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En esta sección será abordado como editar los datos y registrar el acta de una reunión que pasó por la etapa de programación, como aquellas que fueron incluidas directamente en la etapa de registro. Para eso, primero, ubique y seleccione la reunión deseada en la lista de registros de la pantalla principal. Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
En este momento, se abrirá la pantalla de datos. Las siguientes secciones estarán disponibles para edición:
En esta sección serán presentados los datos informados en el momento de la inclusión de la reunión y algunos estarán disponibles para edición. Si la reunión pasó por la etapa de programación, los campos de la sección Fechas realizadas serán llenados con las fechas y horas programadas, sin embargo, es posible editarlas. También, se presentarán los siguientes paneles:
Las siguientes opciones podrán ser presentadas habilitadas o deshabilitadas por el sistema, en consonancia con las configuraciones realizadas en el tipo que clasifica la reunión, al momento de la inclusión de la reunión o aún, en la programación, en caso de que la reunión haya pasado por esta etapa:
Opción
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Marcada
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Desmarcada
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Aguardar firma del acta por los participantes
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La reunión solamente podrá ser finalizada después de que todos los participantes confirmen la firma del acta.
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Después de finalizar el registro del acta, la reunión será finalizada.
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Enviar tarea de firma del acta solo a los participantes que asistieron a la reunión
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Esta opción solamente estará disponible si la opción "Aguardar firma del acta por los participantes" también es habilitada. La tarea Firma solamente será generada para los participantes que efectivamente asistieron a la reunión.
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La tarea "Firma" será generada para todos los usuarios asociados como participantes de la reunión, hayan asistido o no.
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También es posible registrar a los participantes de la reunión en el campo Participantes obligatorios. Si la reunión pasó por programación, serán presentados los participantes asociados en la etapa correspondiente.
▪Interno: Participantes que son usuarios de SE Suite. En este caso, digite el nombre del usuario que deberá participar en la reunión y presione la tecla Enter del teclado o haga sobre su nombre. A medida que se agregan usuarios, se mostrarán justo debajo del campo. Posicione el mouse sobre un usuario y haga clic sobre su nombre para visualizar sus datos. El usuario responsable por registrar el acta podrá ser identificado por el icono de Relator. Para desasociar a un usuario de la reunión, haga clic en la X.
▪Externo: Participantes que no tienen acceso a SE Suite o no forman parte de la organización. En este caso, ingrese la dirección de correo electrónico de los participantes deseados y presione la tecla Enter del teclado o haga clic en el informado. Al incluir el e-mail de los participantes externos en el registro, estos recibirán el acta registrada.
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Opción
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Habilitada
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Deshabilitada
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Reunión restringida
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Solo determinados usuarios podrán tener acceso a la reunión. En este caso, en el campo que será presentado, digite el nombre de los usuarios, grupos, áreas y/o funciones deseadas y presione la tecla Enter del teclado o haga clic sobre su nombre.
Los participantes seleccionados serán presentados inmediatamente abajo del campo.
Para desasociarlos de la reunión, posicione el mouse encima del nombre y haga clic en la X. Note que el usuario que está programando la reunión y los participantes serán incluidos en la lista de seguridad por el sistema y no podrán ser excluidos.
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La reunión será considerada "Pública", es decir, todos los usuarios con acceso al componente SE Reunión podrán acceder a ella.
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La opción "Reunión restringida" podrá ser presentada ya habilitada por el sistema si, en los parámetros generales, es habilitada la opción "Definir reuniones restringidas como estándar" o si durante la programación (si la reunión pasó por esta etapa), esta opción fue habilitada, sin embargo, es posible editarla.
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Este panel solo será presentado, si fue asociado un tipo a la reunión y en la pestaña Atributo de la pantalla de datos de este, es asociado un atributo. En este caso, informe sus valores. Aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores llenos. Ahora los atributos bloqueados serán llenados por el sistema con el valor estándar definido en el momento de su asociación al tipo de la reunión. Si la reunión pasó por programación, este campo podrá haber sido llenado y si los atributos no han sido bloqueados, podrán ser editados. La forma de llenar un atributo, varía en consonancia con las configuraciones establecidas en el momento de su registro.
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En este apartado se debe registrar el acta de la reunión, es decir, los asuntos tratados, las decisiones y acciones tomadas en relación con ellos y las pausas que se produjeron entre un asunto y otro. Para eso, están disponibles las siguientes opciones:
En el panel que será presentado, están disponibles los siguientes campos:
Campos
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Asunto
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Informe el tema abordado en la reunión.
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Responsable
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Llene este campo si el asunto en cuestión tuvo una persona responsable de abordarlo. En este caso, digite el nombre del usuario deseado y presione la tecla Enter del teclado o haga clic sobre su nombre.
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Duración (hh:mm)
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Informe la cantidad de tiempo que tardó el abordaje del asunto.
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Inicio previsto
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Este campo es llenado por el sistema con la hora prevista para comenzar a abordar el asunto. Si el asunto en cuestión es el primer asunto en la pauta de la reunión, será presentada la hora de inicio de la reunión. Si el asunto no se trata del inicial, se mostrará la hora de acuerdo con la duración de los asuntos anteriores a él.
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Actividad
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Este campo solo será presentado si la reunión que está siendo programada es una reunión de proyecto. Seleccione la actividad del proyecto al cual se refirió el asunto de la reunión.
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Nota
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Registre información importante sobre el asunto. Utilice las opciones en la parte superior del campo para formatear el texto de la nota.
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Decisión
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Registre las conclusiones obtenidas con relación al asunto en cuestión. Si en el tipo que clasifica la reunión fue marcada la opción "Obligar al llenado de la decisión del asunto" no será posible finalizar el registro del acta sin haber informado la decisión de todos los asuntos de ella.
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Plan de acción
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Si en la sección Plan de acción fue incluido/asociado un plan de acción referente a la reunión, en este campo es posible asociar las acciones del plan referentes al asunto en cuestión. Para eso, haga clic en el campo Acción de plan de acción y, enseguida, sobre la acción deseada. Repita el procedimiento para seleccionar tantas acciones como sea necesario. A medida que se agreguen las acciones, ellas serán presentadas justo debajo del campo. Al posicionar el mouse sobre una acción, serán presentadas las opciones que permiten acceder a sus datos y del plan al cual ella pertenece. Los datos del plan y de las acciones solamente estarán disponibles para edición, si el relator es el responsable o forma parte del grupo responsable por el plan de acción. Para desasociar una acción del asunto, haga clic en la X.
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Tipo de asociación
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Seleccione el tipo de asociación del acta de reunión: Actividad Aislada (SE Control de actividades), Indicador (SE Desempeño), Scorecard (SE Desempeño), Incidente (SE Incidente), Acción de plan de acción (SE Plan de acción), Problema (SE Problema), Proyecto (SE Proyecto), Programa (SE Proyecto), Actividad de proyecto (SE Proyecto), Solicitud (SE Solicitud) o Workflow (SE Workflow). Seleccione en el campo Objeto el respectivo asunto.
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▪Utilice las flechas ubicadas al lado derecho del panel, para modificar el orden del asunto, en la estructura de la reunión, hacia arriba o hacia abajo. ▪Utilice el botón ubicado al lado derecho del panel, para excluir el asunto de la estructura de la reunión. |
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En el panel que será presentado, están disponibles los siguientes campos:
Duración (hh:mm): Informe la cantidad de tiempo que la pausa durará.
Inicio previsto: Este campo es llenado por el sistema con la hora prevista para inicio de la pausa, de acuerdo con la duración del asunto anterior a ella.
▪Utilice las flechas ubicadas en el lado derecho del panel, para modificar el orden de la pausa, en la estructura de la reunión, hacia arriba o hacia bajo. ▪Utilice el botón ubicado en el lado derecho del panel, para excluir la pausa de la estructura de la reunión. |
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Monte la estructura de la reunión, incluyendo todos los asuntos deseados y las pausas necesarias. Si la suma de la duración de los asuntos y de las pausas de la reunión, exceden la cantidad de horas realizadas de la reunión, el sistema preguntará si desea actualizar la hora de finalización de la reunión de acuerdo con la duración total de los asuntos. Haga clic en OK para confirmar.
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En esta sección es posible asociar las documentaciones relacionadas con la reunión que está siendo registrada. Están disponibles las siguientes subsecciones:
Opciones
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Adjunto
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Incluya los adjuntos relacionados con la reunión. Consulte la sección Incluyendo adjuntos para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos.
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Documento
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Asociar los documentos relacionados con la reunión. Consulte la sección Incluyendo documentos para obtener más detalles sobre cómo asociar documentos de SE Documento.
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Requerimiento
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En esta sección son presentados los requerimientos incluidos en el tipo de la reunión. Los requerimientos deben ser llenados para poder registrar la reunión con éxito. El llenado del campo de la columna Adjunto/Documento de la lista de registros, variará de acuerdo con el tipo del requerimiento:
▪Adjunto: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un adjunto ya asociado en la reunión al requerimiento, incluir un adjunto y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del adjunto seleccionado y limpiar el campo. ▪Documento: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un documento ya asociado en la reunión al requerimiento, incluir un documento a partir de un archivo y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado y limpiar el campo. |
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Esta sección será llenada con los datos del apunte de horas realizados por los participantes en la reunión. En el campo Cantidad total presente en la parte inferior es presentado el total de horas normales, extras y el total de horas apuntadas. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SE Control de actividades forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.
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En esta sección es presentada una línea de tiempo con los principales eventos ocurridos en la acción, hasta el momento actual. Utilice la opción Comentar, ubicada debajo de cada evento, para incluir un comentario referente a ella. En el campo que será habilitado, registre el comentario deseado y presione la tecla Enter del teclado. Si lo desea, es posible notificar a un usuario, sobre determinado evento, mencionándolo a través de "@usuario". El comentario realizado será presentado en la línea del tiempo. El usuario que realizó el comentario podrá editarlo o borrarlo, por medio de las opciones presentadas.
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En esta sección es posible incluir y asociar todos los planes de acciones que son relacionados con la reunión y sus asuntos. Para que este recurso funcione correctamente, es necesario que el componente SE Plan de acción forme parte de las soluciones adquiridas por su organización. Están disponibles las siguientes opciones:
Campos
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Incluir
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Haga clic en esta opción y enseguida, seleccione la opción deseada:
▪Plan de acción: En la pantalla que será presentada seleccione la categoría que clasificará el plan de acción que desea incluir. Guarde la selección hecha. En este momento, será presentada la pantalla de datos de la estructura del plan de acción, posibilitando su configuración. ▪Plan de acción a partir de un modelo: En la pantalla que será presentada, ubique y seleccione el modelo a partir del cual será creado el plan de acción que desea incluir. Guarde la selección hecha. En este momento será presentada la pantalla de datos de la estructura del plan de acción, posibilitando su configuración. |
Asociar
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En la pantalla que será presentada, ubique y seleccione el plan de acción ya registrado que desea asociar a la reunión.
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Después de incluir/asociar el plan de acción en esta sección, se presentará la estructura del plan en cuestión y sus acciones, permitiendo visualizar la información. Al posicionar el mouse sobre el card del plan de acción, serán presentadas las opciones que permiten acceder a sus datos y desasociarlo de la reunión. Al posicionar el mouse sobre el card de una acción del plan de acción, será presentada la opción que permite acceder a sus datos. Los datos del plan y de las acciones solamente estarán disponibles para edición, si el relator es el responsable o forma parte del grupo responsable por el plan de acción.
Consulte la documentación específica del componente SE Plan de acción para obtener más detalles sobre planes y sus acciones.
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Utilice esta opción para generar un reporte de la reunión en cuestión o configurar un nuevo reporte. En la pantalla que se abrirá, defina la información que deberá ser presentada. Enseguida, accione la flecha ubicada al lado del botón  y seleccione la opción deseada.
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Después de registrar el acta de la reunión y llenar los demás campos necesarios, guarde el registro. Al utilizar la opción Guardar y salir, el sistema solicitará la confirmación de los participantes que asistieron a la reunión y preguntará si desea enviarla a la próxima etapa configurada. Vea más detalles en la sección Finalizar registro.
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