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Por medio de la sección Archivo electrónico, en la pantalla de datos del documento, es posible gestionar los archivos electrónicos del documento. La apariencia de esta sección variará según el tipo de archivo definido en la categoría del documento. Para acceder a ella, realice los siguientes pasos:
1.Acceda al menú Registro  Documento.
2.En la lista de registros, seleccione el documento cuya categoría esté configurada con "archivos simples" o "archivos múltiples" y haga clic en  .
3.En la pantalla de datos del documento, seleccione la opción Archivo electrónico.
En esta sección es presentada una lista de registros, con los archivos electrónicos asociados al documento y su respectiva información: nombre, si está bloqueado para edición, si está firmado digitalmente, su versión en pdf (si la conversión está configurada en la categoría), su tamaño, la fecha de su actualización/upload y el usuario que realizó la actualización/upload. En la parte inferior de la lista de registros, será presentada la URL para la visualización del archivo electrónico (API) seleccionado.
Si el tipo de archivo configurado en la categoría del documento es Simple:
▪El documento puede contener solo 1 archivo electrónico. En este caso, si en la categoría del documento fue asociado un archivo modelo, este será presentado en la lista de registros de esta sección, y el botón "Incluir" de la barra de herramientas lateral estará deshabilitado. ▪Esta sección no será presentada, si el documento tiene un formulario modelo asociado en su categoría. |
En la barra de herramientas lateral de la lista de registros, podrán ser presentados los siguientes botones, de acuerdo con las definiciones realizadas en la categoría del documento y en los parámetros generales:
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Accione este botón para incluir un archivo electrónico en el documento. Vea más detalles en la sección Incluir archivo electrónico.
Este botón no estará disponible si la categoría del documento tiene el control Revisión habilitado y en la pestaña Revisión de los parámetros generales fue marcada la opción "Permitir incluir archivo electrónico en la elaboración de la revisión". En este caso, la asociación de los archivos electrónicos será realizada por medio de la pantalla de datos de la elaboración de la revisión. También no estará disponible si, en la pestaña Detalles sección Archivo electrónico Archivo, se configuró que este botón será bloqueado.
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Accione este botón para unir al archivo PDF seleccionado en la lista de registros, otro archivo PDF. Por medio de la pantalla que se abrirá, seleccione en la máquina un archivo PDF y haga clic en el botón Combinar archivo. Note que esta operación solamente podrá ser realizada si el archivo electrónico seleccionado es originalmente un archivo PDF. Esta funcionalidad no estará disponible para archivos de otras extensiones que fueron convertidos a PDF por el sistema. Si el archivo electrónico ya está firmado digitalmente, la firma será descartada/invalidada.
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Este botón solo será presentado si, en la categoría del documento, está marcada la opción "Publicar archivos como PDF" y si la situación del documento es Homologado. Accione este botón para modificar los datos del archivo electrónico seleccionado en la lista de registros. En la pantalla que se abrirá, es posible modificar el nombre del archivo electrónico seleccionado, incluir la versión PDF del archivo electrónico (esta opción puede ser utilizada cuando el formato del archivo electrónico no sea compatible con el recurso de conversión o cuando el sistema no convierta el archivo a PDF por error), excluir la versión PDF del archivo insertada manualmente y visualizar, por medio del campo Registro del servidor de conversión PDF el log del error de la última conversión a PDF realizada en el archivo.
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Accione este botón para digitalizar el archivo electrónico deseado. Recuerde que, para que este recurso funcione correctamente, es necesario tener un escáner, con compatibilidad al estándar TWAIN instalado. Si hay más de un escáner instalado, será presentada la pantalla para seleccionar al escáner deseado. Enseguida, se abrirá la pantalla del driver TWAIN del escáner seleccionado para configuración de la digitalización.
Este botón no estará disponible si la categoría del documento tiene el control Revisión habilitado y en la pestaña Revisión de los parámetros generales fue marcada la opción "Permitir incluir archivo electrónico en la elaboración de la revisión". En este caso, la asociación de los archivos electrónicos será realizada por medio de la pantalla de datos de la elaboración de la revisión.
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Accione este botón para sustituir el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros por otro archivo. En el panel que se abrirá, arrastre y suelte o seleccione el archivo que sustituirá el archivo seleccionado y enseguida, haga clic en Finalizar. Para realizar la sustitución con éxito es necesario tener el control "Excluir" permitido, en la seguridad del documento.
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Este botón solo será presentado si, en la categoría del documento, está marcada la opción "Publicar archivos como PDF" y si la situación del documento es Homologado. Accione este botón para intentar convertir nuevamente a PDF el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros.
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Este botón solamente será presentado si el documento está en la etapa de Indexación o si su situación es "Emisión" y el usuario conectado es su elaborador. Acciónelo para editar el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros. Vea más información sobre esta operación en la sección Editar y visualizar archivo electrónico.
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Accione este botón para excluir el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros, del documento. Para realizar esta operación, es necesario tener el control "Excluir" permitido en la seguridad del documento.
Este botón no estará disponible si en la pestaña Detalles sección Archivo electrónico Archivo ha sido configurado que este será bloqueado.
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Accione este botón para visualizar el contenido de los archivos electrónicos del tipo imagen (inclusive archivos .dwg y .dxf) asociado al documento. Es importante resaltar que para los demás formatos de archivos, será presentado solamente el icono con el nombre del archivo electrónico.
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Este botón solo estará disponible si la firma a través de DocuSign, ClickSign, SignOn, BRy o GOV.BR ha sido habilitada en el documento. Haga clic en él para firmar digitalmente el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros. Vea más detalles sobre esta operación en las secciones Firma electrónica en documentos - DocuSign, Firma electrónica en documentos - ClickSign, Firma electrónica en documentos - SignOn y Firma electrónica en documentos - BRy.
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Accione este botón para firmar digitalmente el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros. Este botón no estará disponible si la firma vía DocuSign fue habilitada en el documento seleccionado en la lista de registros. Vea más detalles sobre esta operación en la sección Firma digital en documentos.
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Accione este botón para realizar la descarga del archivo electrónico seleccionado en la lista de registros. Para realizar esta operación con éxito es necesario tener el control "Guardar localmente" habilitado en la seguridad del documento.
Si el archivo electrónico fue convertido a .pdf, será realizada la descarga del archivo original si el parámetro "Permitir descarga del archivo original en la consulta" o el usuario conectado tiene el control "Modificar" permitido. Si el parámetro no está marcado y el usuario no tiene ese permiso, será realizada la descarga del archivo .pdf.
De forma predeterminada, el sistema no realiza la descarga de los archivos simultáneamente cuando la suma del tamaño de los archivos es superior a 4GB.
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Este botón solamente será presentado cuando el documento no tenga ningún archivo electrónico asociado, el botón "Incluir" esté deshabilitado y tenga una revisión en marcha. Al accionar este botón, se presenta la pantalla de selección para importar un archivo modelo asociado a la categoría, para ser utilizado en el documento. Es importante resaltar que solo estarán disponibles para selección los archivos modelos asociados a la categoría. Si no se asocia ningún archivo modelo a ella, el sistema emitirá un alerta de error.
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Accione este botón para visualizar el archivo electrónico seleccionado en la lista de registros. Vea más información sobre esta operación en la sección Editar y visualizar archivo electrónico. Este botón no estará disponible si el botón "Editar archivo electrónico" está habilitado.
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Accione este botón para visualizar la pantalla de validación de la firma digital del archivo electrónico seleccionado en la lista de registros.
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Accione este botón para generar una URL para la visualización del archivo electrónico (API) seleccionado en la lista de registros. Al hacer clic en la URL para visualizar el archivo electrónico por medio de la API, será solicitado que el usuario informe su login y contraseña.
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Los botones descritos anteriormente podrán estar deshabilitados si la situación del documento es "Homologado" y en la pestaña Documento de los parámetros generales, NO está marcada la opción "Permitir modificar documentos homologados".
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Al seleccionar en la lista de registros, un archivo electrónico con extensión .pdf, .png, .jpg, .jpeg, .docx, .xlsx y .pptx, será posible visualizar su contenido en el panel de Previsualización. Otras extensiones podrán ser compatibles si el servidor de visualización está configurado en los parámetros generales.
En la parte superior del visualizador, estarán disponibles las siguientes opciones:
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A
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Permite modificar la navegación por el archivo entre: miniatura y esquema.
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B
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Permite acceder a las configuraciones de transición de página (página por página o continuo), layout (única, doble o tapa/portada) y girar (sentido horario o antihorario).
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C
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Activa el recurso que permite hacer clic y arrastrar, recorriendo el archivo.
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D
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Permiten aumentar y disminuir el zoom de la visualización del archivo.
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E
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Permite ajustar el porcentaje del zoom de visualización del archivo.
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F
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Permite realizar búsquedas en el texto del archivo.
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G
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Permite acceder a la opción para visualizar el archivo en pantalla completa.
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H
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Permite imprimir el archivo.
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I
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Permite realizar la descarga de la versión .pdf del archivo.
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J
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Permite realizar la descarga del archivo original (que originó la versión .pdf). Para realizar esta operación con éxito, el usuario debe tener el control "Modificar" permitido en la seguridad del documento, además de los controles "Guardar localmente" e "Imprimir".
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