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Editar actividad en ejecución

Vea cómo llenar los datos de una actividad durante su ejecución:

1.En la lista de registros de la pantalla principal, ubique y seleccione la actividad en ejecución deseada.

2.Enseguida, accione la flecha ubicada al lado del botón y seleccione la opción Datos de la actividad.

3.En este momento, la pantalla de datos de la actividad será presentada: Note que, la mayoría de los campos de la pantalla, habrán sido llenados con los datos informados en el momento de la inclusión de la actividad en el proyecto, y algunos estarán disponibles para edición por el ejecutor:

4.La sección Apuntar horas solamente estará disponible si, en el tipo de la actividad se marca la opción "Permitir apuntar horas" y si el componente SE Control de actividades forma parte de las soluciones adquiridas por su organización. Por medio de ella, es posible realizar el apunte de las horas empleadas en la ejecución de la actividad. Consulte la documentación específica del componente SE Control de actividades para obtener más detalles sobre el apunte de horas.

5.Si la actividad que está siendo ejecutada pertenece a un proyecto con automatización con SE APQP, en la sección Datos generales, será presentado el campo Actividad del APQP/PPAP. Este campo será llenado por el sistema con el formulario del APQP, asociado a la actividad, al momento de su inclusión por medio de SE GanttChart. Accione el botón ubicado al lado del campo, para acceder a los datos del APQP y finalizar el formulario en cuestión. Consulte la documentación específica del componente SE APQP/PPAP para obtener una descripción detallada de la pantalla que será presentada.

6.La sección Datos generales Atributo Ejecución solamente será presentada en el panel de navegación, si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos del tipo de la actividad, se asocia un atributo de ejecución. En este caso, informe los valores de los atributos presentados. Aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores llenos. La forma de llenar un atributo varía de acuerdo con las configuraciones establecidas al momento de su registro.

7.La sección Aprobación Ejecución, solamente será presentada si en la pestaña Aprobación del tipo de la actividad, ha sido marcada la opción "¿Tendrá aprobación?". En ella, es posible consultar los responsables por la aprobación de la ejecución de la actividad en cuestión.

8.La sección Checklist Ejecución solamente será presentada si en la sección Configuraciones Checklist de la pantalla de datos de la actividad, fue asociado un checklist. En ella, será presentada una lista de preguntas que auxiliará al responsable a realizar la ejecución de la actividad debidamente. Para responder las preguntas del checklist, seleccione la opción deseada: Sí, No o N/A. Las respuestas pueden haber sido seleccionadas por el sistema, de acuerdo con el estándar definido en el registro del checklist. Además de eso, el llenado de los campos Notas será obligatorio o no, conforme a las configuraciones establecidas, también, en el registro del checklist.

9.En la sección Comentario, es posible incluir comentarios referentes a la actividad que está siendo ejecutada. Para eso, en la pantalla que se abrirá, informe el comentario deseado y haga clic en Enviar. Los comentarios incluidos serán presentados en la línea de tiempo de la sección Historial de la actividad.

10. En la sección Documentación deben ser incluidos los documentos que complementarán la información de la ejecución de la actividad. Para eso, están disponibles las siguientes secciones:

▪Adjunto: Incluya los adjuntos relacionados con la actividad. Consulte la sección Incluir adjuntos para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos.

▪Documento: Incluya o asocie los documentos relacionados con la actividad. Consulte la sección Incluir documentos para obtener más detalles sobre cómo asociar documentos de SE Documento.

▪Requerimiento: En esta sección son presentados los requerimientos incluidos en la actividad. Los requerimientos deben ser llenados para finalizar la ejecución de la actividad con éxito. El llenado del campo de la columna Adjunto/Documento de la lista de registros, variará en consonancia con el tipo del requerimiento:

oAdjunto: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un adjunto ya asociado en la actividad al requerimiento, incluir un adjunto y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del adjunto seleccionado y limpiar el campo.

oDocumento: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un documento ya asociado en la actividad al requerimiento, incluir un documento a partir de un archivo y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado y limpiar el campo.

▪Formulario de archivo: En esta sección serán presentados los formularios de archivos incluidos en la actividad. Utilice los botones de la lista de registros superior de esta sección, para cargar el archivo electrónico y realizar las ediciones necesarias, informar la realización de la verificación del formulario de archivo y visualizar los datos del formulario de archivo seleccionado. Si no fueron asociados formularios de archivo a la actividad, esta sección no debe ser considerada. Es importante resaltar que, para iniciar la ejecución de una actividad con éxito es necesario que el formulario de archivo sea debidamente verificado.

▪Formulario: En esta sección serán presentados los formularios (SE Formulario) asociados a la actividad. Los formularios podrán estar habilitados para llenado o solo para visualización, de acuerdo con la configuración realizada al momento de su asociación a la actividad. Si el formulario tiene campos con llenado configurado como requerido, será necesario llenar los campos de este formulario para finalizar la ejecución de la actividad con éxito.

11.En la sección Entrega se presentan las entregas asociadas a la actividad en cuestión. Efectúe las modificaciones necesarias en los siguientes campos de las respectivas entregas:

12.En la sección Historial se presenta una línea de tiempo con los principales eventos ocurridos en la actividad, hasta el momento actual. Utilice la opción Comentar, ubicada debajo de cada evento, para incluir un comentario referente a él. En el campo que será habilitado, registre el comentario deseado y presione la tecla Enter del teclado. Si lo desea, puede notificar a un usuario, sobre determinado evento, mencionándolo a través de "@usuario". El comentario realizado será presentado en la línea de tiempo. El usuario que realizó el comentario podrá editarlo o borrarlo, por medio de las opciones presentadas.

13.En la sección Asignación están disponibles las siguientes opciones:

▪Recurso: Por medio de esta opción es posible visualizar los recursos que fueron asignados a la actividad. En la parte inferior de la sección, se presenta la Cantidad total de horas planificada, reprogramada y realizada. También se presenta el Análisis por función (FPA). En el campo Realizado, informe el número que equivale al FPA que será utilizado para evaluar/mensurar la actividad en cuestión.

▪Hora real: Esta sección será llenada con los datos del apunte de horas realizados en la actividad. En la parte inferior de la sección, se presenta la Cantidad de total de horas normales, extras y totales apuntadas.

14. En la sección Finanza es posible gestionar las finanzas de la actividad. Para eso, están disponibles las siguientes subsecciones:

▪Costo: Por medio de esta sección es posible gestionar los costos referentes a la actividad en cuestión. Si en la inclusión de la actividad o en el seguimiento del proyecto fueron informados costos, estos serán presentados en esta sección. Será posible incluir nuevos costos, excluir costos no deseados y acceder a los datos de costos ya incluidos y, en el campo Realizado del panel de detalles, informar la cantidad y valor real del costo en cuestión. Se puede también, dar la baja en los costos que ya fueron pagados. Para eso, basta habilitar la opción "Pagado" en el card del costo. Esta operación podrá ser realizada también, por medio de la tarea Pago de costos o por medio del menú Ejecución Apunte financiero. Para obtener una descripción detallada de las opciones presentadas en esta sección, consulte la sección Finanza Costo.

▪Ingreso: Por medio de esta sección es posible gestionar los ingresos que se esperan obtener con la actividad en cuestión. Si en la inclusión de la actividad o en el seguimiento del proyecto fueron informados ingresos, estas serán presentadas en esta sección. Será posible incluir nuevos ingresos, excluir ingresos no deseados y acceder a los datos de ingresos ya incluidos y, en el campo Realizado del panel de detalles, informar la cantidad y valor real del ingreso en cuestión. Se puede también, dar la baja en ingresos que ya fueron recibidos. Para eso, basta habilitar la opción "Recibido" del ingreso deseado. Esta operación podrá ser realizada también, por medio de la tarea Recepción de ingresos o por medio del menú Ejecución Apunte financiero. Para obtener una descripción detallada de las opciones presentadas en esta sección, consulte la sección Finanza Ingreso.

▪Total: En esta sección, son discriminados los costos e ingresos de la actividad, además de su rentabilidad. Para obtener una descripción detallada de las columnas presentadas en esta sección, consulte la sección Finanza Total - Actividad.

15.En la sección Comunicación están disponibles las siguientes secciones:

▪Historial: En esta sección, es posible visualizar los e-mails de tareas enviados a los involucrados en el proyecto al cual la actividad pertenece. Accione el botón para visualizar los detalles del e-mail seleccionado en la lista de registros.

▪Reunión: En esta sección, es posible visualizar todas las reuniones programadas o registradas relacionadas con el proyecto al cual la actividad pertenece. Accione el botón para visualizar los datos de la reunión seleccionada en la lista de registros. Para que este recurso funcione correctamente es necesario que el componente SE Reunión forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.

16. En la sección Resultado debe ser registrada la información referente a la entrega de la actividad. El llenado de los campos de esta sección, será obligatorio si en el tipo de la actividad, se marca la opción "Obligar el llenado de los campos de resultado al finalizar". También están disponibles los siguientes campos:

▪Lecciones aprendidas: Registre el conocimiento adquirido durante la ejecución de las actividades, con el objetivo de mejorar el desempeño futuro.

▪Objetivo alcanzado: Registre lo que fue alcanzado con la ejecución de la actividad.

▪Beneficio alcanzado: Registre la ganancia obtenida con la ejecución de la actividad.

▪Motivo de atraso: Si ocurrió, registre el hecho que llevó al atraso de la ejecución de la actividad. El llenado de este campo, será requerido si en la pestaña Opcional Desviación de la pantalla de datos del tipo de la actividad, se marca la opción Es obligatorio llenar el motivo de atraso.

17.Por medio de la sección Vínculo, es posible hacer el seguimiento de los vínculos de dependencia establecidos para la actividad. En las respectivas secciones, es posible visualizar las actividades predecesoras y sucesoras de la actividad que está siendo ejecutada.

18.Si el proyecto al cual pertenece la actividad tiene la automatización con SE Auditoría configurada, serán presentadas las secciones descritas a continuación. Note que ellas habrán sido llenadas de acuerdo con las configuraciones realizadas al momento de su inclusión en SE GanttChart, sin embargo, será posible editarlas:

Alcance de la auditoría: Esta sección define la asociación de objetos/requisitos que compondrán la auditoría creada a partir del proyecto. Ella solamente será presentada si en la pestaña "Alcance" de la categoría de la auditoría seleccionada anteriormente, es habilitada la opción "Auditar plan de riesgo y control".

Alcance de la auditoría: En esta sección se define el enfoque de la auditoría creada a partir del proyecto y son parametrizados los detalles referentes a la extensión de los trabajos de auditoría.

Auditor: En esta sección, son definidos los responsables por la ejecución de la auditoría.

Entrevistado: En esta sección, deben ser asociadas las personas de la unidad de negocio o proveedor que serán entrevistados en la auditoría.

Papel de trabajo: En esta sección, es posible evaluar los ítems de la auditoría.

Datos del proyecto: Haga clic en esta opción para visualizar la pantalla de datos del proyecto al cual pertenece la actividad.

Resultado de la auditoría: Haga clic en esta opción para visualizar el resultado de la auditoría creada a partir del proyecto al cual pertenece la actividad.

19.En la sección Asociaciones, es posible asociar objetos provenientes de otros componentes de SE Suite a la actividad que se está ejecutando. Vea más detalles en la sección Asociaciones.

20.En la sección Configuraciones, es posible visualizar las configuraciones realizadas en la actividad por medio de SE GanttChart.

21. Después de informar todos los campos necesarios, guarde el registro. Vea en la sección Ejecutar actividad, como finalizar la ejecución de la actividad.