Execução

Quem recebe:

▪Roteiro responsável: Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à categoria ou ao documento.

▪Workflow: Usuários definidos no SE Processo como executores da atividade do processo que foi instanciado.

Quando:

▪Um documento for enviado da etapa de indexação para a etapa de aprovação.

▪Chega a vez de uma atividade ser executada, quando o processo de aprovação do documento for Workflow.

Finalidade:

Aprovar ou reprovar um documento elaborado na etapa de indexação.  Veja como realizar esta operação na seção Executar indexação de documento.

Quem recebe:

Usuários definidos como membros do roteiro responsável pela aprovação, associado à configuração da validade ou revalidação do documento.

Quando:

Uma revalidação for enviada para aprovação.

Finalidade:

Aprovar ou reprovar uma revalidação de documento. Veja mais detalhes nas seções Execução de tarefa de aprovação (Roteiro) e Execução de tarefa de aprovação (Workflow).

Quem recebe:

Varia de acordo com a operação solicitada:

▪Criação: Responsável pelo atendimento da solicitação, definido no componente SE Solicitação;

▪Revisão: Usuário pertencente à lista de segurança do documento, que tiver o controle Revisão permitido;

▪Cancelamento: Usuário pertencente à lista de segurança do documento, que tiver o controle Cancelar permitido;

▪Impressão: Usuário pertencente à lista de segurança do documento, que tiver o controle Imprimir permitido.

Além das permissões na categoria e documento, para atender a solicitação com sucesso, o usuário deve ter acesso aos menus referentes à operação que será realizada: Cadastro Documento ou Execução Revisão, por exemplo.

Quando:

A etapa de emissão/aprovação (conforme configurado) da solicitação for concluída pelos devidos responsáveis no componente SE Solicitação.

Finalidade:

Cadastrar, revisar, cancelar ou registrar protocolos de cópias de documentos que atendam às necessidades dos solicitantes.

Quem recebe:

Usuários que têm o controle "Avaliar aplicabilidade" permitido na lista de segurança do documento.

Quando:

A revisão do documento for encerrada.

Finalidade:

Avaliar se o documento é aplicável a um determinado grupo de usuários. Por exemplo: os líderes têm a possibilidade de avaliar se um documento corporativo é aplicável para sua equipe, ou não. Veja mais detalhes sobre a tarefa em Executar avaliação de aplicabilidade.

Quem recebe:

Responsável pelo posto definido no protocolo de cópias como responsável pelo recebimento das cópias controladas.

Quando:

A emissão do protocolo de cópias for concluída e seu recebimento não for confirmado.

Finalidade:

Verificar se as cópias recebidas estão de acordo com as cópias declaradas no protocolo e confirmar seu recebimento. Veja mais detalhes em Confirmar recebimento de cópias.

Quem recebe:

▪Usuários que têm o controle "Distribuir cópias" permitido na lista de segurança do documento pendente, quando na categoria a distribuição for configurada como "Controle documento".

▪Equipe responsável pelo posto de cópias, quando na categoria a distribuição for configurada como "Equipe responsável do posto".

▪Equipe definida na categoria, quando a distribuição for configurada como "Equipe específica".

▪Esta tarefa somente será gerada para documentos que tiverem o controle "Cópia impressa" e modo de substituição definido como "Manual" em sua categoria.

Quando:

For liberada a revisão de um documento e este ainda tiver cópias da revisão obsoleta em uso. Por exemplo, a revisão 01 do documento é liberada, porém, existem cópias em uso da revisão 00.

Finalidade:

Alertar os responsáveis da existência das cópias obsoletas em uso, para que eles as cancelem. Veja mais detalhes em Cancelamento de cópias obsoletas.

Quem recebe:

Usuários que têm o controle "Conhecimento" permitido na lista de segurança do documento.

Quando:

Após a Aprovação ou Homologação da revisão do documento, conforme configurado em sua categoria. É importante ressaltar que esta tarefa somente será gerada se o controle Cópia eletrônica, for parametrizado na categoria do documento.

Finalidade:

Alertar os usuários que um documento passou por revisão e da existência de uma nova versão dele. Veja mais detalhes em Executar conhecimento de publicação.

Quem recebe:

Usuários responsáveis pela revisão dos documentos complementares, ou seja, os usuários que têm o controle "Revisão" permitido na lista de segurança dos documentos associados à estrutura de um documento que está sendo revisado. Esta tarefa somente será gerada se a opção "Notificar revisão da estrutura" estiver marcada na seção Revisão, dos parâmetros gerais.

Quando:

For iniciada a revisão de um documento que tem uma estrutura de documentos complementares.

Finalidade:

Verificar e definir quais documentos complementares também devem ser revisados. Veja mais detalhes em Conhecimento de revisão: Parametrização geral.

Quem recebe:

Responsável pela distribuição das cópias do documento, definidos em sua categoria.

Quando:

▪Uma nova revisão de um documento do tipo cópia controlada for liberada/aprovada

▪Uma cópia impressa controlada for cancelada.

Finalidade:

Alertar os responsáveis de que devem ser enviadas cópias impressas da nova versão do documento, aos respectivos postos. Veja mais detalhes em Envio de cópia impressa.

Quem recebe:

Usuários que têm o controle "Excluir" permitido na lista de segurança do documento.

Quando:

O prazo de retenção da etapa anterior de arquivamento (Corrente/Intermediário) tiver vencido.

Finalidade:

Eliminar o arquivo eletrônico ou registro do documento (SE Documento) que não tem valor secundário para a organização, ou ainda, postergar a exclusão do documento.

Quem recebe:

▪Usuários que têm o controle "Editar" permitido na lista de segurança do documento pendente, a respectiva opção estiver marcada nos parâmetros gerais.

▪Responsável pelo documento cadastrado.

▪Esta tarefa somente será gerada se o controle Cópia eletrônica, for parametrizado na categoria do documento.

Quando:

Um documento for cadastrado em uma categoria com controle Indexação habilitado e não for enviado para a próxima etapa.

Finalidade:

Finalizar a elaboração de um documento, antes de enviá-lo para aprovação/homologação. Veja mais detalhes em Executar indexação de documento.

Quem recebe:

▪Usuários que têm o controle "Registrar treinamento" permitido na lista de segurança do documento que será o objeto do treinamento. Estes usuários deverão ter acesso aos menus Planejamento de treinamento e Execução de treinamento, no componente SE Treinamento, para poder executar esta tarefa com sucesso. Para que esta tarefa seja gerada é necessário que o componente SE Treinamento faça parte das soluções adquiridas por sua organização.

▪Membros da equipe de controle da unidade organizacional (SE Administração), que têm o controle "Registrar treinamento" permitido na segurança do documento (SE Documento).

▪Membros da equipe definida no controle Treinamento, da categoria quando for configurado para uma equipe específica registrar os treinamentos do documento.

Quando:

A revisão de um documento é aprovada ou homologada, conforme a configuração realizada na categoria do documento em questão.

Finalidade:

Realizar o treinamento dos colaboradores sobre o conteúdo de um documento. O prazo para execução desta tarefa é configurado na categoria do documento para o qual se registrará. Note que é possível configurar um prazo diferenciado para treinamentos críticos e não críticos. Veja mais detalhes em Registro de treinamento.

Quem recebe:

Modelo ISO9000:

▪Elaboração/Consenso/Aprovação/Homologação: Usuários definidos como participantes no roteiro de revisão associado ao documento.

▪Encerramento: Se a respectiva opção estiver marcada nos parâmetros gerais, o usuário que criou a revisão receberá esta tarefa. Caso contrário, todos os usuários que têm o controle "Revisar" permitido na segurança do documento, também a receberão. Esta etapa somente será gerada se for configurado que o encerramento da revisão será manual.

▪Workflow: Usuários definidos como executores da atividade do workflow. Estes usuários devem ter o controle "Revisar" permitido na segurança do documento.

Quando:

Modelo ISO9000:

▪Elaboração: Ao iniciar uma nova revisão ou quando um participante reprovar uma etapa de revisão.

▪Consenso/Aprovação/Homologação: Após o elaborador liberar sua tarefa. Estas etapas são opcionais e os devidos responsáveis as recebem exatamente nesta ordem.

▪Encerramento: Após a execução da última etapa de revisão, definida no roteiro.

▪Workflow: Ao iniciar uma nova revisão e quando no fluxo do processo, chega a vez de uma atividade ser executada.

Finalidade:

Controlar as alterações e versões dos documentos cadastrados. Veja mais detalhes em Executar revisão por workflow e Executar revisão (ISO9000).

Quem recebe:

Usuários com permissão de revisar nos documentos configurados com relacionamento de tradução.

Quando:

▪Notificar revisão da estrutura: A tarefa em questão será gerada ao criar a revisão de um documento com relacionamento de tradução. Para isso, a opção "Notificar ao criar revisão", aparente na tela de associação do Relacionamento, deve estar marcada.

▪Notificar ao encerrar revisão: A tarefa em questão será gerada ao encerrar a revisão de um documento com relacionamento de tradução. Para isso, a opção "Notificar ao encerrar revisão", aparente na tela de associação do Relacionamento, deve estar marcada.

Finalidade:

Verificar o impacto e a necessidade de revisar os documentos que estão relacionados como tradução de um documento que está sendo revisado. Veja mais detalhes em Revisão de tradução.

Quem recebe:

Usuários que têm os controles "Editar" ou "Revisar" permitidos na lista de segurança do documento pendente.

Quando:

▪O tempo padrão definido na validade associada à categoria do documento pendente, expirar.

▪Uma revalidação for reprovada.

Finalidade:

Permitir que os responsáveis revisem ou revalidem o documento pendente. Veja mais detalhes em Vencimento de documento.