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Para incluir un nuevo documento, con la ayuda de un asistente, accione la flecha al lado del botón  y haga clic en la opción Crear documento utilizando asistente.
En el asistente de creación que se abrirá, haga clic en la opción Documento en blanco. En este momento, estarán disponibles las siguientes etapas:
Primeros pasos
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Categoría
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En este panel, ubique y seleccione en la jerarquía presentada, la categoría que clasificará el documento que está siendo creado. Solamente estarán disponibles para selección las categorías en las que el usuario conectado tenga el control Incluir permitido en la lista de seguridad.
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Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
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Atributo
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Esta etapa solamente será presentada, si en la pestaña Atributo de la pantalla de datos de la categoría, fue asociado al menos un atributo. En este caso, informe el valor de los atributos mostrados. Aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores informados, mientras que los atributos bloqueados, serán llenados por el sistema con el valor estándar definido en el momento de su asociación a la categoría.
La forma de llenar un atributo, varía de acuerdo con las configuraciones establecidas en el momento de su registro. Si algún atributo es utilizado por la máscara de identificación aplicada al documento, certifíquese de que este ha sido debidamente llenado.
Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
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Datos del documento
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Campo
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Identificador
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Informe un número o sigla para identificar el documento, o, utilice la flecha ubicada al lado de este campo para generar un identificador automático.
Si en la categoría fue configurada la utilización de máscara de identificación, en el momento de generar el identificador automático, será mostrada la respectiva máscara. El identificador generado por medio de la máscara solamente podrá ser editado, si la opción "Permitir modificar identificador" está marcada en la pantalla de datos de la categoría.
Solamente será posible utilizar un mismo identificador de documento en diferentes categorías, si la respectiva opción está marcada en la pestaña Documento de los parámetros generales.
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Idioma
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Seleccione el idioma de los archivos electrónicos del documento. Con eso, será posible relacionar los mismos documentos en diferentes idiomas, permitiendo relacionarlos y revisarlos en conjunto, cuando sea necesario.
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Título
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Informe un nombre/título para el documento, o, si en la categoría fue configurada la utilización de máscara de identificación para el título, utilice la flecha ubicada al lado de este campo para generar el título automáticamente.
El título generado por medio de la máscara solamente podrá ser editado, si la opción "Permitir modificar el título" está marcada en la pantalla de datos de la categoría.
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Responsable por el documento
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Presenta los datos del usuario conectado, o sea, que está realizando el registro del documento y solamente podrá ser editado si la opción "Bloquear modificación del usuario de registro" no está marcada en la sección Seguridad  Documento, en la pestaña Detalles, de la categoría del documento.
Si la edición está desbloqueada, utilice los botones ubicados al lado del campo para seleccionar otro usuario para que sea responsable por el documento o limpiar el campo.
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Revisión*
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Si es definido que el identificador de la revisión será "Numérico" o "Texto", presenta el número/letra correspondiente a la revisión vigente del documento. Si el identificador de la revisión es "Personalizado", informe un identificador para la revisión vigente del documento.
Si la opción "Permitir modificar el identificador de revisiones en emisión" está marcada, será posible editar este campo.
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Fecha
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Este campo solamente podrá ser llenado, si en la categoría no está marcada la opción "Bloquear registro de documentos homologados". En este caso, informe la fecha de vigencia del documento/revisión.
Si este campo no es llenado, el documento será creado en emisión.
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Resumen
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Describa el documento que está siendo registrado.
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Opción
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Habilitada
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Deshabilitada
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Informar copia impresa*
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Será presentada en el asistente la etapa "Copia impresa", descrita a continuación.
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La etapa "Copia impresa" no será presentada en el asistente.
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Informar seguridad**
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Será presentada en el asistente la etapa "Seguridad", descrita a continuación.
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La etapa "Seguridad" no será presentada en el asistente.
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Informar estructura
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Será presentada en el asistente la etapa "Estructura", descrita a continuación.
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La etapa "Estructura" no será presentada en el asistente.
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*Solamente estará disponible si, en la categoría seleccionada en la primera etapa, es configurado el control Copia impresa.
**Solamente estará disponible si en la seguridad de la categoría no está marcada la opción "Bloquear modificación de seguridad en el documento" o si la opción "Permitir la inclusión de permiso en el documento" está marcada.
Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra. En este momento, el sistema preguntará si realmente desea ir al siguiente paso, porque una vez hecho eso, solo algunos datos informados anteriormente podrán ser editados. Con eso, aunque el asistente sea cerrado, el documento será creado en el sistema con los datos informados hasta entonces.
▪Utilice el botón Cancelar en la parte inferior de la pantalla, para salir del asistente de creación de documentos. Note que todos los datos informados hasta el momento actual se perderán. Para realizar esta operación efectivamente es necesario confirmar la pregunta hecha por el sistema. ▪Después de ejecutar esta etapa el botón "Cancelar" no estará disponible para utilización. Por eso, certifíquese que los datos del documento están debidamente informados. ▪Utilice el botón Anterior en la parte inferior de la pantalla, para volver a una etapa anterior de la creación del documento, para realizar las ediciones necesarias. Esta operación puede ser realizada también, haciendo clic en el nombre de la etapa en el panel lateral del asistente. |
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Archivo modelo
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Esta etapa solamente será presentada si en la categoría del documento es asociado más de 1 (un) archivo modelo y el campo "Fecha" de la etapa "Datos del documento" no es llenado. En este caso, haga clic sobre el archivo que desea utilizar en el documento que está siendo creado.
Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
Si en la categoría del documento no fue asociado un archivo modelo, o solo 1 fue seleccionado, esta etapa no se presentará.
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Copia impresa
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Esta etapa solamente será presentada si la opción "Informar copia impresa" es habilitada en los datos del documento. En ella, es posible establecer el puesto de copias donde las copias impresas deberán permanecer y la cantidad de copias programadas para el puesto. En la barra de herramientas lateral, están disponibles los siguientes botones:
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Accione este botón para asociar el puesto de copias responsable por el documento que está siendo creado. En la pantalla que se abrirá, seleccione el puesto de copias deseado e informe la cantidad de copias impresas del documento que están programadas para ser atribuidas al puesto. Hecho eso, guarde la selección.
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Accione este botón para editar la cantidad de copias programadas para el puesto seleccionado en la lista de registros.
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Accione este botón para visualizar los datos del envío de las copias para el puesto seleccionado en la lista de registros.
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Accione este botón para desasociar el puesto de copias seleccionado en la lista de registros, del documento en cuestión.
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Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
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Estructura
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Esta etapa solamente será presentada si la opción "Informar estructura" es habilitada en los datos del documento. Es dividida en dos secciones:
Traducción de documento
En el campo Selección de documento, asocie un documento de traducción para crear una relación entre ambos. Para eso, los documentos deben tener un idioma diferente al documento original, para que representen el documento traducido en otros idiomas.
Notas: Solo será posible incluir un documento para cada idioma.
Opción
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Notificar revisión de la estructura
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Con esta opción marcada, cuando sea creada una revisión de un documento que tenga una relación de traducción, será generada la tarea Revisión de traducción, para verificar la necesidad de revisión en los documentos relacionados.
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Notificar al finalizar la revisión
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Con esta opción marcada, cuando se finalice una revisión de un documento que tenga una relación de traducción, se generará la tarea Revisión de traducción para verificar la necesidad de revisión en los documentos relacionados.
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Después de realizar las asociaciones, al posicionar el mouse sobre un documento de traducción relacionado, será presentado el botón "Acciones". Haga clic sobre él para que sean presentadas las opciones de excluir la traducción, visualizar los datos del documento y visualizar su archivo electrónico.
Donde se usa
En el campo Selección de documento, asocie o incluya un documento que contenga el documento en cuestión en su estructura. Si se selecciona un documento ya creado, es posible definir si será relacionada su revisión vigente o una revisión específica. Si es específica, informe el número de la revisión que desea utilizar.
Compuesto de
En el campo Selección de documento, asocie un documento que compone la estructura del documento en cuestión. Si se selecciona un documento ya creado, es posible definir si será relacionada su revisión vigente o una revisión específica. Si es específica, informe el número de la revisión que desea utilizar.
Después de realizar las asociaciones, cuando coloque el mouse sobre un documento de estructura relacionado, se mostrará el botón "Acciones". Haga clic sobre él para que sean presentadas las opciones de desasociar, visualizar los datos del documento y visualizar su archivo electrónico.
Para las relaciones "Donde se usa" y "Compuesto de", si en la pantalla de los parámetros generales:
▪Está marcada la opción "Permitir solo la inclusión de revisión vigente en la estructura", en la pestaña Documento, solamente será posible asociar a la relación las revisiones vigentes de otros documentos, es decir, no serán presentadas las opciones que permiten asociar revisiones de un determinado ciclo o en marcha. ▪Está marcada la opción "Notificar revisión de la estructura", en la pestaña Revisión, al pasar por ella, el sistema creará la tarea "Conocimiento de revisión". |
Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
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Seguridad
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Esta etapa solamente se presentará si se habilita la opción "Informar seguridad" en los datos del documento. En ella, es posible configurar una lista de seguridad específica para el documento, de acuerdo con las definiciones realizadas en la categoría.
Heredar lista de seguridad de la categoría del documento:
▪Esta opción será marcada por el sistema si la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría (estándar)" está marcada en la categoría y solamente podrá ser modificada si la opción "Bloquear modificación de seguridad en el documento" no está marcada en la categoría. En este caso, solamente será posible editar la lista de seguridad, si la opción "Bloquear modificación de seguridad en el documento" está marcada y si el usuario conectado tiene el control "Editar" permitido. ▪Al desmarcar esta opción, la lista de seguridad definida en la categoría dejará de ser válida para el documento en cuestión, posibilitando crear una lista de seguridad diferente. Los botones de la barra de herramientas lateral de esta sección, estarán habilitados solamente si la lista de seguridad puede ser editada. Son ellos:
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Accione este botón para incluir un nuevo acceso en la lista de seguridad del documento.
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Accione este botón para editar los datos del acceso seleccionado en la lista de registros
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Accione este botón para excluir el acceso seleccionado, de la lista de seguridad del documento.
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Accione este botón para importar los accesos configurados en la categoría, para que estos sean presentados en la lista de seguridad del documento.
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Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
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Participantes
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Esta etapa solamente será presentada si en la categoría del documento es configurado el control Revisión, el proceso de revisión configurado es el "Modelo ISO9000" y si el tipo de ruta es "Fijo" o "Variable".
En ella, es posible consultar o definir a los participantes de la revisión por la cual el documento pasará. El llenado de esta sección depende del tipo de ruta configurado en la categoría del documento:
▪Si el tipo de ruta configurado es Fijo serán presentados sus participantes, siendo posible solo importar otra ruta. ▪Si el tipo de ruta configurada es Variable y es informada una ruta de revisión, sus participantes se mostrarán en la lista de registros de esta sección. ▪Si no fue informada una ruta de revisión, es posible configurar los participantes deseados. En la barra de herramientas lateral, están disponibles los siguientes botones:
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Accione este botón para incluir un participante en la revisión del documento. Consulte la sección Configurar ruta de revisión para obtener una descripción detallada sobre cómo insertar un nuevo participante. Si el participante está siendo incluido en una ruta asociada a la revisión, esta inclusión solamente será válida para la revisión del documento, y no será replicada al registro de la ruta hecha por el menú Configuración Revisión Ruta.
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Accione este botón para modificar la secuencia, plazo o checklist del participante seleccionado.
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Accione este botón para eliminar el participante seleccionado.
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Accione este botón para importar el flujo de participantes de otra ruta de revisión ya registrado en SE Documento. Es importante resaltar que, si la ruta de revisión es del tipo Fijo, solo este botón estará habilitado, lo que posibilitará modificar la ruta de revisión informada en la categoría del documento para otra ruta, sin embargo, no será posible editar sus miembros.
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Utilice el botón Siguiente, de la parte inferior del asistente, para acceder a la próxima etapa de la cual se encuentra.
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Archivo electrónico
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En esta etapa es posible asociar los archivos electrónicos del documento. La apariencia de la sección y los botones disponibles en la barra de herramientas lateral variarán de acuerdo con las configuraciones realizadas en la categoría seleccionada en la primera etapa y en los parámetros generales. Vea más información en la sección Archivo electrónico.
Si el documento tiene un archivo modelo definido, este será presentado asociado en esta etapa.
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Accione el botón Finalizar para finalizar la creación del documento.
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Resumen
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En esta etapa será presentada una vista general de la creación del documento. Por medio de la opción Datos del documento es posible acceder a la pantalla de datos del documento creado, para realizar las ediciones necesarias. Consulte la sección Editar documento para obtener la descripción detallada de los demás campos de la pantalla de datos del documento.
Si la categoría seleccionada en la primera etapa tiene el control Revisión configurado, será presentada la opción Ejecutar revisión. Al hacer clic en él, la pantalla que se abrirá variará de acuerdo con el proceso de revisión configurado:
▪Modelo ISO9000: Se abrirá la pantalla para la ejecución de la etapa de revisión, siempre que el usuario que está creando el documento sea también el ejecutor de esta. Consulte la sección Revisión de documento para obtener más información sobre la ejecución de esta operación. ▪Workflow: Se abrirá la pantalla de datos de la actividad para la ejecución, siempre que el usuario que está creando el documento sea también el ejecutor de esta. Consulte la sección Revisiones Ejecutando revisión para obtener una descripción detallada sobre cómo ejecutar una revisión controlada por un workflow. |
Haga clic en la opción Cerrar para salir del asistente de creación.
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