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Editar modelo de encuesta

Para editar un modelo de encuesta ya registrado, acceda al menú "Registro Modelo de encuesta". Enseguida, ubique el registro deseado, selecciónelo y haga clic en el botón de la pantalla principal.

En este momento, se abrirá la pantalla de datos del modelo. Si no es la primera revisión del modelo de encuesta, y en su tipo se definió que el proceso de revisión será:

▪ISO9000/Workflow: Para habilitar los campos descritos a continuación para edición, será necesario accionar el botón Incluir nueva revisión de la barra de herramientas.

▪Simplificado: Para habilitar los campos descritos a continuación para edición, será necesario accionar el botón Habilitar edición de la barra de herramientas.

Siga los pasos a continuación para configurar las secciones disponibles después del registro del modelo:

Datos generales

Datos generales

En esta sección, están presentes los datos del modelo, además de sus configuraciones generales, definidos durante su registro.

Vea los detalles de la configuración de los campos de los Datos generales en el tema Incluir modelo de encuesta.

Sección

Registre las preguntas dentro de las secciones para configurar la estructura de presentación de las encuestas basadas en el modelo en cuestión:

1.En la barra de herramientas lateral, haga clic en el botón para incluir una de las siguientes opciones.

▪Sección: Permite incluir una nueva sección en la estructura del modelo. Vea más detalles sobre esta operación en la sección Estructura de la encuesta Sección.

▪Sección existente: Permite incluir en la estructura del modelo una sección proveniente de una encuesta ya incluida en el sistema.

▪Pregunta: Permite incluir una nueva pregunta en la sección seleccionada en la estructura del modelo.

▪Pregunta existente: Permite incluir una pregunta ya registrada en el sistema, en la sección seleccionada en la estructura del modelo.

▪Selección aleatoria: Esta opción solo se presentará si la sección está siendo incluida en un modelo de modo "Test". Permite configurar que las preguntas de la sección seleccionada en la estructura del modelo sean elegidas aleatoriamente por el sistema.

2.Después de incluir las opciones deseadas, haga clic en el botón , si desea editar algún ítem seleccionado en la estructura del modelo.

3.El sistema ya presenta en la estructura la introducción, el agradecimiento y una sección creada previamente. Al posicionar el mouse en la columna "Condicional" de una pregunta en la estructura del modelo, será presentado el botón "Expresión condicional". Haga clic en él para configurar una condición para que la pregunta en cuestión sea presentada.

Respondedor

Esta sección debe ser llenada si desea predefinir a los usuarios que responderán las encuestas basadas en el modelo en cuestión.

Si los respondedores que desea incluir pertenecen a SE Suite, siga los pasos a continuación:

1.Haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral y, en la pantalla que se abrirá, seleccione la opción SE Suite.

2.En el campo Control, , seleccione una de las siguientes opciones para definir a los respondedores de la encuesta:

▪Unidad organizativa: Los usuarios de determinada unidad organizativa serán respondedores de la encuesta.

▪Función: Los usuarios que ejercen determinada función serán respondedores de la encuesta.

▪Área/Función: Los usuarios de una determinada área y que ejercen una función específica serán respondedores de la encuesta.

▪Usuario: Un usuario específico será el respondedor de la encuesta.

▪Grupo: Los usuarios que componen un grupo registrado en SE Encuesta serán los respondedores de la encuesta.

▪Usuario externo: Usuarios externos configurados en el componente SE Administración, serán respondedores de la encuesta.

3.De acuerdo con el tipo de acceso seleccionado, los Filtros quedarán habilitados para el llenado. Utilícelos para facilitar la búsqueda de los registros deseados.

4.Si el control es Unidad organizativa, será presentada la jerarquía de unidades de negocios y las áreas pertenecientes a ellas (si las hay).

▪Marque las unidades de negocio y/o áreas deseadas. Al marcar la opción "Considerar niveles inferiores" presente en la parte inferior de la pantalla, las unidades organizativas que estén abajo, en la jerarquía, de la unidad organizativa marcada, también serán consideradas. Note que al marcar esta opción, si posteriormente fueron incluidas nuevas subunidades organizativas (sean ellas unidades de negocio o áreas), estas serán incorporadas automáticamente a la lista de respondedores.

▪Al lado de la jerarquía están disponibles también, botones que permiten marcar todos los niveles inferiores de una determinada unidad organizativa o desmarcar todos los niveles inferiores. Es importante resaltar que, al utilizar el botón "Marcar todos los niveles inferiores" si, posteriormente, son incluidas nuevas subunidades organizativas, estas no serán incorporadas a la lista de respondedores.

5.Después de informar los campos de arriba, presione la tecla ENTER del teclado. De acuerdo con el tipo de acceso seleccionado y de los valores informados en los filtros, el resultado será presentado en la lista de registros, ubicada en la parte inferior de la pantalla. Seleccione aquellos que compondrán la lista de respondedores. Utilice las teclas SHIFT o CTRL del teclado o el check al lado de cada ítem para seleccionar más de un registro a la vez.

Si los respondedores que desea incluir son Invitados que no pertenecen a SE Suite, siga los pasos a continuación:

1.Haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral y, en la pantalla que se abrirá, seleccione la opción Invitado.

2.Arrastre un archivo o use el botón de seleccionar para hacer el upload de un archivo .csv o .xls con la lista de nombres y e-mails de los respondedores deseados. Los respondedores informados en la planilla serán presentados en la Lista de respondedores.

3.Obtenga una planilla modelo haciendo clic en las opciones "Modelo de importación CSV" y "Modelo de importación XLS".

4.Si prefiere no utilizar un archivo para hacer la lista de respondedores, en Lista de respondedores, informe manualmente el nombre y el e-mail de todos los invitados, separándolos por ",". Por ejemplo: Juan,juan@email.com. Presione la tecla ENTER del teclado para agregar al respondedor informado a la lista.

5.Haga clic sobre la "X" en el card del respondedor que desea quitar de la lista. Para eliminar todos los respondedores simultáneamente, utilice la opción Limpiar de la parte superior de la lista.

Si los respondedores que desea incluir están en una Encuesta ya registrada, siga los pasos a continuación:

1.Haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral y, en la pantalla que se abrirá, seleccione la opción Copiar registro.

2.En el campo Encuesta, ubique y seleccione una encuesta registrada en el sistema, cuyos respondedores desea copiar para el modelo en cuestión.

3.En la lista, en la parte inferior, serán presentados los respondedores de la encuesta seleccionada. Marque aquellos que desea copiar.

Después de realizar las configuraciones necesarias, haga clic en el botón Guardar, en la parte inferior de la pantalla. Si desea continuar en la pantalla, marque la opción correspondiente al lado del botón "Guardar". De lo contrario, el sistema cerrará la pantalla y agregará el respondedor a la lista.

Interesado

En esta sección se deben incluir los interesados en recibir notificación sobre las encuestas basadas en el modelo en cuestión.

1.Habilite las etapas en las que desea que los interesados sean notificados:

▪Iniciar etapa de corrección: El sistema enviará una notificación cuando la etapa de corrección de las encuestas sea iniciada. Esta opción solo se presentará si el modo del modelo es "Test".

▪Iniciar etapa de análisis crítico: El sistema enviará una notificación cuando la etapa de análisis crítico de las encuestas sea iniciada. Esta sección solo se presentará si, en el tipo que clasifica el modelo, está marcada la opción "Análisis crítico".

▪Iniciar etapa de finalización: El sistema enviará una notificación cuando la etapa de finalización de las encuestas sea iniciada. Esta opción solo se presentará si, en el tipo que clasifica el modelo, está marcada la opción "Finalización".

▪Finalizar la encuesta: El sistema enviará una notificación cuando todas las etapas configuradas para las encuestas sean concluidas.

2.Enseguida, haga clic en el botón de la barra de herramientas lateral e incluya los usuarios que serán notificados en las etapas habilitadas anteriormente. El proceso de inclusión es el mismo utilizado en la sección Respondedor.

3.Después de realizar las configuraciones necesarias, haga clic en el botón Guardar, en la parte inferior de la pantalla. Utilice los demás botones de la barra de herramientas lateral para excluir y visualizar los datos del interesado seleccionado en la lista.

E-mail

En esta sección, es posible configurar el e-mail que será enviado a los respondedores de las encuestas basadas en el modelo.

Seleccione la opción deseada para el envío del e-mail:

▪Estándar: Será enviado a los respondedores el e-mail estándar del SE Suite. Utilice los campos habilitados, para informar el asunto y el mensaje que será presentado en el e-mail. En el campo Previsualización es posible visualizar cómo será el e-mail enviado a los respondedores.

▪Específico: Será enviado a los respondedores un email personalizado, proveniente de un archivo modelo. En los campos habilitados, informe el asunto del e-mail y seleccione el archivo modelo que contiene el template del e-mail. En el campo Previsualización, es posible visualizar cómo será el e-mail enviado a los respondedores.

Revisión

La información presentada en esta sección variará según el proceso de revisión definido en el tipo que clasifica el modelo de encuesta:

▪Simplificado: Será presentado un historial de las versiones del modelo de encuesta. Utilice el botón para visualizar los datos del modelo en la versión seleccionada en la lista.

▪Modelo ISO9000/Workflow: Si el modelo de encuesta tiene una revisión en marcha, serán presentadas subsecciones que permitirán configurarla. Vea la descripción detallada de estas subsecciones en el tema Revisión.

Aprobación

La sección Aprobación solo se presentará si, en el tipo que clasifica el modelo, se definió que la etapa de planificación, análisis crítico y/o finalización de las encuestas basadas en él pasará por aprobación.

En este caso, se presentará una subsección para cada etapa que tiene la aprobación configurada, en las que es posible consultar o definir los responsables por la aprobación, en consonancia con las configuraciones realizadas en el tipo que clasifica el modelo.

El llenado de la información de cada subsección depende del tipo de ruta seleccionada. Si es una ruta del tipo "Fijo único", ella no podrá ser editada.

1 - Llenado por el sistema según la configuración realizada en el momento del registro de la ruta, siendo posible editarlo.

Si el tipo de ruta definido para la aprobación de la etapa en el tipo es "Variable", en la barra de herramientas lateral de la lista de registros, será posible:

▪Incluir un nuevo responsable por la aprobación.

▪Editar los datos del responsable por la aprobación.

▪Excluir al responsable seleccionado en la lista de registros.

Al incluir un nuevo responsable en una ruta asociada a la aprobación de la planificación/análisis crítico/finalización, esta inclusión no se aplicará al registro de la ruta realizado por el menú Configuración Ruta responsable.

Documentación

En esta sección, pueden ser asociadas documentaciones relacionadas con el modelo de encuesta.

Adjunto: En Adjunto, es posible incluir, excluir, descargar y visualizar los adjuntos relacionados con la encuesta. Para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos en el registro, consulte la sección Incluir adjuntos.

Documento: Si el componente SE Documento forma parte de las soluciones adquiridas por su organización, en Documento será posible asociar, desasociar y visualizar el archivo electrónico y los datos de los documentos relacionados con la encuesta. Consulte la sección Incluir documentos para obtener más detalles sobre cómo incluir y/o asociar documentos de SE Documento.

Previsualizar

Haga clic en esta opción para visualizar como las encuestas basadas en el modelo en cuestión serán presentadas a los respondedores, en el momento de su respuesta.

Reportes

Haga clic en la flecha ubicada debajo de Reportes y seleccione la opción correspondiente para generar un reporte de encuesta en blanco, configurar nuevos reportes y consultar los parámetros que podrán ser utilizados en la configuración de nuevos reportes.

Importar

Si en el tipo que clasifica el modelo se configuró que su revisión será "Modelo ISO9000" o "Workflow", esta opción solo estará disponible para los elaboradores o para los ejecutores de la actividad de revisión que tengan permiso para editar la sección.

1.Haga clic en esta opción para importar la estructura (secciones, preguntas, respuestas, introducción y agradecimiento) exportada de otro modelo/encuesta para el modelo de encuesta en cuestión.

2.En el panel que será presentado, arrastre y suelte el archivo en el área indicada o accione el botón Seleccionar archivo, navegue entre los archivos guardados en la computadora y seleccione el deseado. Aguarde hasta que el sistema cargue completamente el archivo.

3.En caso de error, el sistema mostrará un icono de alerta. Posicione el mouse sobre él, para visualizar el mensaje de error.

4.Enseguida, accione el botón Finalizar. En este momento, la estructura importada será presentada en la Sección.

Nota: Esta operación también puede ser realizada por medio del botón de la barra de herramientas de la pantalla principal.

Exportar

Haga clic en esta opción para exportar la estructura del modelo de encuesta (secciones, preguntas, respuestas, introducción y agradecimiento). De esta forma, es posible importarla en otra encuesta.

Nota: Esta operación también puede ser realizada por medio del botón de la barra de herramientas de la pantalla principal.

Después de llenar todos los campos necesarios, guarde el registro. Si el proceso de revisión del modelo de encuesta es:

▪ISO9000: Se podrán presentar las opciones para la ejecución de la etapa o su exclusión, de acuerdo con la etapa en la que ella se encuentra, y si el usuario conectado es el responsable de ella. Consulte la sección Revisión para obtener más detalles sobre cómo realizar estas operaciones.

▪Simplificado: Serán presentadas las opciones para: liberar versión (con eso, las configuraciones realizadas en el modelo de encuesta serán aplicadas a él y con eso, esta se convertirá en la versión vigente) y descartar cambios (se descartarán las modificaciones realizadas en el modelo en cuestión y volverá a las configuraciones de la versión anterior).