Aplicativo para IOS

Foi desenvolvido um novo aplicativo para o SoftExpert Documento onde é possível consultar documentos, ter documentos de modo off-line no dispositivo e liberar tarefas de conhecimento de publicação.

A novidade é que o aplicativo foi disponibilizado também para IOS, atendendo os usuário que utilizam dispositivos Apple.

 

Você poder fazer download do aplicativo clicando em:

▪IOS

▪Android

 

 

 

 

Informar local da assinatura na integração com Docusign

Agora, na integração com Docusign, é possível editar o envelope diretamente no Docusign e informar a localização das rubricas e assinaturas de todos assinantes antes de enviar para assinatura.

Dessa forma, quem está enviado o documento para assinatura tem muito mais controle sobre as assinatura realizadas nos documentos.

 

Para habilitar essa opção, é necessário realizar a configuração para permitir informar local das assinatura e rubricas:

 

 

Dessa forma, ao enviar um documento para assinatura no Docusign, é apresentada opção para editar onde é possível informar o local das assinaturas:

 

 

 

Da mesma forma, é possível, ao visualizar os dados da assinatura, editar o envelope que está em processo de assinatura, se o usuário tiver as devidas permissões:

 

 

Conversão de arquivos DWG e DXF para PDF

Agora, é possível realizar a conversão de arquivos DWG e DXF para PDF.

Desta forma, a visualização desse tipo de arquivo é facilitada para os usuários.

Para realizar a conversão é necessário utilizar o novo conversor de PDF.

 

 

Armazenamento em S3 compatível

A partir desta versão, é possível utilizar um S3 compatível para realizar o armazenamento dos arquivos, mais um alternativa de armazenamento que facilita para os clientes que tem disponível esse tipo de armazenamento.

 

 

Visualizador para o formato DICOM

A partir desta versão, foi disponibilizado um visualizador para os formato DICOM.

DICOM é um formato de arquivo de equipamentos médicos, como Raio X, Ultrassonografia, Tomografia, etc.

Com esse visualizador será possível visualizar os arquivos desse formato que estiverem armazenados no SoftExpert Documento, sem a necessidade de instalar um aplicativo específico.

 

 

Opção de salvar localmente no link de compartilhamento público

Até a versão anterior, os links de compartilhamento público realizavam o download do arquivo eletrônico do documento diretamente.

A partir desta versão, quando o link de compartilhamento externo for configurado para tornar público, foi criada a nova opção "Salvar localmente".

Caso essa opção não esteja marcada e o arquivo for um PDF ou convertido para PDF, o sistema abrirá o arquivo apenas para visualização no navegador.

O download somente será feito automaticamente, se for marcada a opção "Salvar localmente" nas configurações do link.

 

 

Revisão simplificada para documento

Agora, é possível configurar uma categoria de documento para ter revisão simplificada, ou seja, os usuários que têm permissão para revisar podem habilitar o documento para edição, realizar a alterações necessárias no arquivo eletrônico e posteriormente, publicar o documento, sem a necessidade passar por um roteiro de revisão.

 

Para utilizar essa funcionalidade é necessário configurar a categoria do documento.

No cadastro do documento ou através da tela de gestão de revisão é possível habilitar edição.

Enquanto a revisão estiver em edição, os usuários com permissão para revisar poderão editar o arquivo eletrônico para realizar a alterações e posteriormente aceitar a revisão ou, então, excluir a revisão criada.

Após aceitar a revisão, esta será publicada e estará disponível para consulta para os usuários.

Caso esteja configurado para gerar tarefa de conhecimento ou treinamento, estas também serão geradas.

 

 

Integração com GOV.BR

A partir desta versão, é possível realizar assinatura através da integração com GOV.BR.

Para assinar documentos com essa integração, a empresa que desejar, deve solicitar autorização para uso da assinatura através de API.

Com a autorização, ela receberá os dados para configurar no Softexpert Documento.

 

Para realizar a assinatura é necessário que os usuários que irão assinar tenham identidade na plataforma gov.br do tipo “Prata” ou “Ouro”.

Para obter uma conta “Prata” ou “Ouro” deve-se seguir as orientações da plataforma GOV.BR.

 

 

Evento acionável para documento

A partir desta versão, é possível configurar eventos acionáveis para documentos.

Um evento acionável permite que o usuário configure de forma flexível a integração entre documentos e as ações: Alertar via e-mail, Inicializar workflow e Registrar incidente.

Poderá ser utilizado, por exemplo, para gestão de contratos, onde é necessário mensalmente disparar um e-mail com algum alerta ao envolvidos ou disparar um workflow para realizar pagamentos, ou uma verificação de atendimento as cláusulas do contrato.

 

Para utilizar, basta criar um evento acionável informando os dados principais e adicionando os documentos que serão monitorados:

 

 

Após selecionar os documentos que serão monitorados pelo evento acionável, é configurada a periodicidade que pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.

Por fim, deve-se configurar quais serão as ações que serão realizadas quando o evento for executado, que podem ser: um e-mail, um workflow ou um incidente.

Cada uma dessas ações será executada para cada um dos documentos associados ao evento.

Por exemplo, se houverem 2 documentos associados e estiver configurado para iniciar um workflow a cada 2 semanas, será criado um workflow para cada um dos documentos a cada 2 semanas.

 

 

Usuário convidado para aprovação de documentos

Muitas vezes existe a necessidade de enviar um documento para aprovação de uma pessoa que não é usuário do sistema.

Para atender essa necessidade, a partir desta versão, é possível enviar um documento para aprovação de um usuário convidado, ou seja, apenas informando o nome e e-mail da pessoa que irá realizar a aprovação do documento.

A funcionalidade está disponível no roteiro da aprovação da indexação dos documentos.

 

Primeiramente deve-se criar um modelo de e-mail, que será o e-mail recebido pelo usuário que realizará a aprovação do documento em questão.

 

 

No roteiro de aprovação do documento deve-se incluir o nome e e-mail da pessoa que realizará a aprovação do documento.

 

 

Ao receber o e-mail, a pessoa deve clicar no link para realizar a aprovação do documento, onde realizará a visualização, poderá fazer anotações e finalizar a avaliação do documento.

 

 

Versões anteriores

Consulte também as melhorias realizadas neste componente em versões anteriores: