Tarefa:
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Arquivamento corrente
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Quem recebe:
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Responsáveis pelo arquivamento, definidos na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que será arquivado.
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Quando:
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O recebimento da guia corrente for aprovado. Se nos parâmetros gerais for marcada a opção "Ao cadastrar o documento, enviar automaticamente para a tarefa de arquivamento" e o documento estiver sendo enviado para a sua primeira etapa de arquivamento, esta tarefa será gerada sem a necessidade de emitir e receber guia de transferência.
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Finalidade:
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Manter um documento cadastrado no sistema arquivado na etapa Corrente.
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Como executar esta tarefa:
1.
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Na lista de registros pendentes, selecione o documento que será arquivado na etapa "Corrente". É possível arquivar de mais de um documento por vez, na respectiva etapa. Para isso, utilize as teclas SHIFT ou CTRL do teclado, ou o check ao lado de cada registro.
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2.
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Em seguida, acione o botão  da barra de ferramentas.
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3.
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Neste momento, será aberta a tela de arquivamento. Estão disponíveis os seguintes campos:
Campo
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Usuário
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Apresenta o nome do usuário que está realizando o arquivamento.
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Área
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Apresenta o nome da área do usuário que está realizando o arquivamento.
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Data
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Este campo somente será apresentado se, na tabela de temporalidade associada à categoria do documento que está sendo arquivado, for selecionada a opção "Data de arquivamento" no campo Data de início do tempo de retenção. Neste caso, selecione a data real na qual foi realizado o arquivamento. Com isso, o sistema contabilizará o tempo de retenção do documento a partir desta data.
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Caminho físico (Padrão)
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Preencha este campo se todos os documentos apresentados na lista de registros na parte inferior da tela serão arquivados em um mesmo repositório. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se no menu Configuração  Parâmetros gerais aba Arquivo físico, for marcada a opção "Restringir área do arquivo físico" somente serão apresentados na estrutura de locais de armazenamento, os repositórios pertencentes à mesma área do usuário conectado. Veja na lista de botões a seguir, como definir um repositório específico para cada documento.
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Documento (Barcode)
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Preencha este campo para incluir documentos, que deverão ser arquivados, na lista de registros localizada na parte inferior da tela. Neste caso, informe o identificador ou código de barras do documento desejado e acione o botão "Incluir" ao lado do campo. Repita o procedimento para incluir quantos documentos desejar. O código de barras de um documento é gerado no componente SE Documento, por meio do relatório "Etiqueta dos documentos".
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Na lista de registros na parte inferior da tela, são apresentados os dados dos documentos que estão sendo arquivados e onde serão armazenados. Na barra de ferramentas lateral, estão disponíveis os seguintes botões:
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Acione este botão para que o documento selecionado na lista de registros seja arquivado em um repositório específico. Neste caso, na estrutura de locais de armazenamento que será apresentada, selecione o repositório desejado. Se no campo Caminho físico descrito anteriormente, já foi selecionado um repositório padrão, este botão possibilita alterar o repositório onde um determinado documento listado será armazenado. O documento já poderá ter o repositório onde será arquivado definido, se ele pertencer a uma categoria que está associada a um repositório por meio do recurso de endereçamento automático, porém, é possível editar esta definição.
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Acione este botão para excluir o documento selecionado da lista de arquivamento.
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Acione este botão para visualizar a tela de dados do documento selecionado na lista de registros. Consulte a documentação específica do componente SE Documento para obter mais detalhes sobre a tela de dados de um documento.
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4.
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Após informar os campos necessários, salve o registro. Neste momento, o sistema emitirá um alerta informando que ao arquivar o documento não será possível retorná-lo à etapa anterior e se deseja confirmar a operação. Escolha a opção desejada:
Cancelar: O documento não é arquivado e permanece pendente.
OK: O sistema questionará se deseja visualizar o relatório para impressão. Escolha a opção desejada:
▪OK: O documento será armazenado na etapa "Corrente" e será apresentado um relatório com etiquetas, que poderão ser impressas, para identificar os documentos no repositório. ▪Cancelar: Os documentos serão armazenados na etapa "Corrente", pelo período configurado no prazo de retenção e não será apresentado o relatório de etiquetas.
Quando vencer o prazo de retenção do documento na etapa Corrente, o sistema gerará uma guia de transferência para ser emitida para a próxima etapa de arquivamento que for configurada na tabela de temporalidade associada à sua categoria.
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