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En esta sección se describe cómo incluir una reunión tanto en la etapa de Programación como en la etapa de Registro. También será comprendida la inclusión de una reunión independientemente del tipo del objeto al que se refiere. Para que la inclusión de una reunión de objetos provenientes de otros componentes del SE Suite, funcione correctamente, es necesario que los componentes involucrados formen parte de las soluciones adquiridas por su organización. Vea a continuación, como realizar esta operación:
1.
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En la barra de herramientas de la pantalla principal, accione el botón  . Enseguida, seleccione una de las siguientes opciones:
▪Programación: Accione esta opción para incluir la programación de una reunión. ▪Registro: Accione esta opción para incluir el registro de una reunión.
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2.
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En este momento, será presentada la pantalla de datos de la reunión:
 Esta imagen se refiere a una reunión sin objeto incluida en la etapa de "Programación". La pantalla presentada será similar para reuniones referentes a objetos del SE Suite e incluidas en la etapa de "Ejecución".
Datos generales
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Identificador
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Informe un número o sigla para identificar la reunión, o, utilice la flecha ubicada al lado de este campo para generar un identificador automático. Si en el campo Tipo es seleccionado un tipo de reunión con utilización de máscara de identificación configurada, en el momento de generar el identificador automático, será mostrada la respectiva máscara. El identificador generado por medio de la máscara solo podrá ser editado, si la opción "Permitir modificar identificador" está marcada en la pantalla de datos del tipo de la reunión.
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Nombre
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Informe un nombre para la reunión.
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Tipo
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Seleccione el tipo que clasificará la reunión que está siendo incluida. Este campo será llenado por el sistema, si en el filtro "Seleccionar tipo" de la pantalla principal, se selecciona un tipo de reunión, sin embargo, es posible editarlo.
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Lugar
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Informe el lugar de la reunión que está siendo incluida.
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Fechas programadas
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Esta sección solo será presentada si la reunión está siendo incluida en la etapa de "Programación". Informe en los respectivos campos, las fechas y horas planificadas para el Inicio y Fin de la reunión.
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Fechas realizadas
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Esta sección solo será presentada si la reunión está siendo incluida en la etapa de "Registro". Informe en los respectivos campos, las fechas y horas reales de Inicio y Fin de la reunión. Note que las fechas informadas no pueden ser posteriores a la fecha actual.
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Notas
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Registre información importante sobre la reunión que se está incluyendo. Utilice las opciones en la parte superior del campo para formatear el texto de la nota.
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Campos
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Fechas programadas
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Esta sección solo será presentada si la reunión está siendo incluida en la etapa de "Programación". Informe en los respectivos campos, las fechas y horas planificadas para el Inicio y Fin de la reunión.
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Fechas realizadas
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Esta sección solo será presentada si la reunión está siendo incluida en la etapa de "Registro". Informe en los respectivos campos, las fechas y horas reales de Inicio y Fin de la reunión. Note que las fechas informadas no pueden ser posteriores a la fecha actual.
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Notas
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Registre información importante sobre la reunión que se está incluyendo. Utilice las opciones en la parte superior del campo para formatear el texto de la nota.
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En este panel se presentarán las opciones que se describen a continuación. Note que ellas podrán ser presentadas habilitadas o deshabilitadas por el sistema, de acuerdo con las configuraciones realizadas en el tipo que clasifica la reunión, sin embargo, es posible editarlas:
Opción
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Marcada
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Desmarcada
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Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios
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Esta opción solamente estará disponible en la etapa de "Programación". La reunión solamente podrá ser realizada, después de que todos los participantes definidos como obligatorios confirmen la programación en cuestión.
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Después de finalizar la programación de la reunión, esta será enviada para la etapa de Registro, sin necesidad de confirmación.
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Aguardar firma del acta por los participantes
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La reunión solamente podrá ser finalizada después de que todos los participantes confirmen la firma del acta.
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Después de finalizar el registro del acta, la reunión será finalizada.
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Enviar tarea de firma del acta solo a los participantes que asistieron a la reunión
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Esta opción solamente estará disponible si la opción "Aguardar firma del acta por los participantes" también es habilitada. La tarea Firma solamente será generada para los participantes que efectivamente asistieron a la reunión.
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La tarea "Firma" será generada para todos los usuarios asociados como participantes de la reunión, hayan asistido o no.
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3.
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Guarde el registro, pero, no cierre la pantalla de datos. En este momento, las demás secciones serán habilitadas para llenado:
▪Si la reunión está siendo incluida en la etapa de programación, consulte la sección Editar programación de reunión para obtener una descripción detallada sobre los demás campos presentados. ▪Si la reunión está siendo incluida en la etapa de ejecución, consulte la sección Registrar acta de reunión para obtener una descripción detallada sobre los demás campos presentados. |
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