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Nesta seção será abordado como editar os dados e registrar a ata de uma reunião que passou pela etapa de agendamento, como aquelas que foram incluídas diretamente na etapa de registro. Para isso, primeiramente, localize e selecione a reunião desejada na lista de registros da tela principal. Em seguida, acione o botão  da barra de ferramentas.
Neste momento, será aberta sua tela de dados. As seguintes seções estarão disponíveis para edição:
Nesta seção serão apresentados os dados informados no momento da inclusão da reunião e alguns estarão disponíveis para edição. Se a reunião passou pela etapa de agendamento, os campos da seção Datas realizadas serão preenchidos com as datas e horas programadas, porém, é possível editá-las. Também, serão apresentados os seguintes painéis:
As seguintes opções poderão ser apresentadas habilitadas ou desabilitadas pelo sistema, de acordo com as configurações realizadas no tipo que classifica a reunião, no momento da inclusão da reunião ou ainda, no agendamento, caso a reunião tenha passado por esta etapa:
Opção
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Marcada
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Desmarcada
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Aguardar assinatura da ata pelos participantes
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A reunião somente poderá ser finalizada após todos os participantes confirmarem a assinatura da ata.
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Após finalizar o registro da ata, a reunião será encerrada.
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Enviar tarefa de assinatura da ata apenas para os participantes que compareceram à reunião
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Esta opção somente estará disponível se a opção "Aguardar assinatura da ata pelos participantes" também for habilitada. A tarefa Assinatura somente será gerada para os participantes que efetivamente compareceram à reunião.
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A tarefa "Assinatura" será gerada para todos os usuários associados como participantes da reunião, tendo comparecido ou não.
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Também é possível registrar os participantes da reunião no campo Participantes obrigatórios. Se a reunião passou por agendamento, serão apresentados os participantes associados na etapa correspondente.
▪Interno: Participantes que são usuários do SE Suite. Neste caso, digite o nome do usuário que deverá participar da reunião e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre seu nome. Conforme os usuários forem adicionados, eles serão apresentados logo abaixo do campo. Posicione o mouse sobre um usuário e clique sobre seu nome para visualizar seus dados. O usuário responsável por registrar a ata poderá ser identificado pelo ícone de Relator. Para desassociar um usuário da reunião, clique no X.
▪Externo: Participantes que não têm acesso ao SE Suite ou não fazem parte da organização. Neste caso, informe o endereço de e-mail dos participantes desejados e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre o informado. Ao incluir o e-mail dos participantes externos no registro, eles irão receber a ata registrada.
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Opção
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Habilitada
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Desabilitada
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Reunião restrita
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Apenas determinados usuários poderão ter acesso à reunião. Neste caso, no campo que será apresentado, digite o nome dos usuários, equipes, áreas e/ou funções desejados e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre seu nome.
Os participantes selecionados serão apresentados logo abaixo do campo.
Para desassociá-los da reunião, posicione o mouse em cima do nome e clique no X. Note que o usuário que está agendando a reunião e os participantes serão incluídos na lista de segurança pelo sistema e não poderão ser excluídos.
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A reunião será considerada "Pública", ou seja, todos os usuários com acesso ao SE Reunião poderão acessá-la.
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A opção "Reunião restrita" poderá ser apresentada já habilitada pelo sistema se, nos parâmetros gerais, for habilitada a opção "Definir reunião restrita como padrão" ou se durante o agendamento (se a reunião passou por esta etapa), esta opção foi habilitada, porém, é possível editá-la.
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Este painel somente será apresentado, se foi associado um tipo à reunião e na aba Atributo da tela de dados deste, for associado um atributo. Neste caso, informe seus valores. Aqueles que forem requeridos devem ter, obrigatoriamente, seus valores preenchidos. Já os atributos bloqueados serão preenchidos pelo sistema com o valor padrão definido no momento de sua associação ao tipo da reunião. Se a reunião passou por agendamento, este campo poderá já estar preenchido e se os atributos não forem bloqueados, poderão ser editados. A forma de preencher um atributo, varia de acordo com as configurações estabelecidas no momento de seu registro.
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Nesta seção, deve-se registrar a ata da reunião, ou seja, os assuntos tratados, as decisões e ações tomadas em relação a eles e as pausas que houve entre um assunto e outro. Para isso, estão disponíveis as seguintes opções:
No painel que será apresentado, estão disponíveis os seguintes campos:
Campos
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Assunto
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Informe o tema abordado na reunião.
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Responsável
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Preencha este campo se o assunto em questão teve um responsável por abordá-lo. Neste caso, digite o nome do usuário desejado e pressione a tecla Enter do teclado ou clique sobre seu nome.
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Duração (hh:mm)
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Informe a quantidade de tempo que durou a abordagem do assunto.
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Início previsto
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Este campo é preenchido pelo sistema com a hora prevista de início da abordagem do assunto. Se o assunto em questão foi o primeiro assunto na pauta da reunião, será apresentada a hora de início da reunião. Se o assunto não se tratar do inicial, será exibida a hora de acordo com a duração dos assuntos anteriores a ele.
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Atividade
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Este campo somente será apresentado se a reunião que está sendo agendada for uma reunião de projeto. Selecione a atividade do projeto ao qual se referiu o assunto da reunião.
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Observação
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Registre informações importantes sobre o assunto. Utilize as opções na parte superior do campo, para formatar o texto da observação.
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Decisão
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Registre as conclusões obtidas em relação ao assunto em questão. Se no tipo que classifica a reunião foi marcada a opção "Obrigar preenchimento da decisão do assunto" não será possível finalizar o registro da ata sem ter informado a decisão de todos os assuntos dela.
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Plano de ação
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Se na seção Plano de ação foi incluído/associado um plano de ação referente à reunião, neste campo é possível associar as ações do plano referentes ao assunto em questão. Para isso, clique no campo Ação de plano de ação e, em seguida, sobre a ação desejada. Repita o procedimento para selecionar quantas ações forem necessárias. Conforme as ações forem adicionadas, elas serão apresentadas logo abaixo do campo. Ao posicionar o mouse sobre uma ação, serão apresentadas as opções que permitem acessar seus dados e do plano ao qual ela pertence. Os dados do plano e das ações somente estarão disponíveis para edição, se o relator for o responsável ou fizer parte da equipe responsável pelo plano de ação. Para desassociar uma ação do assunto, clique no X.
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Tipo de associação
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Selecione o tipo de associação da ata de reunião: Atividade Isolada (SE Controle de atividades), Indicador (SE Desempenho), Scorecard (SE Desempenho), Incidente (SE Incidente), Ação de plano de ação (SE Plano de ação), Problema (SE Problema), Projeto (SE Projeto), Programa (SE Projeto), Atividade de projeto (SE Projeto), Solicitação (SE Solicitação) ou Workflow (SE Workflow). Selecione no campo Objeto o respectivo assunto.
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▪Utilize as setas localizadas no lado direito do painel, para alterar a ordem do assunto, na estrutura da reunião, para cima ou para baixo. ▪Utilize o botão localizado no lado direito do painel, para excluir o assunto da estrutura da reunião. |
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No painel que será apresentado, estão disponíveis os seguintes campos:
Duração (hh:mm): Informe a quantidade de tempo que a pausa durará.
Início previsto: Este campo é preenchido pelo sistema com a hora prevista para início da pausa, de acordo com a duração do assunto anterior a ela.
▪Utilize as setas localizadas no lado direito do painel, para alterar a ordem da pausa, na estrutura da reunião, para cima ou para baixo. ▪Utilize o botão localizado no lado direito do painel, para excluir a pausa da estrutura da reunião. |
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Monte a estrutura da reunião, incluindo todos os assuntos desejados e as pausas necessárias. Se a soma da duração dos assuntos e das pausas da reunião, excederem a quantidade de horas realizadas da reunião, o sistema solicitará se deseja atualizar a hora de fim da reunião de acordo com a duração total dos assuntos. Clique em OK para confirmar.
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Nesta seção é possível associar as documentações relacionadas com a reunião que está sendo registrada. Estão disponíveis as seguintes subseções:
Opções
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Anexo
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Inclua os anexos relacionados com a reunião. Consulte a seção Incluindo anexos para obter mais detalhes sobre como incluir anexos.
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Documento
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Associe os documentos relacionados com a reunião. Consulte a seção Incluindo documentos para obter mais detalhes sobre como associar documentos do SE Documento.
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Requerimento
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Nesta seção são apresentados os requerimentos incluídos no tipo da reunião. Os requerimentos devem ser preenchidos para poder registrar a reunião com sucesso. O preenchimento do campo da coluna Anexo/Documento da lista de registros, irá variar de acordo com o tipo do requerimento:
▪Anexo: Utilize os botões ao lado do campo para: selecionar um anexo já associado na reunião ao requerimento, incluir um anexo e associá-lo diretamente no requerimento, visualizar a tela de dados do anexo selecionado e limpar o campo. ▪Documento: Utilize os botões ao lado do campo para: selecionar um documento já associado na reunião ao requerimento, incluir um documento a partir de um arquivo e associá-lo diretamente no requerimento, visualizar a tela de dados do documento selecionado e limpar o campo. |
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Esta seção será preenchida com os dados do apontamento de horas realizados pelos participantes na reunião. No campo Quantidade total presente na parte inferior é apresentado o total de horas normais, extras e o total de horas apontadas. Para que este recurso funcione corretamente, é necessário que o componente SE Controle de atividades faça parte das soluções adquiridas por sua organização.
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Nesta seção é apresentada uma linha do tempo com os principais eventos ocorridos na reunião, até o momento atual. Utilize a opção Comentar, localizada abaixo de cada evento, para incluir um comentário referente a ela. No campo que será habilitado, registre o comentário desejado e pressione a tecla Enter do teclado. Caso desejar, é possível notificar um usuário, sobre determinado evento, mencionando-o através de "@usuário". O comentário realizado será apresentado na linha do tempo. O usuário que realizou o comentário poderá editá-lo ou apagá-lo, por meio das opções apresentadas.
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Nesta seção é possível incluir e associar todos os planos de ações que são relacionados com a reunião e seus assuntos. Para que este recurso funcione corretamente é necessário que o componente SE Plano de ação faça parte das soluções adquiridas por sua organização. Estão disponíveis as seguintes opções:
Campos
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Incluir
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Clique nesta opção e em seguida, selecione a opção desejada:
▪Plano de ação: Na tela que será apresentada selecione a categoria que classificará o plano de ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento será apresentada a tela de dados da estrutura do plano de ação, possibilitando sua configuração. ▪Plano de ação a partir de um modelo: Na tela que será apresentada, localize e selecione o modelo a partir do qual será criado o plano de ação que deseja incluir. Salve a seleção feita. Neste momento será apresentada a tela de dados da estrutura do plano de ação, possibilitando sua configuração. |
Associar
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Na tela que será apresentada, localize e selecione o plano de ação já registrado que deseja associar à reunião.
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Após incluir/associar o plano de ação, nesta seção será apresentada estrutura do plano em questão e suas ações, permitindo visualizar suas informações. Ao posicionar o mouse sobre o card do plano de ação, serão apresentadas as opções que permitem acessar seus dados e desassociá-lo da reunião. Ao posicionar o mouse sobre o card de uma ação do plano de ação, será apresentada a opção que permite acessar seus dados. Os dados do plano e das ações somente estarão disponíveis para edição, se o relator for o responsável ou fizer parte da equipe responsável pelo plano de ação.
Consulte a documentação específica do componente SE Plano de ação para obter mais detalhes sobre planos e suas ações.
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Utilize esta opção para gerar um relatório da reunião em questão ou configurar um novo relatório. Na tela que será aberta, defina as informações que deverão ser apresentadas. Em seguida, acione a seta localizada ao lado do botão  e selecione a opção desejada.
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Após registrar a ata da reunião e preencher os demais campos necessários, salve o registro. Ao utilizar a opção Salvar e sair, o sistema solicitará a confirmação dos participantes que compareceram à reunião e questionará se deseja enviá-la para a próxima etapa configurada. Veja mais detalhes na seção Finalizar registro.
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