Programación

Tarea:	Programación
Quién recibe:	Usuario que emitió la reunión que está siendo programada (responsable).
Cuando:	La programación de la reunión se guarda, pero no es enviada a la etapa siguiente.
Finalidad:	Finalizar la programación de una reunión permitiendo realizar los ajustes necesarios, antes de enviarla a la próxima etapa.

En la lista de registros pendientes, seleccione la reunión deseada.

Certifíquese de que los datos de la reunión fueron debidamente informados. Para eso, accione el botón de la barra de herramientas y realice los ajustes necesarios en la pantalla de datos que será presentada. La descripción detallada de la pantalla de datos de una reunión en programación, se encuentra en la sección Editar programación de reunión. Después de asociar a los participantes, informar el asunto de la reunión y llenar los demás campos necesarios, guarde el registro. En este momento, el sistema preguntará si desea enviar la reunión para la próxima etapa configurada.

Para finalizar la programación de la reunión sin acceder a la pantalla de datos, accione el botón de la barra de herramientas. En este momento, el sistema preguntará si desea enviar el registro a la próxima etapa. Elija la opción deseada:

OK: La reunión seguirá a una de las siguientes etapas:

▪Confirmación: Si la opción "Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios" fue marcada y la reunión tiene participantes obligatorios, será generada la tarea Confirmación para todos los participantes.

▪Registro: Si no fue configurado para aguardar confirmación de los participantes obligatorios, será generada la tarea Registro para el relator de la reunión.

Cancelar: La reunión permanecerá pendiente con situación Programación. La finalización de la programación de la reunión puede ser realizada también por medio del menú Gestión Reunión.

▪Para realizar esta operación con éxito, es necesario que los participantes y asuntos de la reunión sean debidamente informados.

▪Al finalizar la programación de una reunión, el sistema preguntará si desea enviar los compromisos de calendario. Haga clic en "OK" para que se envíen invitaciones por e-mail, en el formato ICS, para los participantes de la reunión.

▪En caso de que sea necesario devolver una reunión con situación "Confirmación de programación" a la etapa de programación, es solo seleccionarla en la lista de registros y accionar el botón . Para visualizar las reuniones con esa situación, utilice el campo "Situación" del filtro avanzado General en el panel de filtros de búsqueda.