Navigation:  Indexación de documento >

Incluir documento en la etapa de indexación

Los documentos que tienen el control Indexación configurado en su categoría pueden ser incluidos a través de las siguientes ubicaciones:

▪Menú Registro Documento

▪Menú Ejecución Indexación (solo para licencia Staff)

Para eso, en la barra de herramientas de esos menús, haga clic en la flecha al lado del botón y seleccione la opción deseada:

▪Incluir nuevo documento: Permite crear un documento sin la ayuda de un asistente. En este caso, seleccione la categoría que clasificará el documento y guarde la selección. En este momento, será presentada la pantalla de datos del documento. Informe un identificador, título y demás datos generales. Vea más detalles sobre esta operación en la sección Incluir nuevo documento.

▪Crear documento utilizando asistente: Permite crear documentos con la ayuda de un asistente. El asistente ofrece seis opciones:

oDocumento en blanco: Permite incluir un nuevo documento. Siga los pasos del asistente, donde será posible definir la categoría que clasificará al documento, informar su identificador, nombre, responsable por él, el número de su revisión, la fecha de vigencia, y demás datos. Las etapas presentadas pueden variar de acuerdo con las configuraciones realizadas en la categoría del documento. Vea más detalles sobre cómo realizar esta operación en la sección Crear documento utilizando asistente - Documento en blanco.

oA partir de documento existente: Permite crear un documento a partir de un documento ya registrado. Siga los pasos del asistente, donde será posible seleccionar el documento a partir del cual se creará el nuevo e informar su identificador, nombre, responsable, el número de su revisión, la fecha de vigencia, entre otra información. Vea más detalles sobre cómo realizar esta operación en la sección Crear documento utilizando asistente - A partir de documento existente.

oImportar ZIP: Permite crear documentos a partir de archivos .zip con la ayuda de un asistente. Siga los pasos del asistente, donde será posible definir la categoría que clasificará al documento, informar su identificador, nombre, responsable por él, el número de su revisión, la fecha de vigencia, y demás datos. Las etapas presentadas pueden variar de acuerdo con las configuraciones realizadas en la categoría del documento. Vea más detalles sobre cómo realizar esta operación en la sección Crear documento utilizando asistente - Importar ZIP.

▪Incluir documento a partir de archivo: Permite seleccionar un archivo electrónico y, a partir de él, realizar el registro del documento. En la pantalla que será presentada es posible definir la categoría que clasificará el documento y también, si hay más de un archivo electrónico, si todos serán incluidos en un mismo documento, o cada uno en un documento diferente. Vea más detalles sobre cómo realizar esta operación en la sección Incluir documento a partir de archivo.

Una vez hecho esto, informe los datos del documento. La información disponible depende de las características, controles y configuraciones establecidos en su categoría. Consulte la sección Editar documento para ver los campos y secciones que podrán presentarse.

Después de efectuar todas las configuraciones y asociaciones necesarias para el documento, guarde el registro.

Cuando se utiliza el botón Guardar y salir de la pantalla de datos de un documento que tiene el control Indexación configurado en su categoría, el sistema preguntará sobre su envío a la próxima etapa:

▪Al hacer clic en la opción "Cancelar", esta operación no se realizará, y el sistema generará la tarea Indexación de documento para el responsable por el documento, para que él lo envíe.

▪Al hacer clic en la opción "OK", el documento podrá ser enviado para aprobación (si esta opción ha sido marcada en su categoría) o podrá ser homologado.