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Para editar los datos de una reunión programada, primero, ubíquela y selecciónela en la lista de registros de la pantalla principal. Enseguida, accione el botón  de la barra de herramientas.
En este momento, se abrirá la pantalla de datos. Las siguientes secciones estarán disponibles para edición:
En esta sección serán presentados los datos informados en el momento de la inclusión de la reunión, sin embargo, es posible editarlos. Serán presentados también, los siguientes paneles:
Además de los datos informados en el momento de la inclusión de la reunión: Identificador, Nombre, Tipo, Lugar y Fechas, serán presentados también los siguientes campos:
Tipo de asociación
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Control de actividades
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Actividad aislada: Seleccione en el campo Objeto la actividad aislada (SE Control de actividades) sobre la cual se tratará la reunión.
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Desempeño
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Indicador: Seleccione en el campo Objeto el indicador (SE Desempeño) sobre el cual se tratará la reunión.
Scorecard: Seleccione en el campo Objeto el scorecard (SE Desempeño) sobre el cual se tratará la reunión.
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Incidente
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Incidente: Seleccione en el campo Objeto el incidente (SE Incidente) sobre el cual se tratará la reunión.
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Plan de acción
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Acción de plan de acción: Seleccione en el campo Objeto la acción de plan de acción (SE Plan de acción) sobre la cual se tratará la reunión.
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Problema
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Problema: Seleccione en el campo Objeto el problema (SE Problema) sobre el cual se tratará la reunión.
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Proyecto
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Proyecto: Seleccione en el campo Objeto el proyecto (SE Proyecto) sobre el cual se tratará la reunión.
Programa: Seleccione en el campo Objeto el programa (SE Proyecto) sobre el cual se tratará la reunión.
Actividad de proyecto: Seleccione en el campo Objeto la actividad de proyecto (SE Proyecto) sobre la cual se tratará la reunión.
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Solicitud
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Solicitud: Seleccione en el campo Objeto la solicitud (SE Solicitud) sobre la cual se tratará la reunión.
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Workflow
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Workflow: Seleccione en el campo Objeto el workflow (SE Workflow) sobre el cual se tratará la reunión.
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Es posible asociar múltiples objetos a la reunión. Después de guardar el tipo de asociación y su respectivo objeto, se agregarán nuevos campos para que se llenen según la cantidad de objetos que desea vincular a la reunión.
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Las siguientes opciones podrán ser presentadas habilitadas o deshabilitadas por el sistema, en consonancia con las configuraciones realizadas en el tipo que clasifica la reunión o al incluir la reunión, sin embargo, es posible editarlas:
Opción
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Marcada
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Desmarcada
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Aguardar confirmación de programación por los participantes obligatorios
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La reunión solamente podrá ser realizada, después de que todos los participantes definidos como obligatorios confirmen la programación en cuestión.
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Después de finalizar la programación de la reunión, esta será enviada para la etapa de Registro, sin necesidad de confirmación.
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Aguardar firma del acta por los participantes
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La reunión solamente podrá ser finalizada después de que todos los participantes confirmen la firma del acta.
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Después de finalizar el registro del acta, la reunión será finalizada.
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Enviar tarea de firma del acta solo a los participantes que asistieron a la reunión
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Esta opción solamente estará disponible si la opción "Aguardar firma del acta por los participantes" también es habilitada. La tarea Firma solamente será generada para los participantes que efectivamente asistieron a la reunión.
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La tarea "Firma" será generada para todos los usuarios asociados como participantes de la reunión, hayan asistido o no.
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También deben ser asociados los participantes de la reunión. Los participantes podrán ser asociados en la opción Agregar ítem en los campos Asistencia obligatoria y Asistencia opcional, dependiendo de las respectivas necesidades de comparecencia.
▪Internos: Participantes que son usuarios de SE Suite. En este caso, digite el nombre del usuario que deberá participar en la reunión y presione la tecla Enter del teclado o haga sobre su nombre. Si se asigna el mismo participante a dos reuniones que ocurrirán en el mismo horario, el sistema emitirá un alerta informando el conflicto de agenda. A medida que se agregan usuarios, se mostrarán justo debajo del campo. Los participantes obligatorios serán señalizados. Posicione el mouse sobre un usuario y haga clic sobre su nombre para visualizar sus datos. Si la reunión ha pasado por confirmación de programación, y el usuario en cuestión no estuvo de acuerdo con dicha programación, será posible visualizar la justificación informada por él.
Al posicionar el mouse sobre un usuario, también es posible visualizar la opción Convertir en relator. Haga clic sobre esta opción para que el usuario en cuestión tenga la responsabilidad de registrar el acta de la reunión. Para desasociar un usuario de la reunión, haga clic en la X.
▪Externos: Participantes que no tienen acceso a SE Suite o no forman parte de la organización. En este caso, ingrese la dirección de correo electrónico de los participantes deseados y presione la tecla Enter del teclado o haga clic en el informado. Al incluir el e-mail de los participantes externos en las reuniones, estos recibirán la notificación de reunión programada y el acta registrada.. |
Opción
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Habilitada
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Deshabilitada
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Reunión restringida
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Solo determinados usuarios podrán tener acceso a la reunión. En este caso, en el campo que será presentado, digite el nombre de los usuarios, grupos, áreas y/o funciones deseadas y presione la tecla Enter del teclado o haga clic sobre su nombre.
Conforme los usuarios, grupos, áreas y/o funciones sean agregados, ellos serán presentados justo debajo del campo.
Para desasociarlos de la reunión, posicione el mouse sobre el registro deseado y haga clic en la X. Note que el usuario que está programando la reunión y los participantes serán incluidos en la lista de seguridad por el sistema y no podrán ser excluidos.
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La reunión será considerada "Pública", es decir, todos los usuarios con acceso al componente SE Reunión podrán acceder a ella.
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La opción Reunión restringida podrá ser presentada ya habilitada por el sistema si, en los parámetros generales, es habilitada la opción "Definir reuniones restringidas como estándar", sin embargo, es posible editarla.
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Este panel solo será presentado, si fue asociado un tipo a la reunión y en la pestaña Atributo de la pantalla de datos de este, es asociado un atributo. En este caso, informe sus valores. Aquellos que sean requeridos deben tener, obligatoriamente, sus valores llenos. Ahora los atributos bloqueados serán llenados por el sistema con el valor estándar definido en el momento de su asociación al tipo de la reunión. La forma de llenar un atributo, varía en consonancia con las configuraciones establecidas en el momento de su registro.
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En esta sección, se debe definir la estructura de la reunión: los temas o asuntos que estarán en el orden del día, y las pausas necesarias entre los asuntos de la reunión. Para eso, están disponibles las siguientes opciones:
En el panel que será presentado, están disponibles los siguientes campos:
Campos
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Asunto
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Informe el tema que será abordado en la reunión.
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Responsable
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Llene este campo si el asunto en cuestión tiene una persona responsable por abordarlo. En este caso, digite el nombre del usuario deseado y presione la tecla Enter del teclado o haga clic sobre su nombre.
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Duración (hh:mm)
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Informe la cantidad de tiempo que durará el abordaje del asunto.
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Inicio previsto
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Este campo es llenado por el sistema con la hora prevista para el inicio del abordaje del asunto. Si el asunto en cuestión es el primer asunto en la pauta de la reunión, será presentada la hora de inicio de la reunión. Si el asunto no se trata del inicial, se mostrará la hora de acuerdo con la duración de los asuntos anteriores a él.
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Actividad
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Este campo solo será presentado si la reunión que se está programando es una reunión de proyecto. Seleccione la actividad del proyecto al que se refiere el asunto de la reunión.
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Nota
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Registre información importante sobre el asunto. Utilice las opciones en la parte superior del campo para formatear el texto de la nota.
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▪Utilice las flechas ubicadas al lado derecho del panel, para modificar el orden del asunto, en la estructura de la reunión, hacia arriba o hacia abajo. ▪Utilice el botón ubicado al lado derecho del panel, para excluir el asunto de la estructura de la reunión. |
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En el panel que será presentado, están disponibles los siguientes campos:
Campos
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Duración (hh:mm)
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Informe la cantidad de tiempo que durará la pausa.
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Inicio previsto
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Este campo es llenado por el sistema con la hora prevista para el inicio de la pausa, de acuerdo con la duración del asunto anterior a ella.
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▪Utilice las flechas ubicadas en el lado derecho del panel, para modificar el orden de la pausa, en la estructura de la reunión, hacia arriba o hacia bajo. ▪Utilice el botón ubicado en el lado derecho del panel, para excluir la pausa de la estructura de la reunión. |
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Monte la estructura de la reunión, incluyendo todos los asuntos deseados y las pausas necesarias. Si la suma de la duración de los asuntos y de las pausas de la reunión, exceden la cantidad de horas programadas para la reunión, el sistema solicitará si desea actualizar la hora de finalización de la reunión de acuerdo con la duración total de los asuntos. Haga clic en OK para confirmar.
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En esta sección es posible asociar las documentaciones relacionadas con la reunión que está siendo programada. Están disponibles las siguientes subsecciones:
Opciones
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Adjunto
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Incluya los adjuntos relacionados con la reunión. Consulte la sección Incluyendo adjuntos para obtener más detalles sobre cómo incluir adjuntos.
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Documento
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Asociar los documentos relacionados con la reunión. Consulte la sección Incluyendo documentos para obtener más detalles sobre cómo asociar documentos de SE Documento.
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Requerimiento
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En esta sección son presentados los requerimientos incluidos en el tipo de la reunión. Los requerimientos deben ser llenados para poder finalizar la programación con éxito. El llenado del campo de la columna Adjunto/Documento de la lista de registros, variará de acuerdo con el tipo del requerimiento:
▪Adjunto: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un adjunto ya asociado en la reunión al requerimiento, incluir un adjunto y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del adjunto seleccionado y limpiar el campo. ▪Documento: Utilice los botones al lado del campo para: seleccionar un documento ya asociado en la reunión al requerimiento, incluir un documento a partir de un archivo y asociarlo directamente en el requerimiento, visualizar la pantalla de datos del documento seleccionado y limpiar el campo. |
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Esta sección será llenada en el momento del registro del acta de la reunión con los datos del apunte de horas realizados por los participantes.
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En esta sección es presentada una línea de tiempo con los principales eventos ocurridos en la acción, hasta el momento actual. Utilice la opción Comentar, ubicada debajo de cada evento, para incluir un comentario referente a ella. En el campo que será habilitado, registre el comentario deseado y presione la tecla Enter del teclado. Si lo desea, es posible notificar a un usuario, sobre determinado evento, mencionándolo a través de "@usuario". El comentario realizado será presentado en la línea del tiempo. El usuario que realizó el comentario podrá editarlo o borrarlo, por medio de las opciones presentadas.
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Por medio de esta sección, será posible configurar la recurrencia de las reuniones, facilitando así la programación y registro de reuniones periódicas.
Estándar de repetición:
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Diariamente
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La recurrencia de las reuniones tendrá lugar en cada número de días informado. Ejemplo: Cada 2 días.
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Semanalmente
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La recurrencia de las reuniones ocurrirá una vez por cada número de semana(s) informado y en días específicos de la semana. En el campo Cada ___ semana(s) el, informe el número de semanas deseado y enseguida, marque los días de la semana deseados para la reunión. Por ejemplo: cada 1 semana el lunes, miércoles o viernes.
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Mensualmente
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La recurrencia de las reuniones se producirá en un día específico del mes. Para eso, seleccione una de las siguientes opciones:
▪Día __ cada __ mes(meses): Seleccione esta opción para que la reunión recurrente ocurra en un determinado día cada determinado número de meses. Por ejemplo: Día 15 cada 1 mes. ▪El___cada __ mes(meses): Seleccione esta opción para que la auditoría recurrente se lleve a cabo en un día determinado de la semana cada determinado número de meses. Por ejemplo: El último miércoles cada 1 mes. |
Anualmente
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La reunión recurrente ocurrirá un día específico del año. Para eso, seleccione una de las siguientes opciones:
▪El____: Seleccione esta opción para que la reunión recurrente ocurra en una fecha específica del año. Por ejemplo: El 29 de Junio. ▪El ___de __: Seleccione esta opción para que la reunión recurrente se lleve a cabo en un día determinado del mes en el año. Por ejemplo: El último miércoles de junio. |
En esta sección, defina el período durante el cual la recurrencia de la reunión será aplicada:
Intervalo de repetición
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Empieza el
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Este campo es llenado con la fecha de la primera reunión, sin embargo, es posible editarlo. En este caso, informe la fecha a partir de la cual comenzará la recurrencia de la reunión.
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Termina después de __ ocurrencias
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Las recurrencias de las reuniones de este tipo serán finalizadas cuando alcancen un determinado número de ocurrencias. Determine entonces, esta cantidad.
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Termina el __
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Informe una fecha de fin de las recurrencias de la reunión.
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Accione la opción Ok para generar las recurrencias de las reuniones. De lo contrario, accione la opción Eliminar recurrencia.
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Utilice esta opción para generar un reporte de la reunión en cuestión o configurar un nuevo reporte. En la pantalla que se abrirá, defina la información que deberá ser presentada. Enseguida, accione la flecha ubicada al lado del botón  y seleccione la opción deseada.
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Después de asociar a los participantes, definir un relator, informar el asunto de la reunión y llenar los demás campos necesarios, utilice las siguientes opciones:
Opciones
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Guardar
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Guarda las modificaciones realizadas en el registro y mantiene la pantalla de datos abierta.
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Guardar y Salir
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El sistema preguntará si desea enviar el plan de acción para la próxima fase. Haga clic en la opción deseada:
▪Ok: Los datos del registro serán guardados y la pantalla de datos cerrada. La programación continuará para la próxima etapa configurada. ▪Cancelar: Los datos del registro serán guardados y la pantalla de datos cerrada. La programación permanecerá pendiente en la etapa de "Planificación". |
Guardar y nuevo
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Guarda las modificaciones realizadas y abre una nueva pantalla para realizar otra programación.
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