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En el panel de Navegación, presente en el lado izquierdo de la pantalla de datos de la actividad, es posible registrar información y asociar objetos que complementarán la actividad. Seleccione la opción deseada y llene los campos que serán mostrados en la parte derecha de la pantalla:
A
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En esta área es presentada la información sobre la ejecución de la actividad, tales como: iniciador, solicitante, prioridad, plazo y descripción.
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B
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Este es el panel Navegación, el cual permite acceder a las diversas secciones que podrán estar configuradas en la actividad. Este panel no podrá ser presentado si en los datos de la actividad (Configuraciones  Formulario), ha sido marcada la opción "Mostrar solo el formulario en la ejecución de la actividad".
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C
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En esta área es presentada información referente al menú seleccionado en el panel Navegación.
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D
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En esta área son presentados algunos submenús que fueron configurados para la actividad. Formularios, atributos, requisitos, checklist, subactividades, entre otros, pueden estar disponibles para completar su llenado en la actividad.
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E
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En esta área serán presentadas las asociaciones (con otros componentes del sistema) que podrán ser realizadas en la actividad. Las asociaciones presentadas dependen de la configuración realizada en la actividad (Configuraciones Asociación) y de la disponibilidad del componente en la licencia de acceso.
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La imagen de arriba es meramente ilustrativa y tiene como objetivo ejemplificar las secciones y campos que podrán ser presentados en el panel de Navegación. Es importante resaltar que su disponibilidad podrá variar, de acuerdo con las configuraciones realizadas durante el registro y modelado del proceso (SE Proceso).
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En esta área (D) son presentados algunos submenús que fueron configurados para la actividad. La configuración de esos submenús es hecha durante el modelado del proceso, por medio de la sección "Configuraciones" en los datos de la actividad.
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En el panel, del área destacada (A), está disponible toda la información sobre la ejecución de la actividad. Está disponible la siguiente información/configuraciones:
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Iniciador: En este campo, se muestra el nombre y la foto del usuario que inicializó el proceso. Haga clic sobre el nombre o foto del iniciador del workflow al cual pertenece la actividad, para visualizar sus datos.
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Solicitante: Para informar el solicitante, entonces, accione el botón  y, en la pantalla que se abrirá, informe el solicitante del workflow.
▪Este campo solo será presentado si, en los datos del proceso (Configuraciones Instancia), está marcada la opción "Permitir informar solicitante". Para que el ejecutor pueda informar o modificar al solicitante, la opción "Permitir modificar solicitante" deberá haber sido marcada en la configuración de la actividad (Configuraciones Instancia) que está en ejecución. ▪También es importante destacar que, de acuerdo con la configuración efectuada en los datos del proceso (Configuraciones Instancia), el solicitante podrá ser un usuario del sistema o un cliente (empresa). |
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Informar prioridad: Esta opción solo será presentada si, en los datos del proceso (Configuración Instancia), es asociado un método de evaluación. Para informar la prioridad, haga clic en el botón y, en la pantalla que se abrirá, informe el resultado de cada criterio de evaluación. La forma de informar los valores y los criterios disponibles, variarán de acuerdo con las configuraciones realizadas al momento del registro del método de evaluación (SE Proceso).
Para que el ejecutor pueda informar o modificar la prioridad, la opción "Permitir modificar prioridad" debe haber sido marcada en la configuración de la actividad (Configuraciones Instancia) que está en ejecución.
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Plazo de la actividad: Esta opción se presenta si la actividad posee un plazo o no, y en caso de poseer, si ella se encuentra al día o atrasada.
El plazo de una actividad es definido por medio del llenado del campo Duración de la pantalla de datos de la actividad, en el momento del modelado del proceso. Con eso, el sistema calcula el plazo basado en el calendario estándar utilizado por el proceso.
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Descripción: Si durante la inicialización del workflow, la descripción ha sido informada, ella será presentada en este campo. De lo contrario, accione el botón para informar o modificar la descripción del workflow.
Para que el ejecutor pueda informar o modificar la descripción, la opción "Permitir modificar la descripción" deberá haber sido marcada en la configuración de la actividad (Configuraciones Instancia) que está en ejecución.
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Al seleccionar el ítem "padre" del área que corresponde a los datos de la actividad (D), se mostrarán las descripciones y documentos del proceso del workflow y de la respectiva actividad que está en ejecución:
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Descripción del proceso: En este panel será presenta la descripción informada en los datos del proceso (SE Proceso). Esta descripción puede, por ejemplo, contener información sobre el uso del proceso en cuestión en la organización.
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Descripción de la actividad: En este panel, se presentará la descripción informada en los datos de la actividad, durante el modelado del proceso (SE Proceso). Esta descripción puede, por ejemplo, contener información sobre lo que debe ser realizado durante la ejecución de la actividad, o lo que se espera alcanzar con la ejecución de la actividad.
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Documento del proceso: En este panel se mostrarán los documentos asociados en los datos del proceso, en la sección (Documentación Documento). Estos documentos podrán ser utilizados como documentos normativos, o sea, sirven como modelo para posibles consultas. Para eso, utilice los botones de la barra de herramientas lateral de cada campo, para visualizar el archivo electrónico o los datos del documento.
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Documento de la actividad: En este panel se mostrarán los documentos asociados en los datos de la actividad (Documentación Documento). Estos documentos podrán ser utilizados como documentos normativos, o sea, sirven como modelo para posibles consultas. Para eso, utilice los botones de la barra de herramientas lateral de cada campo, para visualizar el archivo electrónico o los datos del documento.
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La sección de formularios solamente será presenta si en los datos de la actividad (Configuraciones Formulario), se asocia un formulario. De este modo, si la actividad ha sido configurada con un formulario, entonces el primer ítem presentado en la sección (B) corresponde al formulario de la actividad.
De forma predeterminada, cuando exista un formulario asociado, será seleccionado por el sistema y podrá estar habilitado para ser llenado o solo para visualización, según la configuración realizada en el momento de su asociación a la actividad. Si la opción "Mostrar solo el formulario en la ejecución de la actividad" está marcada en la actividad, entonces, la ejecución de la actividad se resume solo al llenado del formulario, o sea, no habrá atributos o checklists para ser llenados durante la ejecución de la actividad. En caso de un proceso con alguna automatización, será presentado un nuevo botón en la barra de herramientas (Ribbon) para que sea posible asociar el objeto requerido, como por ejemplo, "Documento de la revisión".
Cuando esté habilitado, el llenado del formulario variará en consonancia con su modelado. Por lo tanto, llene todos los campos que sean requeridos.
Recuerde que, dependiendo de las configuraciones realizadas en la acción de la actividad, al momento del modelado del proceso, el formulario solo será guardado con éxito si obedece a la regla configurada.
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La sección Atributo solamente se presentará si en los datos de la actividad (Configuraciones Atributo) se asocia uno o más atributos. Por lo tanto, informe el valor de los atributos que complementan la actividad. Aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores llenos. Ya los atributos bloqueados serán llenados por el sistema con el valor estándar definido al momento de su asociación a la actividad del proceso que está ejecutada. Recuerde que la forma de llenar un atributo varía en consonancia con las configuraciones establecidas en el momento de su registro (SE Proceso).
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La sección Checklist solamente se presentará si en los datos de la actividad (Configuraciones Checklist) se asocia un checklist. En esta sección se presentará una lista de preguntas que auxiliará al responsable a realizar la ejecución de la actividad debidamente. Para responderlas, seleccione en la columna correspondiente, la opción equivalente a la respuesta deseada para cada pregunta: Sí, No o N/A. De acuerdo con las configuraciones realizadas en el momento del registro del checklist (SE Proceso), el llenado de las Notas podrá ser o no obligatorio.
Recuerde que las preguntas pueden ser llenadas por el sistema con una Respuesta estándar, de acuerdo con las configuraciones realizadas en el momento del registro del checklist.
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La sección Requerimiento solamente se presentará si en los datos de la actividad (Configuraciones Requerimiento) se asocia un requerimiento. En esta sección, se presentan los requerimientos configurados para la actividad, en los cuales podrán ser asociados documentos o adjuntos, en consonancia con la configuración definida en el momento de su registro. Para eso, llene los campos presentados en la columna Adjunto/Documento, a través de los siguientes botones.
Para eso, accione el botón  , ubicado en la columna Adjunto/Documento, y seleccione el adjunto/documento que será asociado al requerimiento. Es importante resaltar que solamente estarán disponibles para selección, los adjuntos y documentos que fueron previamente asociados a la actividad. Utilice los demás botones de esta columna, en el caso de que sea necesario incluir un nuevo documento/adjunto, visualizar o limpiar el documento/adjunto seleccionado.
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La sección Subactividad solo será presentada si en los datos de la actividad (Configuraciones Instancia) ha sido marcada la opción "Permitir crear subactividades". En esta sección será posible incluir actividades complementarias, para que sean realizadas durante la ejecución del workflow. Además de la subactividad del propio workflow, el sistema permite la creación o asociación de actividades de SE Kanban, siempre que este forme parte de las soluciones adquiridas por la organización.
Los siguientes botones estarán disponibles:
Todas las actividades: Permite filtrar las actividades ya asociadas del kanban, del proceso o exhibir todas las actividades.
Asociar: Permite asociar actividades ya registradas en SE Kanban. Enseguida, seleccione las actividades deseadas y accione el botón "Guardar y salir".
Crear: Seleccione la opción deseada a continuación y llene la información correspondiente:
▪Actividad: Permite crear una actividad de proceso. ▪Actividad de kanban: Permite crear una actividad de kanban. Si desea desasociar alguna actividad, haga clic en el botón  en la esquina superior del card.
Marque la opción "Esperar la ejecución de las subactividades para ejecutar la actividad actual" para definir que las subactividades deben ser ejecutadas antes de la actividad de proceso que se está ejecutando. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral, conforme sea necesario:
▪La subactividad debe ser ejecutada de forma semejante a la actividad de proceso, es decir, será presentada en la lista de registros pendientes, de la pantalla principal. Después de llenar los campos necesarios de su pantalla de datos, es solo accionar el botón "Ejecutar" de la sección Acciones. ▪Note que la subactividad no se mostrará en el diagrama de flujo del proceso, solo se identificará mediante un icono, en el elemento que representa la actividad del proceso a la que pertenece. |
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La sección Formulario de archivo solamente se presentará si en los datos de la actividad (Configuraciones Formulario de archivo) se asocia un formulario de archivo. En esta sección, se presentan los formularios de archivo que fueron asociados a la actividad, en el momento del modelado del proceso. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral, conforme sea necesario:
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Accione este botón para visualizar y/o editar el archivo electrónico del formulario seleccionado en la lista de registros. Recuerde que solamente será posible editar el archivo, si la columna "Solo lectura" no ha sido marcada, en la pantalla de datos de la actividad, en el momento del modelado del proceso (SE Proceso).
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Después de visualizar el archivo electrónico y realizar las modificaciones necesarias, accione este botón para homologarlo. Seleccione el registro deseado antes de accionar el botón.
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Accione este botón para visualizar la pantalla de datos del formulario de archivo seleccionado en la lista de registros.
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La sección Tarea solamente se presentará si en los datos de la actividad (Configuraciones Tarea) se asocia una tarea. En esta sección, se presentan las tareas que deben ser realizadas durante la ejecución de la actividad. Para indicar que una tarea ha sido ejecutada, accione el botón de la barra de herramientas lateral y llene los siguientes campos de la pantalla que se presentará:
i.
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El campo Tarea es llenado por el sistema con el nombre de la tarea que está siendo ejecutada.
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ii.
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En la pestaña General están disponibles los siguientes campos referentes a la ejecución de la actividad:
Responsable por la ejecución: Marque la opción correspondiente y llene los campos que serán habilitados:
▪Área: Seleccione el área cuyos usuarios son los responsables por la ejecución de la tarea. Utilice los demás botones, ubicados al lado del campo, para registrar una nueva área, llenar el campo con el área del usuario conectado o limpiar el valor llenado. ▪Función: Seleccione la función ejercida por los usuarios que son responsables por la ejecución de la tarea. Utilice los demás botones, ubicados al lado del campo, para registrar una nueva función, llenar el campo con la función del usuario conectado o limpiar el valor llenado. ▪Área/Función: Seleccione, en los respectivos campos, el área y función de los usuarios responsables por la ejecución de la tarea. ▪Usuario: Seleccione al usuario responsable por la ejecución de la tarea. Utilice los demás botones, ubicados al lado del campo, para registrar un nuevo usuario, llenar el campo con los datos del usuario conectado o limpiar el valor llenado. ▪Otro: Informe el responsable por la ejecución de la tarea. Realizado: Informe, en los siguientes campos, la cantidad de tarea que ha sido ejecutada:
▪Inicio: Este campo es llenado con la fecha actual, pero, es posible editarla. En este caso, seleccione la fecha en la cual la ejecución de la tarea tuvo inicio. ▪Finalización: Seleccione la fecha de finalización de la ejecución de la tarea. ▪Duración real: Informe el tiempo real de la ejecución de la tarea. ▪Duración prev.: Este campo es llenado con el tiempo previsto para ejecución de la tarea, definido en SE Proceso. |
iii.
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Utilice la pestaña Comentario para registrar información relevante sobre la ejecución de la tarea.
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iv.
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Después de informar los campos de arriba, guarde el registro.
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La sección Objeto de la revisión solamente será presentada si el workflow es referente a la revisión de objetos. El nombre de esta sección varía de acuerdo con el objeto que se está revisando. Por ejemplo: Documento de la revisión, Ítem de la revisión, Activo de la revisión etc.
En esta sección son presentados los objetos que están pasando por revisión vía workflow. Utilice los botones de la barra de herramientas lateral, para realizar las operaciones deseadas. Note que los botones disponibles varían de acuerdo con el tipo del objeto y de la situación de la revisión. Consulte la documentación específica del componente al cual el objeto que se está revisado pertenece, para obtener más información.
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En la sección Nota debe ser registrada toda la información referente a la ejecución de la actividad. El llenado de este campo será obligatorio, si el ejecutor de la actividad, desea delegar la actividad para otro usuario o retornar el flujo para la ejecución de la actividad anterior a la actividad. Este campo también podrá ser obligatorio si la acción a ser ejecutada en la acción, está configurada con el llenado obligatorio del ítem "Nota".
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La sección Encuesta será presentada si en los datos de la actividad (Configuraciones Encuesta) ha sido seleccionado un modelo de encuesta. En esta sección, será presentada, en modo ejecución, la encuesta que fue creada a partir del modelo asociado en el proceso del workflow. La encuesta podrá ser respondida tanto para la pantalla de ejecución de actividad como para la tarea Responder encuesta de SE Encuesta.
Vale recordar que, si hay algún grupo de llenado definido en el modelo de la encuesta, entonces, la encuesta presentada en la actividad solamente podrá ser respondida por los miembros de ese grupo, o sea, la encuesta no quedará habilitada para ser llenada por el ejecutor de la actividad del workflow en cuestión.
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A través de la sección Adjunto es posible incluir adjuntos relacionados con la actividad que está siendo ejecutada. La sección Adjunto podrá ser presentada en el panel de Navegación o en el Formulario de la actividad: Esta sección será presentada en el formulario si el contenedor de adjuntos está modelado en el formulario. De lo contrario, esta sección se mostrará en el panel de Navegación. En la parte superior de esta sección, es posible seleccionar las siguientes opciones:
▪Todos los niveles: Presenta en la lista de registros, archivos adjuntos que se han incluido al realizar actividades en cualquier nivel del workflow. ▪Instancia corriente: Presenta en la lista de registros, los adjuntos que han sido incluidos durante la ejecución de todas las actividades del workflow. ▪Actividad en ejecución: Presenta en la lista de registros, solo los adjuntos que han sido incluidos durante la ejecución de la actividad.
Note que:
▪Si la actividad tiene múltiples ejecutores, un adjunto solo podrá ser editado/excluido por el usuario que lo incluyó y solamente durante la ejecución de la actividad. ▪Si la actividad NO tiene múltiples ejecutores, un adjunto podrá ser editado/excluido durante la ejecución de la actividad, independientemente de quién lo haya incluido. Para obtener más detalles sobre cómo asociar adjuntos al registro, consulte la sección Incluyendo adjuntos.
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A través de la sección Historial, ubicada en el panel de Navegación, es posible visualizar los principales eventos ocurridos durante la ejecución del workflow hasta la fecha actual. Al marcar la opción "Exhibir historial completo" todos los eventos ocurridos hasta la fecha actual serán presentados, con detalles.
Para insertar un comentario, haga clic en el botón "Comentar" presentado debajo de cada evento ocurrido en la instancia. También es posible insertar comentarios accionando el botón "Comentario" en el panel de botones de la instancia. En la pantalla que será presentada, registre el comentario deseado. El comentario realizado será presentado en la línea de tiempo o jerárquicamente abajo del evento comentado. Es posible editar el comentario o eliminarlo, por medio de los botones Modificar y Excluir del evento del comentario.
Note que:
▪Si la actividad tiene múltiples ejecutores, un comentario solamente podrá ser editado/excluido por el usuario que lo incluyó y solo durante la ejecución de la actividad. ▪Si la actividad NO tiene múltiples ejecutores, un comentario podrá ser editado/excluido durante la ejecución de la actividad, independientemente de quién lo haya incluido. ▪El sistema incluye un evento en el historial al editar/excluir un comentario. |
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Por medio de la sección Diagrama de flujo es posible visualizar el diagrama de flujo del proceso instanciado, permitiendo controlar en qué punto del flujo se está llevando a cabo la ejecución de la actividad.
Pase el mouse sobre los elementos del diagrama de flujo (actividades, subprocesos, decisiones, etc.) para visualizar sus datos (situación, fecha de inicio, ejecutor, etc.). Consulte la documentación específica del componente SE Proceso para obtener más información sobre los diagramas de flujo de procesos.
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La sección Seguridad solamente será presentada al iniciador del proceso, si, en los datos de la seguridad del proceso (SE Proceso), la opción "Permitir al iniciador modificar los permisos de consulta de la instancia" está marcada.
Por medio de esta sección, durante la ejecución de cualquier actividad en la que el iniciador es responsable por la ejecución, el iniciador podrá definir los usuarios que podrán o no visualizar la instancia en cuestión. Para eso, utilice los siguientes botones:
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Accione este botón para incluir un nuevo permiso de visualización al workflow en cuestión. Es importante resaltar que el iniciador solamente podrá atribuir el control de Visualizar para el nuevo control de acceso. Vea más detalles sobre esta operación en la sección Seguridad.
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Accione este botón para editar un nuevo permiso de visualización al workflow en cuestión. Vea más detalles sobre esta operación en la sección Seguridad.
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Accione este botón para eliminar un nuevo permiso de visualización del workflow en cuestión. Seleccione el registro deseado antes de accionar el botón.
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En la sección Asociaciones, en el área destacada (E), es posible realizar asociaciones de ítems de otros componentes a la actividad. Acceda a la subsección correspondiente al objeto que desea asociar a la actividad. En la parte superior de las secciones de algunos objetos, es posible seleccionar las siguientes opciones:
▪Instancia corriente: Presenta en la lista de registros, los objetos que fueron incluidos durante la ejecución de las demás actividades del workflow. ▪Actividad en ejecución: Presenta en la lista de registros, solo los objetos que fueron incluidos durante la ejecución de la actividad actual.
Consulte la sección Asociaciones para obtener más detalles sobre la asociación de objetos en los datos de la actividad de workflow
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Si en la configuración de la acción que será ejecutada ha sido definido, durante el modelado del proceso (SE Proceso), que alguna asociación es obligatoria, entonces, para ejecutar la actividad con la acción deseada solo será posible después de que el objeto esté asociado en la actividad.
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Accione el botón Guardar para guardar solo los datos informados en la pantalla de datos de la actividad sin ejecutarla, o sea, la actividad permanecerá en la lista de registros pendientes y no continuará en el flujo del proceso.
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