Para indicar que uma tarefa foi executada, acione o botão da barra de ferramentas lateral e preencha os seguintes campos da tela que será apresentada:
i.
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O campo Tarefa é preenchido pelo sistema com o nome da tarefa que está sendo executada.
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ii.
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Na aba Geral estão disponíveis os seguintes campos referentes à execução da atividade:
Responsável pela execução: Marque a opção correspondente e preencha os campos que ficarão habilitados:
▪Área: Selecione a área cujos usuários são os responsáveis pela execução da tarefa. Utilize os demais botões localizados ao lado do campo para cadastrar uma nova área, preencher o campo com a área do usuário conectado ou limpar o valor preenchido. ▪Função: Selecione a função exercida pelos usuários que são responsáveis pela execução da tarefa. Utilize os demais botões localizados ao lado do campo para cadastrar uma nova função, preencher o campo com a função do usuário conectado ou limpar o valor preenchido. ▪Área/Função: Selecione, nos respectivos campos a área e função dos usuários responsáveis pela execução da tarefa. ▪Usuário: Selecione o usuário responsável pela execução da tarefa. Utilize os demais botões localizados ao lado do campo para registrar um novo usuário, preencher o campo com os dados do usuário conectado ou limpar o valor preenchido. ▪Outro: Informe o responsável pela execução da tarefa. Realizado: Informe, nos seguintes campos, o quanto da tarefa já foi executado:
▪Data início: Este campo é preenchido com a data atual, mas é possível editá-la. Neste caso, selecione a data na qual a execução da tarefa teve início. ▪Data fim: Selecione a data do término da execução da tarefa. ▪Duração real: Informe o tempo real de execução da tarefa. ▪Duração prev.: Este campo é preenchido com o tempo previsto para a execução da tarefa, definido no SE Processo. |
iii.
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Utilize a aba Comentário para registrar informações relevantes sobre a execução da tarefa.
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iv.
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Após informar os campos acima, salve o registro.
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Na seção Observação devem ser registradas informações referentes à execução da atividade. O preenchimento deste campo será obrigatório, caso o executor da atividade deseje delegar a atividade para outro usuário ou retornar o fluxo para a execução da atividade anterior à atividade. Este campo também poderá ser obrigatório se a ação a ser executada na ação estiver configurada com o preenchimento obrigatório do item "Observação".
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A seção Questionário será apresentada se, nos dados da atividade (Configurações Questionário), tiver sido selecionado um modelo de questionário. Nesta seção será apresentado, em modo de execução, o questionário que foi criado a partir do modelo associado no processo do problema. O questionário poderá ser respondido tanto pela tela de execução de atividade quanto pela tarefa Responder questionário do SE Questionário.
Vale lembrar que, se houver alguma equipe de preenchimento definida no modelo de questionário, o questionário apresentado na atividade somente poderá ser respondido pelos membros dessa equipe, ou seja, ele não ficará habilitado para preenchimento para o executor da atividade do problema em questão.
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Na Análise de causa é possível realizar o registro da análise do problema. Somente será possível realizar a análise de causa se a opção "Análise de causa" tiver sido configurada durante a modelagem do processo. A seção Análise de causa poderá ser apresentada no painel de Navegação ou no Formulário da atividade: Esta seção será apresentada no formulário se tiver sido associado na atividade um formulário modelado com o container de análise de causa. Caso contrário, esta seção será exibida no painel de Navegação. Independentemente de onde a seção Análise de causa estiver sendo exibida, a análise ocorrerá da mesma forma, por meio das seções Ferramenta de Análise e Causa:
▪A seção Ferramenta de Análise somente será apresentada se a Utilização das ferramentas de análise estiver habilitada nos dados do tipo do problema (aba Análise de causa). ▪Os dados da Causa poderão ser preenchidos e/ou serão requeridos conforme a configuração efetuada nos dados do tipo do problema (aba Análise de causa). |
▪Através da seção Ferramenta de análise, é possível efetuar o registro através das ferramentas de análise disponíveis no SE Suite: 5 Porquês, FTA e Espinha de peixe. Poderá ser registrada uma nova análise ou ser associada uma análise já existente. Para registrar uma nova análise, basta clicar sobre uma das opções de ferramentas, enquanto para associar uma análise existente, basta clicar na opção "Associar". Para obter mais detalhes sobre como realizar uma análise, consulte a seção Registrando uma ferramenta de análise. ▪Através da seção Causa, serão apresentadas as causas associadas à ferramenta de análise, porém é possível cadastrar as causas sem que estejam associadas a uma ferramenta de análise. Esta seção permite associar as causas raízes e as causas potenciais do problema, juntamente com o percentual de probabilidade de a causa ter gerado o problema, além da área responsável pela causa. Vale lembrar que, se a ferramenta de análise for removida, as causas associadas à ferramenta também serão removidas desta seção. Estão disponíveis os seguintes botões nesta seção:
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Acione este botão para cadastrar uma nova causa. Não é necessário que haja uma ferramenta de análise para a inclusão das causas do problema.
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Acione este botão para editar uma causa. Este botão somente será apresentado ao selecionar uma causa cadastrada na seção Causa. As causas associadas à ferramenta somente poderão ser editadas através da ferramenta de análise.
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Acione este botão para visualizar as informações da causa do problema. Este botão somente será apresentado ao selecionar uma causa cadastrada através da ferramenta de análise.
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Acione este botão para excluir uma causa. Este botão somente ficará habilitado ao selecionar uma causa cadastrada na seção Causa. As causas associadas à ferramenta somente poderão ser excluídas através da ferramenta de análise.
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A inclusão de planos de ação no problema somente será possível se a associação com o SE Plano de ação tiver sido habilitada durante a modelagem do processo. A seção Plano de ação poderá ser apresentada no painel de Navegação ou no Formulário da atividade: Esta seção será apresentada no formulário se, na configuração da associação, tiver sido selecionado o container do formulário no qual serão exibidos os planos de ação da atividade. Caso contrário, esta seção será exibida no painel de Navegação.
Independentemente de onde a seção Plano de ação estiver sendo exibida, a inclusão de planos ocorrerá da mesma forma, por meio dos seguintes botões:
Incluir: Acione este botão e selecione uma das seguintes opões de inclusão:
▪Plano de ação: Na tela que será apresentada, selecione o tipo que classificará o plano de ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento será apresentada a tela de dados do plano de ação, possibilitando sua configuração. ▪Plano de ação a partir de um modelo: Na tela que será apresentada, localize e selecione o plano de ação que servirá como modelo para o plano de ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento será apresentada a tela de dados do plano de ação, possibilitando sua configuração. ▪Ação isolada: Na tela que será apresentada, localize a categoria que classifica a ação isolada que será cadastrada. Salve a seleção feita. Neste momento, será apresentada a tela de dados da ação isolada, possibilitando sua configuração. Associar: Acione este botão e selecione uma das seguintes opções de associação:
▪Plano de ação: Na tela que será apresentada, localize e selecione o plano de ação já registrado que deseja associar ao problema. ▪Ação isolada: Na tela que será apresentada, localize e selecione a ação isolada já registrada que deseja associar ao problema.
Para que este recurso funcione corretamente, é necessário que o componente SE Plano de ação possua uma chave de licença ativa no SE Suite.
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▪Consulte a documentação específica do componente SE Plano de Ação para obter mais detalhes sobre o preenchimento da tela de dados e sobre a configuração da estrutura do plano de ação. ▪A inclusão ou associação de planos ou de ações isoladas pode não estar disponível caso as operações não tenham sido permitidas na configuração da integração com o plano de ação. ▪Vale lembrar que, caso esteja configurada, a execução da atividade poderá ser restringida pelo sistema se o plano ou a ação isolada associada não atender às configurações de integração com o plano de ação. ▪Se na configuração da associação na atividade, durante a modelagem do processo, tiver sido selecionada a opção "Bloquear a finalização manual do planejamento do plano de ação", a finalização manual do planejamento do plano de ação será bloqueada. ▪Se a atividade não estiver configurada para permitir incluir/associar planos, e houver algum plano associado na instância, se o executor da atividade for o responsável pelo plano de ação ou fizer parte da equipe responsável pelo plano, a tela de dados do plano de ação será aberta em modo de edição; caso contrário, a tela de dados será apresentada em modo de visualização. No caso da ação isolada, o executor da atividade deve ser o responsável pela ação ou fazer parte da equipe responsável. |
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Através da seção Anexo, é possível incluir anexos relacionados à atividade que está sendo executada. A seção Anexo poderá ser apresentada no painel de Navegação ou no Formulário da atividade: Esta seção será apresentada no formulário se o container de anexos estiver modelado nele. Caso contrário, esta seção será exibida no painel de Navegação. Na parte superior desta seção, é possível selecionar as seguintes opções:
▪Todos os níveis: Apresenta na lista de registros os anexos que foram incluídos durante a execução das atividades de qualquer nível do problema. ▪Instância corrente: Apresenta na lista de registros os anexos que foram incluídos durante a execução de todas as atividades do problema. ▪Atividade em execução: Apresenta na lista de registros apenas os anexos que foram incluídos durante a execução da atividade.
Note que:
▪Se a atividade possuir múltiplos executores, um anexo somente poderá ser editado/excluído pelo usuário que o incluiu, e somente durante a execução da atividade. ▪Se a atividade NÃO possuir múltiplos executores, um anexo poderá ser editado/excluído durante a execução da atividade, independentemente de quem o incluiu. Para obter mais detalhes sobre como associar anexos ao registro, consulte a seção Incluindo anexos.
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Através da seção Histórico, localizada no painel de Navegação, é possível visualizar os principais eventos ocorridos durante a execução do problema até a data atual. Ao marcar a opção "Exibir histórico completo", todos os eventos ocorridos até a data atual serão apresentados, com detalhes.
Para inserir um comentário, clique no botão "Comentar" apresentado abaixo de cada evento ocorrido na instância. Também é possível inserir comentários acionando o botão "Comentário" no painel de botões da instância. Na tela que será aberta, registre o comentário desejado. O comentário realizado será apresentado na linha do tempo ou hierarquicamente abaixo do evento comentado. É possível editar o comentário ou eliminá-lo, por meio dos botões Alterar e Excluir do evento do comentário.
Note que:
▪Se a atividade possuir múltiplos executores, um comentário somente poderá ser editado/excluído pelo usuário que o incluiu, e somente durante a execução da atividade. ▪Se a atividade NÃO possuir múltiplos executores, um comentário poderá ser editado/excluído durante a execução da atividade, independentemente de quem o incluiu. ▪O sistema inclui um evento no histórico ao editar/excluir um comentário. |
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Por meio da seção Fluxograma, é possível visualizar o fluxograma do processo do problema, permitindo acompanhar em qual ponto do fluxo está ocorrendo a execução da atividade.
Passe o mouse sobre os elementos do fluxograma (atividades, subprocessos, decisões etc.) para visualizar seus dados (situação, data de início, executor etc.). Consulte a documentação específica do componente SE Processo para obter mais informações sobre fluxogramas de processos.
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A seção Segurança somente será apresentada ao iniciador do processo se, nos dados da segurança do processo (SE Processo), a opção "Permitir ao iniciador alterar permissões de consulta da instância" estiver marcada.
Por meio desta seção, durante a execução de qualquer atividade em que o iniciador é responsável pela execução, ele poderá definir os usuários que poderão ou não visualizar a instância em questão. Para isso, utilize os seguintes botões:
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Acione este botão para incluir uma nova permissão de visualização no problema em questão. É importante ressaltar que o iniciador somente poderá atribuir o controle de Visualizar para o novo controle de acesso.
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Acione este botão para editar uma permissão de visualização no problema em questão. Selecione o registro desejado antes de acionar o botão.
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Acione este botão para remover uma nova permissão de visualização do problema em questão. Selecione o registro desejado antes de acionar este botão.
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Acione este botão para importar os acessos configurados no tipo do processo, para que estes sejam apresentados na lista de segurança do problema.
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Na seção Associações, na área destacada (E), é possível realizar associações de itens de outros componentes à atividade. Acesse a subseção correspondente ao objeto que deseja associar à atividade. Na parte superior das seções de alguns objetos, é possível selecionar as seguintes opções:
▪Instância corrente: Apresenta na lista de registros os objetos que foram incluídos durante a execução das demais atividades do problema. ▪Atividade em execução: Apresenta na lista de registros apenas os objetos que foram incluídos durante a execução da atividade atual.
Consulte a seção Associações para obter mais detalhes sobre a associação de objetos nos dados da atividade de problema.
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Se na configuração da ação que será executada tiver sido definido, durante a modelagem do processo (SE Processo), que alguma associação é obrigatória, executar a atividade com a ação desejada somente será possível depois que o objeto estiver associado na atividade.
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Acione o botão Salvar para apenas salvar os dados informados na tela de dados da atividade sem executá-la, ou seja, a atividade permanecerá na lista de registros pendentes e não prosseguirá no fluxo do processo.
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