|
Para incluir un documento a partir de la copia de un documento ya registrado, con la ayuda de un asistente, accione la flecha al lado del botón  y haga clic en la opción Crear documento utilizando asistente.
En el asistente de creación que se abrirá, haga clic en la opción A partir de documento existente. En este momento, estarán disponibles las siguientes etapas:
Primeros pasos
|
Documento
|
En este campo, seleccione el documento a partir del cual se originará el nuevo documento. Para eso, digite el nombre del documento deseado y selecciónelo en la lista que será presentada o accione el botón  . En la pantalla que se abrirá, ubique, seleccione el documento deseado y guarde la selección.
No estarán disponibles para selección los documentos cuya situación sea "Emisión", "Indexación" o "Cancelado".
|
Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
|
Datos del documento
|
Campo
|
Identificador
|
Informe un número o sigla para identificar el documento, o, utilice la flecha ubicada al lado de este campo para generar un identificador automático.
Si en la categoría fue configurada la utilización de máscara de identificación, en el momento de generar el identificador automático, será mostrada la respectiva máscara. El identificador generado por medio de la máscara solamente podrá ser editado, si la opción "Permitir modificar identificador" está marcada en la pantalla de datos de la categoría.
Solamente será posible utilizar un mismo identificador de documento en diferentes categorías, si la respectiva opción está marcada en la pestaña Documento de los parámetros generales.
|
Idioma
|
Seleccione el idioma de los archivos electrónicos del documento. Con eso, será posible relacionar los mismos documentos en diferentes idiomas, permitiendo relacionarlos y revisarlos en conjunto, cuando sea necesario.
|
Título
|
Presenta el nombre del documento seleccionado en la primera etapa, siendo posible editarlo. En este caso, informe un nombre/título para el documento, o, si en la categoría fue configurada la utilización de máscara de identificación para el título, utilice la flecha ubicada al lado de este campo para generar el título automáticamente.
El título generado por medio de la máscara solamente podrá ser editado, si la opción "Permitir modificar el título" está marcada en la pantalla de datos de la categoría.
|
Categoría
|
Presenta la categoría que clasifica el documento seleccionado en la primera etapa siendo posible editarla. En este caso, seleccione la categoría deseada. Al seleccionar otra categoría, las configuraciones de máscara para identificador y título y demás configuraciones del documento podrán variar. Solamente estarán disponibles para selección las categorías en las cuales el usuario conectado tiene el control Incluir permitido en la lista de seguridad.
|
Responsable por el documento
|
Presenta los datos del usuario conectado, o sea, que está realizando el registro del documento y solamente podrá ser editado si la opción "Bloquear modificación del usuario de registro" no está marcada en la sección Seguridad  Documento, en la pestaña Detalles, de la categoría del documento.
Si la edición está desbloqueada, utilice los botones ubicados al lado del campo para seleccionar otro usuario para que sea responsable por el documento o limpiar el campo.
|
Revisión*
|
Si se define que el identificador de la revisión será "Numérico" o "Texto", presenta el número/letra correspondiente a la revisión vigente del documento. Si el identificador de la revisión es "Personalizado", informe un identificador para la revisión vigente del documento.
Si la opción "Permitir modificar el identificador de revisiones en emisión" está marcada, será posible editar este campo.
|
Fecha
|
Este campo solamente podrá ser llenado si en la categoría no está marcada la opción "Bloquear registro de documentos homologados". En este caso, informe la fecha de vigencia del documento/revisión.
Si este campo no es llenado, el documento será creado en emisión.
|
Resumen
|
Describa el documento que está siendo registrado.
|
Opciones de copia
|
Habilitada
|
Deshabilitada
|
Atributos 1
|
Copia el valor de los atributos del documento seleccionado en la primera etapa para el documento que está siendo creado.
|
Los valores de los atributos no se copiarán en el documento que se está creando.
|
Copia impresa2
|
Copia las configuraciones de distribución de copias del documento seleccionado en la primera etapa para el documento que está siendo creado.
|
Las configuraciones de distribución de copias no serán copiadas al documento que está siendo creado.
|
Seguridad3
|
Copia las configuraciones de seguridad del documento seleccionado en la primera etapa para el documento que está siendo creado.
|
Las configuraciones de seguridad no serán copiadas al documento que está siendo creado.
|
Archivo electrónico4
|
Importa los archivos electrónicos del documento seleccionado en la primera etapa para el documento que está siendo creado.
|
Será copiado el archivo modelo asociado a la categoría seleccionada anteriormente, si corresponde. Si no hay archivo modelo, no será realizada ninguna copia.
|
Palabra clave5
|
Copia las palabras claves asociadas al documento seleccionado en la primera etapa para el documento que está siendo creado.
|
Las palabras clave no serán copiadas al documento que está siendo creado.
|
1 - Solamente estará disponible si en la categoría que clasifica el documento que está siendo creado fue asociado al menos un atributo y este es igual al atributo asociado a la categoría que clasifica el documento seleccionado en la primera etapa (si no es la misma).
2 - Solamente estará disponible si, en la categoría seleccionada en la primera etapa, es configurado el control Copia impresa.
3 - Solamente estará disponible si en la seguridad de la categoría no está marcada la opción "Bloquear modificación de seguridad en el documento", o si la opción "Permitir la inclusión de permiso en el documento" está marcada.
4 - Solamente estará disponible si en la categoría del documento seleccionado en la primera etapa, ha sido seleccionado al menos un archivo modelo.
5 - Solamente estará disponible si en el documento seleccionado en la primera etapa, fue asociada al menos una palabra clave.
Accione el botón Finalizar para finalizar la creación del documento.
▪Utilice el botón Anterior en la parte inferior de la pantalla, para volver a una etapa anterior de la creación del documento, para realizar las ediciones necesarias. Esta operación puede ser realizada también, haciendo clic en el nombre de la etapa en el panel lateral del asistente. ▪Utilice el botón Cancelar en la parte inferior de la pantalla, para salir del asistente de creación de documentos. Note que todos los datos informados hasta el momento actual se perderán. Para realizar esta operación efectivamente es necesario confirmar la pregunta hecha por el sistema. |
|
Resumen
|
En esta etapa será presentada una vista general de la creación del documento. Por medio de la opción Datos del documento es posible acceder a la pantalla de datos del documento creado, para realizar las ediciones necesarias. Consulte la sección Editar documento para obtener la descripción detallada de los demás campos de la pantalla de datos del documento.
|
Haga clic en la opción Cerrar para salir del asistente de creación.
|
