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Para editar os dados de uma reunião em agendamento, primeiramente, localize-a e selecione-a na lista de registros da tela principal. Em seguida, acione o botão  da barra de ferramentas.
Neste momento, será aberta sua tela de dados. As seguintes seções estarão disponíveis para edição:
Nesta seção serão apresentados os dados informados no momento da inclusão da reunião, porém, é possível editá-los. Serão apresentados também, os seguintes painéis:
Além dos dados informados no momento da inclusão da reunião: Identificador, Nome, Tipo, Local e Datas, serão apresentados também os seguintes campos:
Tipo de associação
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Controle de atividades
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Atividade isolada: Selecione no campo Objeto a atividade isolada (SE Controle de atividades) sobre a qual se tratará a reunião.
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Desempenho
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Indicador: Selecione no campo Objeto o indicador (SE Desempenho) sobre o qual se tratará a reunião.
Scorecard: Selecione no campo Objeto o scorecard (SE Desempenho) sobre o qual se tratará a reunião.
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Incidente
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Incidente: Selecione no campo Objeto o incidente (SE Incidente) sobre o qual se tratará a reunião.
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Plano de ação
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Ação de plano de ação: Selecione no campo Objeto a ação de plano de ação (SE Plano de ação) sobre a qual se tratará a reunião.
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Problema
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Problema: Selecione no campo Objeto o problema (SE Problema) sobre o qual se tratará a reunião.
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Projeto
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Projeto: Selecione no campo Objeto o projeto (SE Projeto) sobre o qual se tratará a reunião.
Programa: Selecione no campo Objeto o programa (SE Projeto) sobre o qual se tratará a reunião.
Atividade de projeto: Selecione no campo Objeto a atividade de projeto (SE Projeto) sobre a qual se tratará a reunião.
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Solicitação
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Solicitação: Selecione no campo Objeto a solicitação (SE Solicitação) sobre a qual se tratará a reunião.
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Workflow
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Workflow: Selecione no campo Objeto o workflow (SE Workflow) sobre o qual se tratará a reunião.
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É possível associar múltiplos objetos à reunião. Após salvar o tipo de associação e seu respectivo objeto, serão adicionados novos campos para que preencha de acordo com a quantidade de objetos que deseja vincular à reunião.
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As seguintes opções poderão ser apresentadas habilitadas ou desabilitadas pelo sistema, de acordo com as configurações realizadas no tipo que classifica a reunião ou no momento da inclusão da reunião, porém, é possível editá-las:
Opção
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Marcada
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Desmarcada
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Aguardar confirmação de agendamento pelos participantes obrigatórios
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A reunião somente poderá ser realizada, após todos os participantes definidos como obrigatórios confirmarem o agendamento em questão.
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Após finalizar o agendamento da reunião, esta será enviada para a etapa de Registro, sem necessidade de confirmação.
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Aguardar assinatura da ata pelos participantes
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A reunião somente poderá ser finalizada após todos os participantes confirmarem a assinatura da ata.
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Após finalizar o registro da ata, a reunião será encerrada.
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Enviar tarefa de assinatura da ata apenas para os participantes que compareceram à reunião
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Esta opção somente estará disponível se a opção "Aguardar assinatura da ata pelos participantes" também for habilitada. A tarefa Assinatura somente será gerada para os participantes que efetivamente compareceram à reunião.
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A tarefa "Assinatura" será gerada para todos os usuários associados como participantes da reunião, tendo comparecido ou não.
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Também devem ser associados os participantes da reunião. Os participantes poderão ser associados na opção Adicionar item nos campos Presença obrigatória e Presença opcional, conforme as respectivas necessidades de comparecimento.
▪Internos: Participantes que são usuários do SE Suite. Neste caso, digite o nome do usuário que deverá participar da reunião e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre seu nome. Se um mesmo participante for alocado para duas reuniões que ocorrerão no mesmo horário, o sistema emitirá um alerta informando o conflito de agenda. Conforme os usuários forem adicionados, eles serão apresentados logo abaixo do campo. Os participantes obrigatórios serão sinalizados. Posicione o mouse sobre um usuário e clique sobre seu nome para visualizar seus dados. Se a reunião passou por confirmação de agendamento, e o usuário em questão não concordou com o agendamento, será possível visualizar a justificativa informada por ele.
Ao posicionar o mouse sobre um usuário, também é possível visualizar a opção Tornar relator. Clique sobre esta opção para que o usuário em questão tenha a responsabilidade de registrar a ata da reunião. Para desassociar um usuário da reunião, clique no X.
▪Externos: Participantes que não têm acesso ao SE Suite ou não fazem parte da organização. Neste caso, informe o endereço de e-mail dos participantes desejados e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre o informado. Ao incluir o e-mail dos participantes externos nas reuniões, eles passarão a receber a notificação de reunião agendada e a ata registrada. |
Opção
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Habilitada
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Desabilitada
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Reunião restrita
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Apenas determinados usuários poderão ter acesso à reunião. Neste caso, no campo que será apresentado, digite o nome dos usuários, equipes, áreas e/ou funções desejados e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre seu nome.
Conforme os usuários, equipes, áreas e/ou funções forem adicionados, eles serão apresentados logo abaixo do campo.
Para desassociá-los da reunião, posicione o mouse sobre o registro desejado e clique no X. Note que o usuário que está agendando a reunião e os participantes serão incluídos na lista de segurança pelo sistema e não poderão ser excluídos.
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A reunião será considerada "Pública", ou seja, todos os usuários com acesso ao SE Reunião poderão acessá-la.
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A opção Reunião restrita poderá ser apresentada já habilitada pelo sistema se, nos parâmetros gerais, for habilitada a opção "Definir reunião restrita como padrão", porém, é possível editá-la.
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Este painel somente será apresentado, se foi associado um tipo à reunião e na aba Atributo da tela de dados deste, for associado um atributo. Neste caso, informe seus valores. Aqueles que forem requeridos devem ter, obrigatoriamente, seus valores preenchidos. Já os atributos bloqueados serão preenchidos pelo sistema com o valor padrão definido no momento de sua associação ao tipo da reunião. A forma de preencher um atributo, varia de acordo com as configurações estabelecidas no momento de seu registro.
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Nesta seção, deve-se definir a estrutura da reunião: os assuntos que estarão em pauta, e as pausas necessárias entre os assuntos da reunião. Para isso, estão disponíveis as seguintes opções:
No painel que será apresentado, estão disponíveis os seguintes campos:
Campos
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Assunto
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Informe o tema que será abordado na reunião.
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Responsável
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Preencha este campo se o assunto em questão tiver um responsável por abordá-lo. Neste caso, digite o nome do usuário desejado e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre seu nome.
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Duração (hh:mm)
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Informe a quantidade de tempo que durará a abordagem do assunto.
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Início previsto
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Este campo é preenchido pelo sistema com a hora prevista para início da abordagem do assunto. Se o assunto em questão for o primeiro assunto na pauta da reunião, será apresentada a hora de início da reunião. Se o assunto não se tratar do inicial, será exibida a hora de acordo com a duração dos assuntos anteriores a ele.
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Atividade
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Este campo somente será apresentado se a reunião que está sendo agendada for uma reunião de projeto. Selecione a atividade do projeto ao qual se refere o assunto da reunião.
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Observação
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Registre informações importantes sobre o assunto. Utilize as opções na parte superior do campo, para formatar o texto da observação.
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▪Utilize as setas localizadas no lado direito do painel, para alterar a ordem do assunto, na estrutura da reunião, para cima ou para baixo. ▪Utilize o botão localizado no lado direito do painel, para excluir o assunto da estrutura da reunião. |
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No painel que será apresentado, estão disponíveis os seguintes campos:
Campos
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Duração (hh:mm)
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Informe a quantidade de tempo que a pausa durará.
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Início previsto
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Este campo é preenchido pelo sistema com a hora prevista para início da pausa, de acordo com a duração do assunto anterior a ela.
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▪Utilize as setas localizadas no lado direito do painel, para alterar a ordem da pausa, na estrutura da reunião, para cima ou para baixo. ▪Utilize o botão localizado no lado direito do painel, para excluir a pausa da estrutura da reunião. |
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Monte a estrutura da reunião, incluindo todos os assuntos desejados e as pausas necessárias. Se a soma da duração dos assuntos e das pausas da reunião, excederem a quantidade de horas programadas para a reunião, o sistema solicitará se deseja atualizar a hora de fim da reunião de acordo com a duração total dos assuntos. Clique em OK para confirmar.
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Nesta seção é possível associar as documentações relacionadas com a reunião que está sendo agendada. Estão disponíveis as seguintes subseções:
Opções
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Anexo
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Inclua os anexos relacionados com a reunião. Consulte a seção Incluindo anexos para obter mais detalhes sobre como incluir anexos.
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Documento
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Associe os documentos relacionados com a reunião. Consulte a seção Incluindo documentos para obter mais detalhes sobre como associar documentos do SE Documento.
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Requerimento
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Nesta seção são apresentados os requerimentos incluídos no tipo da reunião. Os requerimentos devem ser preenchidos para poder encerrar o agendamento com sucesso. O preenchimento do campo da coluna Anexo/Documento da lista de registros, irá variar de acordo com o tipo do requerimento:
▪Anexo: Utilize os botões ao lado do campo para: selecionar um anexo já associado na reunião ao requerimento, incluir um anexo e associá-lo diretamente no requerimento, visualizar a tela de dados do anexo selecionado e limpar o campo. ▪Documento: Utilize os botões ao lado do campo para: selecionar um documento já associado na reunião ao requerimento, incluir um documento a partir de um arquivo e associá-lo diretamente no requerimento, visualizar a tela de dados do documento selecionado e limpar o campo. |
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Esta seção será preenchida no momento do registro da ata da reunião com os dados do apontamento de horas realizados pelos participantes nela.
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Nesta seção é apresentada uma linha do tempo com os principais eventos ocorridos na reunião, até o momento atual. Utilize a opção Comentar, localizada abaixo de cada evento, para incluir um comentário referente a ela. No campo que será habilitado, registre o comentário desejado e pressione a tecla Enter do teclado. Caso desejar, é possível notificar um usuário, sobre determinado evento, mencionando-o através de "@usuário". O comentário realizado será apresentado na linha do tempo. O usuário que realizou o comentário poderá editá-lo ou apagá-lo, por meio das opções apresentadas.
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Por meio desta seção, será possível configurar a recorrência das reuniões, facilitando assim o agendamento e registro de reuniões periódicas.
Padrão de recorrência
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Diariamente
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A recorrência das reuniões ocorrerá a cada número de dias informado. Exemplo: A cada 2 dias.
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Semanalmente
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A recorrência das reuniões ocorrerá uma vez a cada número de semana(s) informados e em dias específicos da semana. No campo A cada ___ semana(s) no(a), informe o número de semanas desejado e em seguida, marque os dias da semana desejados para a reunião. Por exemplo: A cada 1 semana na segunda-feira, quarta-feira ou sexta sexta-feira.
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Mensalmente
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A recorrência das reuniões ocorrerá em um dia específico do mês. Para isso, selecione uma das seguintes opções:
▪Dia __ a cada __ mês(meses): Selecione esta opção para que a reunião recorrente ocorra em um determinado dia a cada determinado número de meses. Por exemplo: Dia 15 a cada 1 mês. ▪O/A ___a cada __ mês(meses): Selecione esta opção para que a reunião recorrente ocorra em um determinado dia da semana a cada determinado número de meses. Por exemplo: A última quarta-feira de cada 1 mês. |
Anualmente
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A reunião recorrente ocorrerá em um dia específico do ano. Para isso, selecione uma das seguintes opções:
▪Em____: Selecione esta opção para que a reunião recorrente ocorra em uma data específica no ano. Por exemplo: Em 29 de Junho. ▪O/A ___de __: Selecione esta opção para que a reunião recorrente ocorra em um determinado dia do mês no ano. Por exemplo: A última quarta-feira de junho. |
Nesta seção, defina o período durante o qual a recorrência da reunião será aplicada:
Intervalo de recorrência
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Começa em
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Este campo é preenchido com a data da primeira reunião, porém, é possível editá-lo. Neste caso, informe a data a partir da qual a recorrência da reunião iniciará.
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Termina após __ ocorrências
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As recorrências das reuniões deste tipo serão finalizadas ao atingirem um número determinado de ocorrências. Determine então, esta quantidade.
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Termina em __
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Informe uma data de término das recorrências da reunião.
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Acione a opção Ok para gerar as recorrências das reuniões. Caso contrário, acione a opção Remover recorrência.
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Utilize esta opção para gerar um relatório da reunião em questão ou configurar um novo relatório. Na tela que será aberta, defina as informações que deverão ser apresentadas. Em seguida, acione a seta localizada ao lado do botão  e selecione a opção desejada.
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Após associar os participantes, definir um relator, informar o assunto da reunião e preencher os demais campos necessários, utilize as opções a seguir:
Opções
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Salvar
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Salva as alterações realizadas no registro e mantém a tela de dados aberta.
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Salvar e sair
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O sistema questionará se deseja enviar o plano de ação para a próxima fase. Clique na opção desejada:
▪Ok: Os dados do registro serão salvos e a tela de dados fechada. O agendamento seguirá para a próxima etapa configurada. ▪Cancelar: Os dados do registro serão salvos e a tela de dados fechada. O agendamento seguirá pendente na etapa de "Planejamento". |
Salvar e novo
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Salva as alterações realizadas e abre uma nova tela para realizar outro agendamento.
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