Registro

Tarea:

Registro

Quién recibe:

Participante relator de la reunión.

Cuando:

▪La programación de la reunión es finalizada.

▪Todos los participantes obligatorios confirmen la programación de la reunión.

▪El registro del acta de una reunión no programada se guarda, pero, no es enviado a la siguiente etapa.

Finalidad:

Finalizar el registro del acta de una reunión permitiendo realizar los ajustes necesarios, antes de enviarla para la próxima etapa.

1.

En la lista de registros pendientes, seleccione la reunión deseada.

2.

Certifíquese de que el acta de la reunión fue debidamente registrada. Para eso, accione el botón de la barra de herramientas y realice los ajustes necesarios en la pantalla de datos que será presentada. La descripción detallada de la pantalla de datos de una reunión en registro, se encuentra en la sección Registrar acta de reunión. Después de informar las fechas y horas de inicio y fin reales de la reunión, registrar los asuntos tratados, las decisiones y acciones tomadas con relación a ellos y llenar los demás campos necesarios, guarde el registro. En este momento, el sistema solicitará la confirmación de los participantes que asistieron a la reunión y preguntará si desea enviarla para la próxima etapa configurada.

3.

Para finalizar el registro del acta de la reunión sin acceder a la pantalla de datos, accione el botón de la barra de herramientas. En la pantalla que será presentada, primero, mantenga habilitados los participantes que comparecieron a la reunión en cuestión. Haga clic en el toggle al lado del nombre de los participantes que no asistieron a la reunión.

4.

El sistema preguntará también, si desea enviar el registro para la próxima etapa. Elija la opción deseada:

OK: La reunión seguirá a una de las siguientes etapas:

▪Firma: Si la opción "Aguardar firma del acta por los participantes" fue habilitada, será generada la tarea Firma para los participantes de la reunión. Si en el tipo fue habilitada también la opción "Enviar tarea de firma del acta solo para los participantes que asistieron a la reunión", solo los participantes habilitados en el paso anterior recibirán la tarea.

▪Finalización: Si no ha sido configurado para esperar la firma del acta, la reunión será finalizada. Será posible consultar el acta registrada por el relator por medio del menú Consulta Reunión.

Cancelar: La reunión permanecerá pendiente con situación Registro. La finalización del registro del acta de la reunión podrá ser realizada también, por medio del menú Gestión Registro.