Ejecución

Quién recibe:

▪Ruta responsable: Usuarios definidos como miembros de la ruta responsable por la aprobación, asociada a la categoría o al documento.

▪Workflow: Usuarios definidos en SE Proceso como ejecutores de la actividad del proceso que fue instanciado.

Cuando:

▪Un documento sea enviado de la etapa de indexación para la etapa de aprobación.

▪Llega el momento de ejecutar una actividad, cuando el proceso de aprobación del documento sea Workflow.

Finalidad:

Aprobar o reprobar un documento elaborado en la etapa de indexación. Vea cómo realizar esta operación en la sección Ejecutar indexación de documento.

Quién recibe:

Usuarios definidos como miembros de la ruta responsable por la aprobación, asociada a la configuración de la validez o revalidación del documento.

Cuando:

Una revalidación sea enviada para aprobación.

Finalidad:

Aprobar o reprobar una revalidación de documento. Vea más detalles en las secciones Ejecución de tarea de aprobación (Ruta) y Ejecución de tarea de aprobación (Workflow).

Quién recibe:

Varía de acuerdo con la operación solicitada:

▪Creación: Responsable por la atención a la solicitud, definido en el componente SE Solicitud;

▪Revisión: Usuario perteneciente a la lista de seguridad del documento, que tenga el control Revisión permitido;

▪Cancelación: Usuario que pertenece a la lista de seguridad del documento y tiene el control Cancelar permitido;

▪Impresión: Usuario que pertenece a la lista de seguridad del documento y que tiene el control Imprimir permitido.

Además de los permisos en la categoría y en el documento, para atender la solicitud con éxito, el usuario debe tener acceso a los menús relacionados con la operación que se realizará: Registro Documento o Ejecución Revisión, por ejemplo.

Cuando:

La etapa de emisión/aprobación (según lo configurado) de la solicitud, sea concluida por los debidos responsables en el componente SE Solicitud.

Finalidad:

Registrar, revisar, cancelar o registrar protocolos de copias de documentos que cumplan con las necesidades de los solicitantes.

Quién recibe:

Usuarios que tienen el control "Evaluar aplicabilidad" permitido en la lista de seguridad del documento.

Cuando:

La revisión del documento sea finalizada.

Finalidad:

Evaluar si el documento es aplicable a un determinado grupo de usuarios. Por ejemplo: los líderes tienen la posibilidad de evaluar si un documento corporativo es aplicable para su grupo, o no. Vea más detalles sobre la tarea en Ejecutar evaluación de aplicabilidad.

Quién recibe:

Responsable por el puesto definido en el protocolo de copias como responsable por la recepción de las copias controladas.

Cuando:

La emisión del protocolo de copias sea concluida y su recepción no sea confirmada.

Finalidad:

Verificar si las copias recibidas están de acuerdo con las copias declaradas en el protocolo y confirmar su recepción. Vea más detalles en Confirmar recepción de copias.

Quién recibe:

▪Usuarios que tienen el control "Distribución de copias" permitido en la lista de seguridad del documento pendiente, cuando, en la categoría, se configure la distribución como "Control documento".

▪Grupo responsable por el puesto de copias, cuando en la categoría la distribución sea configurada como "Grupo responsable del puesto".

▪Grupo definido en la categoría, cuando la distribución sea configurada como "Grupo específico".

▪Esta tarea solamente será generada para documentos que tengan el control "Copia impresa" y modo de sustitución definido como "Manual" en su categoría.

Cuando:

Se libere la revisión de un documento y este aún tenga copias de la revisión obsoleta en uso. Por ejemplo, se libera la revisión 01 del documento, pero existen copias en uso de la revisión 00.

Finalidad:

Alertar a los responsables de la existencia de las copias obsoletas en uso, para que ellos las cancelen. Vea más detalles en Cancelación de copias obsoletas.

Quién recibe:

Usuarios que tienen el control "Conocimiento" permitido en la lista de seguridad del documento.

Cuando:

Después de la Aprobación u Homologación de la revisión del documento, según lo configurado en su categoría. Es importante resaltar que esta tarea solamente será generada si se parametriza el control Copia electrónica en la categoría del documento.

Finalidad:

Alertar a los usuarios que un documento ha sido revisado y que tiene una nueva versión. Vea más detalles en Ejecutar conocimiento de publicación.

Quién recibe:

Usuarios responsables por la revisión de los documentos complementarios, o sea, los usuarios que tienen el control "Revisión" permitido en la lista de seguridad de los documentos asociados a la estructura de un documento que está siendo revisado. Esta tarea solamente será generada si la opción "Notificar revisión de la estructura" está marcada en la sección Revisión, de los parámetros generales.

Cuando:

Sea iniciada la revisión de un documento que tiene una estructura de documentos complementarios.

Finalidad:

Verificar y definir cuáles documentos complementarios también deben ser revisados. Vea más detalles en Conocimiento de revisión: Parametrización general.

Quién recibe:

Responsable por la distribución de las copias del documento, definidos en su categoría.

Cuando:

▪Una nueva revisión de un documento del tipo copia controlada sea liberada/aprobada.

▪Una copia impresa controlada sea cancelada.

Finalidad:

Alertar a los responsables de que deben ser enviadas copias impresas de la nueva versión del documento a los respectivos puestos. Vea más detalles en Envío de copias impresas.

Quién recibe:

Usuarios que tienen el control "Excluir" permitido en la lista de seguridad del documento.

Cuando:

El plazo de retención de la etapa anterior de archivado (Corriente/Intermedio) haya vencido.

Finalidad:

Eliminar el archivo electrónico o registro del documento (SE Documento) que no tiene valor secundario para la organización, o aún, postergar la exclusión del documento.

Quién recibe:

▪Usuarios que tienen el control "Editar" permitido en la lista de seguridad del documento pendiente, si la respectiva opción está marcada en los parámetros generales.

▪Responsable por el documento registrado.

▪Esta tarea solo será generada si se parametriza el control Copia electrónica en la categoría del documento.

Cuando:

Un documento sea registrado en una categoría con control Indexación habilitado y no sea enviado a la próxima etapa.

Finalidad:

Finalizar la elaboración de un documento antes de enviarlo para aprobación/homologación. Vea más detalles en Ejecutar indexación de documento.

Quién recibe:

▪Usuarios que tienen el control "Registrar capacitación" permitido en la lista de seguridad del documento que será el objeto de la capacitación. Esos usuarios deberán tener acceso a los menús Planificación de capacitación y Ejecución de capacitación, en el componente SE Capacitación, para poder ejecutar esta tarea con éxito. Para que esta tarea sea generada, es necesario que el componente SE Capacitación forme parte de las soluciones adquiridas por su organización.

▪Miembros del grupo de control de la unidad organizativa (SE Administración), que tienen el control "Registrar capacitación" permitido en la seguridad del documento (SE Documento).

▪Miembros del grupo definido en el control Capacitación de la categoría cuando se configure un grupo específico para registrar las capacitaciones del documento.

Cuando:

La revisión de un documento es aprobada u homologada, de acuerdo con la configuración realizada en la categoría del documento en cuestión.

Finalidad:

Realizar la capacitación de los empleados sobre el contenido de un documento. El plazo para la ejecución de esta tarea se configura en la categoría del documento para el cual se registrará. Tenga en cuenta que es posible configurar un plazo diferente para capacitaciones críticas y no críticas. Vea más detalles en Registro de capacitación.

Quién recibe:

Modelo ISO9000:

▪Elaboración/Consenso/Aprobación/Homologación: Usuarios definidos como participantes en la ruta de revisión asociada al documento.

▪Finalización: Si la respectiva opción está marcada en los parámetros generales, el usuario que creó la revisión recibirá esta tarea. De lo contrario, todos los usuarios que tienen el control "Revisar" permitido en la seguridad del documento también la recibirán. Esta etapa solo será generada si se configura que la finalización de la revisión será manual.

▪Workflow: Usuarios definidos como ejecutores de la actividad del workflow. Estos usuarios deben tener el control "Revisar" permitido en la seguridad del documento.

Cuando:

Modelo ISO9000:

▪Elaboración: Al iniciar una nueva revisión, o cuando un participante repruebe una etapa de revisión.

▪Consenso/Aprobación/Homologación: Después de que el elaborador libere su tarea. Estas etapas son opcionales, y los debidos responsables las reciben exactamente en este orden.

▪Finalización: Después de la ejecución de la última etapa de revisión, definida en la ruta.

▪Workflow: Al iniciar una nueva revisión y cuando, en el diagrama de flujo del proceso, llegue el momento de ejecutar una actividad.

Finalidad:

Controlar las modificaciones y versiones de los documentos registrados. Vea más detalles en Ejecutar revisión por workflow y Ejecutar revisión (ISO9000).

Quién recibe:

Usuarios con permiso para revisar documentos configurados con relación de traducción.

Cuando:

▪Notificar revisión de la estructura: La tarea en cuestión será generada al crear la revisión de un documento con relación de traducción. Para eso, se debe marcar la opción "Notificar al crear la revisión", que aparece en la pantalla de asociación de la Relación.

▪Notificar al finalizar la revisión: La tarea en cuestión será generada al finalizar la revisión de un documento con relación de traducción. Para ello, se debe marcar la opción "Notificar al finalizar la revisión", que aparece en la pantalla de asociación de la Relación.

Finalidad:

Verificar el impacto y la necesidad de revisar los documentos que están relacionados como una traducción de un documento que se está revisando. Vea más detalles en Revisión de traducción.

Quién recibe:

Usuarios que tienen los controles "Editar" o "Revisar" permitidos en la lista de seguridad del documento pendiente.

Cuando:

▪Expire el tiempo estándar definido en la validez asociada a la categoría del documento pendiente.

▪Se repruebe una revalidación.

Finalidad:

Permitir que los responsables revisen o revaliden el documento pendiente. Vea más detalles en Vencimiento de documento.