Tarea:
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Aprobación de solicitud de consulta
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Quién recibe:
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Responsables por el repositorio en el cual están archivados los documentos asociados a la solicitud. Estos responsables son los usuarios que pertenecen a la misma área en la cual se encuentra el lugar de almacenamiento del repositorio y que tienen licencia de acceso a SE Archivo físico.
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Cuando:
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La solicitud de consulta de contenido es enviada para aprobación.
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Finalidad:
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Verificar si la solicitud realizada está en orden y realizar su aprobación.
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Cómo ejecutar esta tarea:
1.
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En la lista de registros pendientes, seleccione la solicitud deseada.
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2.
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Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
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3.
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En este momento, será presentada la pantalla de datos de la solicitud en la pestaña Documento, posibilitando verificar cual archivo físico deberá ser consultado. Utilice los botones en la barra de herramientas lateral para visualizar los archivos electrónicos y los datos de documentos asociados con la solicitud. En la pestaña General es posible consultar los datos generales de la solicitud y la pregunta informada por el solicitante.
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4.
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En la pestaña Aprobación están disponibles los siguientes campos:
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Aprobar
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▪Sí: La solicitud será aprobada. ▪No: La solicitud será reprobada. |
Respuesta
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Este campo solamente debe ser llenado, si el aprobador es también, el ejecutor de la solicitud. En este caso, informe la respuesta para la pregunta hecha por el emisor de la solicitud.
En caso de reprobación, utilice este campo para informar una justificación para la reprobación.
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Aprobador
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Este campo será llenado después de ejecutar la tarea, con los datos del usuario que realizó la aprobación de la solicitud.
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Ejecutor
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Este campo será llenado después del registro de la consulta.
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5.
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Después de llenar los campos necesarios, accione el botón de la barra de herramientas de la pantalla de datos.
Si la solicitud es:
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Reprobada
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El sistema preguntará si desea confirmar la reprobación de la solicitud. Elija la opción deseada:
▪OK: Será generada la tarea Conocimiento de consulta reprobada, para que el emisor tome conocimiento de la reprobación de su solicitud. ▪Cancelar: El registro permanecerá pendiente. |
Aprobada
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El sistema preguntará si la respuesta debe ser enviada al solicitante. Elija la opción deseada:
▪OK: La respuesta será enviada al solicitante por medio de la tarea Conocimiento de registro de consulta. ▪Cancelar: El registro será enviado al ejecutor para que verifique si la respuesta informada está correcta, por medio de la tarea Registro de consulta. |
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