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Para definir la lista de seguridad de los documentos que serán registrados en la categoría, realice las siguientes configuraciones:
1.Acceda al menú Configuración  Categoría.
2.Seleccione la categoría deseada y haga clic en  .
3.En la pestaña Detalles, acceda a la sección Seguridad Documento.
4.Las siguientes configuraciones estarán disponibles:
Opción
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Marcada
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Desmarcada
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Heredar lista de seguridad de la categoría (estándar)
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Esta opción será presentada ya marcada por el sistema, indicando que la lista de seguridad configurada en esta sección será válida para todos los documentos registrados en esta categoría.
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Será posible configurar una lista de seguridad específica para cada documento registrado en la categoría.
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Permitir la inclusión de permiso en el documento
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Permite que al editar un documento que esté heredando los permisos de la categoría, sea posible incluir nuevos permisos en el documento, complementando las configuraciones de seguridad, definidas en la categoría. Note que, si el usuario tiene algún control desmarcado en la categoría, no será posible incluir el mismo control permitiendo un acceso al documento. Sin embargo, si un control está marcado en la categoría, será posible desmarcarlo en el momento del registro del documento.
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Si el documento está heredando la lista de seguridad de la categoría, no será posible agregar nuevos accesos en la lista de seguridad.
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Bloquear modificación de la seguridad en el documento
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Al registrar el documento, la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría" no podrá ser desmarcada. Con eso, la lista de seguridad definida para los documentos en esta sección no podrá ser editada.
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En la sección Seguridad, será posible marcar/desmarcar la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría", así como, editar su lista de seguridad.
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Bloquear modificación del usuario de registro
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Al registrar el documento, el campo "Responsable por el documento" será llenado por el sistema y no será posible editarlo.
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El responsable por el documento será llenado por el sistema, sin embargo, será posible editarlo. Este campo, sin embargo, solamente podrá ser editado después de guardar los datos del documento por primera vez.
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5.En la lista de registros de la parte inferior de la pantalla, es posible definir una lista de seguridad para los documentos de esta categoría. En la barra de herramientas lateral, están disponibles los siguientes botones:
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Accione este botón para incluir un nuevo acceso en la lista de seguridad de los documentos de esta categoría. Vea cómo realizar esta operación detalladamente, en la sección Incluir acceso en la seguridad del documento.
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Accione este botón para editar los controles, permisos, etc del acceso seleccionado en la lista de registros.
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Accione este botón para excluir el acceso seleccionado en la lista de registros y así desasociarlo de la lista de seguridad de los documentos de esta categoría.
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Accione este botón para copiar la lista de seguridad de los documentos de otra categoría y aplicarla en los documentos de la categoría en cuestión. En la pantalla que se abrirá, ubique, marque la categoría deseada y guarde la selección. Utilice las teclas CTRL y SHIFT del teclado, o el check al lado de cada registro para seleccionar más de una categoría a la vez. Además del botón de guardar, serán presentados también, los botones que permiten marcar todas las categorías presentadas en la pantalla y limpiar las marcas realizadas.
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6.Guarde los cambios realizados en la categoría.
Incluir acceso en la seguridad del documento
Para incluir un acceso, accione el botón de la barra de herramientas lateral. En la pantalla que se abrirá, realice los siguientes pasos:
La forma de configurar la lista de seguridad de un documento, tanto en la categoría como por el propio documento, por ser bastante similar, será descrita solo en esta sección y se identificará donde difieren. La pantalla presentada en ambos casos también es similar.
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1.Seleccione una de las siguientes opciones para definir el tipo de acceso que compondrá la lista de seguridad: Interno
Grupo: Será compuesto de los miembros de un grupo ya registrado en SE Documento.
Unidad organizativa: Será compuesto por usuarios de determinada unidad de negocio/área de la organización.
Área/Función: Será compuesto por usuarios de determinada área de la organización que ejercen una función específica.
Función: Será compuestos por usuarios que ejercen determinada función en la organización.
Usuario: Será compuesto por un usuario específico.
Todos: Será compuesto de todos los usuarios que tienen acceso a SE Documento.
Usuario de inclusión1 2: Será compuesto del responsable del documento.
Área/Función usuario de inclusión1 2: Será compuesto de los usuarios que pertenezcan a la misma área y ejerzan la misma función que el responsable del documento.
Función usuario de inclusión1 2: Será compuesto de los usuarios que ejerzan la misma función que el responsable del documento.
Área usuario de inclusión1 2: Será compuesta de los usuarios que pertenezcan a la misma área que el responsable del documento.
1 - Disponible solo si está siendo configurada la lista de seguridad de los documentos de la categoría.
2 - Para que estos controles se muestren en la lista de seguridad del documento es necesario que además de la opción "Heredar lista de seguridad de la categoría del documento", esté marcada también la opción "Permitir la inclusión de permiso en el documento".
Nota: Tenga en cuenta que al inscribir el registro de la seguridad de la Categoría o Documento, la lista del Tipo de acceso es identificada como Interno, ya que se trata de la configuración de seguridad para usuarios internos del sistema.
2.De acuerdo con el tipo de acceso seleccionado, los Filtros serán habilitados para el llenado. Utilícelos para facilitar la búsqueda de los registros deseados.
3.Si el tipo de acceso seleccionado es Unidad organizativa, será presentada la jerarquía de unidades de negocios y las áreas pertenecientes a ellas (si corresponde). Marque las unidades de negocio y/o áreas deseadas. Al marcar la opción "Considerar niveles inferiores" presente en la parte inferior de la pantalla, las unidades organizativas que están abajo, en la jerarquía, de la unidad organizativa marcada, también serán consideradas. Tenga en cuenta que al marcar esta opción, si son incluidas nuevas subunidades organizativas más adelante (sean ellas unidades de negocio o áreas), estas serán incorporadas automáticamente a la lista de seguridad.
Al lado de la jerarquía están disponibles también, botones que permiten marcar todos los niveles inferiores de una determinada unidad organizativa o desmarcar todos los niveles inferiores. Es importante resaltar que, al utilizar el botón "Marcar todos los niveles inferiores" si, posteriormente, son incluidas nuevas subunidades organizativas, estas no serán incorporadas a la lista de seguridad.
4. Después de informar los campos de arriba, accione el botón  de la barra de herramientas de la pantalla de selección. De acuerdo con el tipo de acceso seleccionado y de los valores informados en los filtros, el resultado será presentado en la lista de registros, ubicada en la parte inferior de la pantalla. Seleccione aquellos que compondrán la lista de seguridad. Utilice las teclas SHIFT o CTRL del teclado o el check al lado de cada ítem, para seleccionar más de un registro a la vez.
5.En el campo Controles, expanda la lista y marque las acciones deseadas:
Control
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Marcado
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Desmarcado
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Incluir1
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El usuario podrá registrar documentos en la categoría.
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El usuario no podrá registrar documentos en la categoría.
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Modificar
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El usuario podrá editar los datos del documento.
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El usuario no podrá editar los datos del documento.
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Excluir
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El usuario podrá eliminar el documento.
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El usuario no podrá eliminar el documento.
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Revisar
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El usuario podrá crear revisiones para el documento. Usuarios con permiso de revisar podrán excluir una revisión en marcha.
Para realizar esta operación con éxito, es requerido también, que el control Revisión esté marcado.
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El usuario no podrá crear revisiones para el documento, o excluir revisiones en marcha.
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Conocimiento
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El usuario recibirá el conocimiento de publicación del documento. Para que la tarea de conocimiento sea generada para el usuario, se requiere también que el control Copia electrónica esté marcado.
Note que al marcar este control, el control Notificación quedará deshabilitado para la selección.
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El usuario no recibirá el conocimiento de publicación del documento.
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Distribuir copia
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El usuario podrá distribuir las copias del documento.
Para realizar esta operación con éxito, es requerido también, que el control Copia impresa esté marcado.
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El usuario no podrá realizar la distribución de las copias del documento.
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Visualizar
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El usuario podrá visualizar la pantalla de datos y los archivos electrónicos del documento.
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El usuario no podrá visualizar la pantalla de datos y archivos electrónicos del documento.
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Cancelar
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El usuario no podrá ver la pantalla de datos y archivos electrónicos del documento.
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El usuario no podrá modificar la situación del documento.
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Archivar
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El usuario podrá realizar el archivado del documento en el componente SE Archivo Físico.
Para realizar esta operación con éxito, es requerido también, que el control Archivo físico esté marcado.
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El archivado del documento en el componente SE Archivo Físico no estará disponible para el usuario.
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Imprimir
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El usuario podrá realizar la impresión de los archivos electrónicos del documento.
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El usuario no podrá imprimir los archivos electrónicos del documento.
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Capacitación
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El usuario podrá participar de las capacitaciones del documento, registradas a través del componente SE Capacitación.
Para que el usuario pueda participar de capacitaciones del documento, es requerido también, que el control Capacitación esté marcado.
Si la lista de seguridad está siendo configurada por la pantalla de datos del documento, al marcar este control, el campo Criticidad será habilitado. Defina en este caso, si la capacitación para el documento es crítica o no para el tipo de acceso seleccionado anteriormente.
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El usuario no podrá participar de las capacitaciones del documento.
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Registrar capacitación
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El usuario recibirá la tarea Registro de capacitación referente al documento.
Para que la tarea se generada al usuario, se requiere también, que el control Capacitación esté marcado.
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El usuario no recibirá la tarea "Registro de capacitación" (SE Capacitación) referente al documento.
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Guardar localmente
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El usuario podrá guardar los archivos electrónicos del documento en su máquina.
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El usuario no podrá guardar los archivos electrónicos del documento en su máquina.
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Firmar
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El usuario podrá realizar la firma digital de los archivos electrónicos del documento.
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El usuario no podrá firmar digitalmente los archivos electrónicos del documento.
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Notificación
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El usuario recibirá notificaciones por e-mail, en el momento del registro o de la liberación de la revisión del documento.
Para que la notificación se envíe al usuario, también se requiere que el control Copia electrónica esté marcado.
Tenga en cuenta que al marcar este control, el control Conocimiento quedará deshabilitado para la selección.
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El usuario no recibirá notificaciones por e-mail referentes al registro y liberación de la revisión del documento.
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Incluir comentario
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El usuario podrá insertar comentarios textuales y gráficos en los archivos electrónicos del documento.
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El usuario no podrá incluir comentarios en los archivos electrónicos del documento.
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Evaluar aplicabilidad
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El usuario recibirá la tarea Evaluación de aplicabilidad referente al documento.
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El usuario no recibirá la tarea "Evaluación de aplicabilidad".
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Los controles desmarcados tienen prioridad en la lista de seguridad. Por ejemplo: Si el Grupo A tiene permiso para editar, y el usuario B pertenece al grupo, pero tiene el control de editar desmarcado, el usuario B no editará el registro, incluso formando parte del grupo que tiene permiso.
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Para que los controles referentes a otros componentes de SE Suite sean aplicados correctamente, es necesario que ellos formen parte de las soluciones adquiridas por su organización y que los usuarios del "Tipo de acceso" tengan acceso a ellos.
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6.Una vez hecho esto, guarde los cambios.
Regla
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Llene este campo para complementar la seguridad configurada anteriormente. Vea más detalles en la sección Asociar regla a la categoría.
Si no desea aplicar una regla de seguridad a los documentos de esta categoría, no llene este campo.
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