Tarefa:
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Registro
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Quem recebe:
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Participante relator da reunião.
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Quando:
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▪O agendamento da reunião é finalizado. ▪Todos os participantes obrigatórios confirmem o agendamento da reunião. ▪O registro da ata de uma reunião não agendada for salvo, porém, não enviado para a etapa seguinte. |
Finalidade:
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Finalizar o registro da ata de uma reunião permitindo realizar os ajustes necessários, antes de enviá-la para a próxima etapa.
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Como executar esta tarefa:
1.
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Na lista de registros pendentes, selecione a reunião desejada.
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2.
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Certifique-se que a ata da reunião foi devidamente registrada. Para isso, acione o botão da barra de ferramentas e realize os ajustes necessários na tela de dados que será apresentada. A descrição detalhada da tela de dados de uma reunião em registro, se encontra na seção Registrar ata de reunião. Após informar as datas e horas de início e fim reais da reunião, registrar os assuntos tratados, as decisões e ações tomadas em relação a eles e preencher os demais campos necessários, salve o registro. Neste momento, o sistema solicitará a confirmação dos participantes que compareceram à reunião e questionará se deseja enviá-la para a próxima etapa configurada.
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3.
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Para finalizar o registro da ata da reunião sem acessar sua tela de dados, acione o botão da barra de ferramentas. Na tela que será apresentada, primeiramente, mantenha habilitados os participantes que compareceram à reunião em questão. Clique no toggle ao lado do nome dos participantes que não compareceram à reunião.
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4.
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O sistema questionará também, se deseja enviar o registro para a próxima etapa. Escolha a opção desejada:
OK: A reunião seguirá para uma das seguintes etapas:
▪Assinatura: Se a opção "Aguardar assinatura da ata pelos participantes" foi habilitada, será gerada a tarefa Assinatura para os participantes da reunião. Se no tipo foi habilitada também a opção "Enviar tarefa de assinatura da ata apenas para os participantes que compareceram à reunião", apenas os participantes habilitados no passo anterior receberão a tarefa. ▪Encerramento: Se não foi configurado para aguardar a assinatura da ata, a reunião será encerrada. Será possível consultar a ata registrada pelo relator por meio do menu Consulta Reunião. Cancelar: A reunião permanecerá pendente com situação Registro. O encerramento do registro da ata da reunião poderá ser realizado também, por meio do menu Gestão Registro.
▪Para realizar esta operação com sucesso, é necessário que haja ao menos um assunto cadastrado e que todos os requerimentos estejam devidamente preenchidos. Se no tipo foi habilitada a opção "Obrigar preenchimento da decisão do assunto", será necessário também, que sejam informadas as decisões de todos os assuntos da reunião. ▪Se a reunião cuja ata está sendo registrada passou pela etapa de agendamento, caso seja necessário devolvê-la para a etapa em questão, basta selecioná-la na lista de registros e acionar o botão . |
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